5 Anzeichen für den richtigen Dienstleister für Dein Online-Event

7. Januar 2021

Anbieter und Plattformen für Online-Events, Online-Messen, virtuelle Mitgliederversammlungen, virtuelle Kick-Offs, digitale Teamevents und mehr gibt es zuhauf. Doch wie findest Du den für Dich passenden Dienstleister? Sei es für eine schlichte Videokonferenz oder auch für Dein komplexes Online-Event mit parallelen Vortragsslots, remote zugeschalteten Sprechern sowie anspruchsvollen Sponsoren? Werde Dir zunächst einmal darüber bewusst, was Du wirklich suchst. Welches Ziel verfolgst Du mit Deinem Online-Event? Leite daraus Dein Eventkonzept ab und stelle dann eine Liste mit Kriterien auf. Unterscheide am besten schon in diesem Schritt, welche davon zu den “must-haves” gehören und welche eher “nice-to-have” sind. Mit diesen Wünschen und Anforderungen gehst Du dann auf die Anbieter Deiner engeren Wahl zu. Ob Du bei diesen richtig liegst, verraten Dir folgende fünf Anzeichen.

1. Der Tech-Anbieter hat Wahlmöglichkeiten

Ein guter Tech-Anbieter oder Dienstleister bietet Dir für Dein Vorhaben mehrere Möglichkeiten zur Auswahl – je nach Event-Ziel, Teilnehmerzahl und Budget. Zum Beispiel:

Kommunikation während des Online-Events

Wie soll Deine Kommunikation aussehen? Soll diese eher uni-direktional, also in eine Richtung, oder lieber bi-direktional sein? Das ist stark abhängig von Deiner Teilnehmergröße. Bei kleineren Events mit bis zu circa 50 Teilnehmern kannst du es bi-direktional gestalten, bei größeren wird es eher uni-direktional, also frontal sein. Je nachdem wie Deine Antwort auf diese Frage aussieht, brauchst du andere technische Lösungen mit Blick auf Bild- und Tonübertragung.

Frage Dich, wenn Du es frontal gestalten willst, in welcher Qualitätsstufe und mit welchem Aufwand Du den Livestream produzierst. Du kannst folgende Qualitätsstufen wählen:

Die anspruchsvollste Lösung: Du sendest aus einem Studio und bindest dafür Ton- und Bildtechniker sowie einen Regisseur ein.
Die etwas einfachere Variante: Du nutzt eine Webcast-Oberfläche und steuerst die Bildregie selbst.
Die einfachste Lösung: Du nutzt ein Webkonferencing-Tool als Streaminquelle und dessen “Boardmittel”.

Sendest du uni-direktional, brauchst du weitere Interaktionsmöglichkeiten für Deine Teilnehmer, z.B. einen Sessionchat. Wie soll dieser aussehen? Möchtest Du Deinen Chat moderieren können oder soll er für alle sofort einsehbar sein?

Wofür auch immer Du Dich entscheidest, ein guter Tech-Anbieter stellt Dir mehrere Optionen zur Auswahl.

Weitere Wahlmöglichkeiten

Darüber hinaus gibt es viele weitere Wahlmöglichkeiten. Denk nur einmal an Fragen wie: Leadgenerierung dank detaillierter Reportings? Willst Du Gamification einsetzen? Brauchst Du eine Teilnehmerregistrierung vorab? Soll diese auch Zahlungen abwickeln? Die Zahl der Möglichkeiten scheint endlos.

Ein guter Tech-Anbieter bietet Dir viele Wahlmöglichkeiten, so dass Du die Features und Settings passend zu Deinem Online-Event auswählen kannst.

Übrigens: Bei Event-Tech-Partner kannst Du sowohl zwischen einfachen sowie sehr anspruchsvollen Umsetzungsvarianten wählen als auch zwischen mehreren Event-Plattformen. Als Partner marktführender Lösungen von Messe- und Event-Plattformen können wir Dir so die für Dich passende Variante anbieten und empfehlen. Dein Vorteil: Da wir die Plattformen für viele Kunden mehrmals im Jahr konfigurieren und befüllen, kennen wir sie aus dem Effeff und Du sparst Dir die aufwändige Einarbeitung in eine Plattform, die Du nur einmal im Jahr bespielen würdest.

2. Der Dienstleister bietet einen Service von A bis Z an

Ein guter Dienstleister bietet Dir alle Services rund um Dein Online-Event aus einer Hand an – wenn Du das möchtest. Das bedeutet, dass Du sowohl die Plattform als auch sämtliche Services wie Beratung, Konzeption, Konfiguration, Ablaufplanung, Bildregie, Sendestudio, Evaluierung und vieles mehr über einen Ansprechpartner erhalten kannst. Dabei wählst Du genau die Bausteine aus, die Du benötigst.

