10 Tipps für die Auswahl (d)einer mobilen Event-App

Viele Veranstalter ergänzen und ersetzen zunehmend das gedruckte Programm durch den Einsatz einer mobilen Event-App. Mit dem Ziel, intensiver mit den Teilnehmern zu interagieren, bessere Networking-Möglichkeiten zu schaffen und sie durch eine smarte Informationsbereitstellung zu begeistern.

Aufgrund der Vielzahl von Lösungen, die auf dem Markt verfügbar sind, kann die Auswahl einer mobilen App für Konferenzen, Events und Corporate Meetings zu einer  Herausforderung werden. Mit einer klar definierten Reihe von Anforderungen wirkst Du dem entgegen und sicherst Deine Entscheidung ab.

Wir möchten dir 10 Tipps an die Hand geben, die du bei der Auswahl einer mobilen Event-App beachten solltest. Wir zeigen dir, worüber du dir vorab Gedanken machen solltest und bieten dir somit eine hilfreiche Übersicht zur Auswahl eines geeigneten Anbieters.

1. Branding

Der Wettbewerb um die Aufmerksamkeit von Kunden und Teilnehmer nimmt täglich zu. Deshalb ist die Stärkung deiner Marke von unschätzbarem Wert.

Welchen Wert legst du in Deinem Unternehmen auf das Marken-Management und die Positionierung eurer Marke auch bei deinen Veranstaltungen?

Inwieweit kannst du die mobile Event-App für die Stärkung eurer Marke einsetzen und bestmöglich eure Positionierung über die Inhalte und das Corporate Design innerhalb der App umsetzen?

Wie wertvoll wirkt die App in den Händen deiner Teilnehmer? Achte darauf, wie einfach die App zu bedienen ist und wie ästhetisch die App wirkt und eure Marke widerspiegelt.

2. Anzahl der Veranstaltungen

Wenn du zum ersten Mal eine Event-App bei deinen Veranstaltung einsetzt, denk im Voraus daran: Wie viele Veranstaltungen finden in deinem  Unternehmen ganzjährig ungefähr statt?

Wenn du viele Veranstaltungen durchführst – musst du eine separate App für jeden Event erstellen oder kannst du eine einzige Multi-Event-App für euer Unternehmen nutzen, die mehrere Veranstaltungen enthält?

Kannst du die Anzahl der auszuliefernden Apps für viele Events schnell und einfach skalieren? Eigene Vorlagen für deine Events, die du einfach nur kopierst, reduzieren den Produktionsaufwand immens.

Wenn eine Event-App für all deine Veranstaltungen zur Verfügung steht, kannst du darin einzigartige Events mit völlig unterschiedlicher Funktionalität und User Experience erstellen?

3. Einblicke & Analyse

Einblicke in das Informations- und Nutzungsverhalten deiner Teilnehmer helfen dir die richtigen Maßnahmen zur Optimierung deiner Veranstaltung zu treffen.

Kannst du monitoren, was in Echtzeit bei deiner Veranstaltung geschieht und on-the-fly Anpassungen auch an den Funktionen vornehmen?

Wie detailliert ist die Analyse der Nutzung der Event-App? Gibt es Reports über die detaillierte App-Nutzung, wie z.B. über die beliebtesten Event-Aktivitäten oder was bei Teilnehmern auf großes Interesse stößt?

Welche Auswertungsmöglichkeiten sind für dich wichtig, damit du die Event-Ziele Eurer nächsten Veranstaltung übertriffst?

4. Benutzerfreundlichkeit der mobilen Event-App

Denkt daran: nicht alle Content-Management-Systeme sind im Hinblick auf die Leistung und Benutzerfreundlichkeit gleich.

Wie einfach ist die Erstellung einer Event-App? Kannst du eine App selbst erstellen und konfigurieren oder erfolgt dies ausschließlich durch den Anbieter?

Wie einfach ist die Dateneingabe und das Event-Management im Content- Management-System?

Wie lange dauert es, die Inhalte in das Content-Management-System einzupflegen? Welche Möglichkeiten gibt es, per Excel Daten zu im- und exportieren.

Kannst du alle Inhalte per Excel bearbeiten und finden Prüfungen statt, ob die Datenformate korrekt sind?

5. Flexibler Einsatz interaktiver Elemente

Steigere den Wissenstransfer, die Interaktion und den Spaßfaktor auf deiner Veranstaltung durch den Event-spezifischen Aufbau und Einsatz von mobilen Event-Apps. Achte dabei auf flexible Konfigurationsmöglichkeiten der Apps.

