Anwenderbericht: Terminierte Appointments™ für 1:1 Meetings

ABIM ist international als der konkurrenzlose Treffpunkt der Biocontrol-Industrie bekannt. Die mittlerweile 14. ABIM Konferenz fand vom 21 ─ 23. Oktober 2019 in der Schweiz statt. Innerhalb von drei Tagen waren 1227 Delegierte aus 52 Ländern, von 536 Unternehmen und Organisationen aus aller Welt vertreten.

Ein Rückblick und Anwenderbericht:

ABIM 2019 – jährliches Treffen der Biocontrol-Industrie

21./23. Oktober 2019, Congress Center Basel, Schweiz

Die Veranstaltung diente in erster Linie dazu, sich über die neuesten Produkte und Entwicklungen auf dem Weltmarkt zu informieren. Ein weiterer großer Schwerpunkt war der gegenseitige Erfahrungsaustausch untereinander.

Hier entstand schnell ein Bedarf an einer Lösung, die die Möglichkeit bot, sich eigenständig, unkompliziert und schnell mit anderen Teilnehmern zu 1-to-1 Meetings verabreden zu können.

„Viele Teilnehmer haben einen übervollen Terminkalender und sind froh, wenn sie kurze Meetings ohne großen Aufwand vereinbaren können“, sagt Projektleiterin Anne Merz.

Die 1:1 Meetings über die Appointments™-Funktion

Da es zur ABIM bereits eine Mobile Event-App gab, lag die Lösung nahe, die Buchung der 1-to-1-Meetings über die Appointment-Funktion direkt in die vorhandene App zu integrieren. Wer die Funktion nutzen wollte, gab einmalig im Rahmen der Registrierung die Zustimmung und konnte anschließend definieren, zu welchen Zeiten er oder sie für Termine verfügbar sein wollte. Die Teilnehmer konnten sich entscheiden, ob sie sich an einem der für die Meetings reservierten Tische oder auch an einem frei wählbaren Platz, wie z.B. dem Stand in der Ausstellungshalle, treffen wollen.

Der Terminanfragende konnte sehen, zu welchen jeweils 25-minütigen Zeitfenstern der weitere Teilnehmer als auch ein Tisch verfügbar war. Persönliche Nachrichten zur Gesprächsvorbereitung waren genauso möglich wie die Synchronisation der Meetings in den eigenen Kalender. Die angefragten und gebuchten Meetings wurden in das persönliche Kongressprogramm in der Event-App übernommen. So hatte der Teilnehmer sowohl die Programmpunkte als auch die 1-to1- Meetings an einer Stelle im Blick.

Selbstverständlich bietet die Event-App-Lösung auch eine Kommunikation ohne Bekanntgabe der E-Mail-Adresse – diese werden nur ausgetauscht, wenn die jeweilige Person das explizit möchte.

Der Erfolg der 1:1 Meetings

Die Zahlen sprechen für sich: es wurden über 1.000 Meetings während der Veranstaltung durchgeführt, davon ca. die Hälfte an den dafür bereitgestellten Tischen.

Gab es bei dieser hohen Anzahl von vereinbarten Meetings nicht auch Probleme? „Nein, eigentlich nicht“, meint Anne Merz, die Buchung über die mobile Event App war für die Teilnehmer ohne großen Aufwand durchführbar. „Lediglich bei einigen Meetings hat ein Partner offensichtlich die Zeit vergessen. In dem Fall konnte über dasselbe System ein Nachfolgetermin vereinbart werden.“

Könnten terminierte Appointments für 1:1 Meetings auch Deinem Event Mehrwerte bieten? – Sprich uns gerne an.