Dein Vorteil: All Deine Anforderungen und Wünsche laufen zentral an einer Stelle zusammen. Sämtliche Tools und Service-Partner sind aufeinander abgestimmt und greifen nahtlos ineinander – oftmals handelt es sich dabei sogar um mittlerweile eingespielte Teams. Das reduziert für Dich den Stress und den Zeitaufwand für die Koordination dieser Gewerke.

Übrigens: Bei Event-Tech-Partner kannst Du alle Services aus einer Hand erhalten – von A wie Aufzeichnung bis Z wie Zuschaltung.

3. Ein guter Dienstleister startet mit einer Beratung

Ein guter Event-Tech-Dienstleister investiert Zeit und Geduld in die Beratung bevor die Planungen für Dein Online-Event überhaupt starten. Bei jeder Anfrage hakt er nach und will verstehen, wo Du als Kunde gerade stehst und was Du brauchst. Deshalb findest Du bei solch einem Anbieter auch keine endloslangen Fragebögen, die Deine Eventdetails im Voraus abfragen. Und Du erhältst auch kein Standardangebot bevor der Anbieter nicht verstanden hat, was Du wirklich suchst. Ein guter Event-Tech-Anbieter greift zum Hörer oder verabredet sich mit Dir in einem Videocall und findet im Gespräch heraus, welches Deine Wünsche und Anforderungen sind. Erst dann prüft er, was er Dir konkret anbieten kann und stellt das passende Paket zusammen.

Übrigens: Genau deshalb starten wir stets mit telefonischen Erstgesprächen statt Produktdemos, ohne Deinen Anforderungen zu kennen oder Preislisten auf unserer Website zu veröffentlichen.

4. Eine verlässliche, flexible Plattform ist das A und O für ein perfektes Online-Event

Für ein perfektes Online-Event brauchst du eine verlässliche Plattform. Eine, die mit Eventbeginn zahlreiche Teilnehmer gleichzeitig reinlässt und diesen Ansturm auch verträgt.
Nichts ist schlimmer, als wenn Deine Eventgäste vor den virtuellen Toren stehen und nicht hereinkommen. Auf physischen Veranstaltungen haben wir gelernt, dass wir trotz Warteschlange noch hineinkommen – auch wenn das Event schon begonnen haben sollte. Bei Online-Events bringen die meisten von uns diese Geduld nicht auf und die Liste Deiner No-Shows wird länger als Dir lieb ist.

Zudem sollte die Plattform in der Lage sein, sich flexibel an Deine Anforderungen
anpassen zu lassen. Das funktionale Korsett darf nicht zu starr sein. Dein Event soll Deine Teilnehmer und Sponsoren begeistern. Daher sollte das Design und die Funktionalität Deine Anforderungen bestmöglich erfüllen.

Setze daher von Anfang an auf praxiserprobte Lösungen, von denen Du weißt, dass sie funktionieren werden.

Übrigens: Aus diesem Grunde setzen wir bei Event-Tech-Partner ausschließlich auf marktführende Lösungen wie Cvent, Hubilo oder Notified (ehemals Intrado).

5. Ein guter Dienstleister zeigt von Anfang an Commitment

So wie Du eine verlässliche Event-Plattform brauchst, benötigst Du auch zuverlässige Partner für Dein Online-Event – sei es im Veranstalterteam, bei den Referenten oder bei dem Full-Service-Dienstleister für Dein virtuelles Vorhaben. Du brauchst einen, der vom ersten Moment an, also schon im Erstgespräch und nicht erst mit Projektbeginn, Dir aufmerksam und aktiv zuhört und Dir die richtigen Fragen stellt. Fragen, die Dein Vorhaben noch einmal genauer beleuchten und die zeigen, dass derjenige das Event wirklich verstehen statt nur umsetzen will. Du brauchst einen Partner, der auf Augenhöhe mit Dir diskutiert, statt nur auszuführen. Jemanden, der auch einmal kritisch dagegenhält – einfach, weil er schon sehr viele Erfahrungen mit Online-Events gemacht hat und ihm Dein Erfolg wirklich am Herzen liegt.

Übrigens: Wir von Event-Tech-Partner sind der Meinung, dass Technik lediglich ein Mittel zum Zweck ist und genau diesen finden wir noch vor Projektbeginn gemeinsam mit Dir heraus.

Fazit

So sehr bei Online-Events Plattformen und digitale Tools im Vordergrund stehen mögen, im Kern geht es zunächst darum, dass ein Anbieter oder Dienstleister Deine Wünsche und Anforderungen tatsächlich versteht und anschließend konkret darauf eingeht. Das erkennst Du an guten und kritischen Erstgesprächen, an einem vorgeschalteten Beratungsprozess und an zahlreichen Auswahlmöglichkeiten – sowohl bei dem Serviceumfang als auch bei der Wahl der Features oder der technischen Umsetzung.

Du planst gerade oder in Kürze ein Online-Event und hast Fragen dazu? Dann kontaktier uns doch einfach.