Welche Komponenten und Eigenschaften verbessern die Interaktion- und Mitwirkungsmöglichkeiten?

Wie sind diese Funktionen aufgebaut, um die Teilnehmer zu mehr Interaktion zu motivieren?

Kannst du die sozialen Medien und Gamification einsetzen? Und wie kannst du die Teilnehmer dadurch für die Veranstaltung begeistern?

Wie werden die Ergebnisse sichtbar für Teilnehmer, Moderatoren und Organisatoren? Gibt es Möglichkeiten, Inhalte vorab zu prüfen, redigieren und erst dann zu veröffentlichen?

6. Teilnehmer-Beiträge in der mobilen Event-App

Wenn deine Teilnehmer einfach „mobilen Content“ erstellen und teilen können, wird deine Veranstaltung dynamischer und spannender als je zuvor.

Wie einfach ist die Erstellung von mobilem Content in der Event-App für dich und die Teilnehmer?

Wie lassen sich Teilnehmer vom passiven Zuschauer zum aktiven Content-Ersteller lenken?

Welche Komponenten bietet die App um Event-Partner und Teilnehmer aktiv mit einzubinden und um Inhalte vor, während und nach einer Veranstaltung über die App zu teilen?

7. Monetarisieren der mobilen Event-App

Die besten mobilen Event-Apps erhöhen die Sichtbarkeit von Sponsoren und generieren Leads für Aussteller. Das bringt deinen Event-Partnern und auch dir konkrete Umsatzquellen.

Wie kannst du mit dem Einsatz einer Event-App zusätzlichen Umsatz generieren und welche Funktionen stehen dazu in der App zur Verfügung?

Durch welche Komponenten und Maßnahmen kann die Reichweite und Sichtbarkeit deiner Aussteller erhöht werden?

Kann Sponsoren und Interessenten ein Return on Investment anhand messbarer Auswertungsergebnisse aufgezeigt werden?

8. Sicherheit

Teilnehmer, Referenten, Sponsoren und Aussteller vertrauen dir persönliche und vielleicht auch vertrauliche Daten an. Der Umgang mit diesen Daten muss daher höchstmöglich geschützt und sicher erfolgen.

Welche Sicherheits-Standards in Bezug auf Organisation, Datenhaltung und -übertragung erfüllt der Anbieter? Welche Zertifikate erwartest du bei einem Event-App-Anbieter, z.B. ISO 27001, SOC 1 and SOC 2 Type II u.a.?

Hat der Anbieter schon Kunden, die höchste Sicherheitsstandards erwarten und entsprechende Audits durchgeführt haben?

Läuft die Cloud-Software in europäischen Rechenzentren und erfüllt die Anforderungen des bundesdeutschen Datenschutzgesetzes (DSGVO)?

Wie einfach kann der Teilnehmer seine persönlichen Daten und Privatsphäre-Einstellungen selbst verwalten?

9. Service und Support

Selbst die besten Event-Veranstalter benötigen eine kompetente, reaktionsschnelle Unterstützung, um die Technik erfolgreich bei einer Veranstaltung anzuwenden.

Welchen Support gibt es  für dich als Veranstalter im Erstellungs- und Promotionsprozess der Event-App sowie während und nach der Veranstaltung?

Welche zusätzliche professionelle Beratung bietet dir der Anbieter, um das Beste aus der mobilen App herauszuholen?

Bietet der Anbieter 24/7 Support – rund um die Uhr? Welche Kommunikationskanäle sind dabei – E-Mail, Telefon?

10. Kernkompetenz

Erledige diese Hausaufgaben bevor du dich für einen Anbieter entscheidest. Hinterfrage, über welche Erfahrung und Kernkompetenz der Anbieter bei der Entwicklung von Event-Apps verfügt.

Sind mobile Event-Apps die Kernkompetenz des Anbieters und bietet der Partner ergänzende Module, falls du zukünftig weitere Anforderungen hast?

Wie lange ist der Hersteller der mobilen Event-App bereits auf dem Markt? Wie groß ist die Entwicklungsmannschaft und die Innovationskraft des Herstellers?

Kannst du den Anbieter einfach und schnell erreichen, spricht er dieselbe Sprache? Und versteht er dein Umfeld mit Blick auf die Branche und das Event?