Das alles gehört in Dein Budget für virtuelle Events

Was kostet ein virtuelles Event? Die Frage um das Budget ist so verständlich wie komplex und lässt sich kaum in einem Satz seriös beantworten. Schließlich hängt es sehr davon ab, was Du umsetzen willst, wie viele Teilnehmer, Referenten, Aussteller und Sponsoren dabei sein werden und wie Du den Live- oder On-Demand Stream umsetzt.

Schauen wir uns von uns begleitete virtuelle Events an oder auch “rüber über den Tellerrand” hin zu den Kollegen in der Eventbranche kostet ein virtuelles Event irgendetwas zwischen wenigen Hundert Euro und mehreren Hunderttausend Euro. Manchmal wird es sogar siebenstellig. Das klingt zwar enorm viel und mag den ein oder anderen abschrecken, allerdings gab es auch schon bei Präsenzevents und physischen Messen enorm große Budgettöpfe. Denk nur einmal an die großen Aufbauten in Messehallen für die Big Player einer Messe. Doch zurück zu den Kosten für virtuelle Events. Worauf Du achten solltest und welche Kosten(blöcke) vermutlich auf Dich zukommen, haben wir für Dich in diesem Artikel zusammengetragen.

Ein paar Überlegungen vorab

Bevor Du Dich an die Kalkulation für Dein virtuelles Event machst, solltest Du wissen, was Du erreichen willst. Sei Dir darüber ganz klar, dann fällt es Dir auch leichter, Dich bei Alternativen mit Budgetauswirkung zu entscheiden – statt stets die günstigere Variante zu wählen.

Außerdem solltest Du die Kostentreiber kennen. Im Gegensatz zu Präsenzveranstaltungen liegen diese oftmals nicht mehr in der Anzahl der Teilnehmer sondern vor allem in der Komplexität.

Was Dein Budget in die Höhe treibt:

• Parallele Sessions, auch Multitracks genannt, bedeuten höhere Lizenzkosten für den zusätzlichen Videoraum und vor allem Mehrkosten durch weitere IT (Laptops und Co.) sowie Personal in der Regie.
• 1:1 VideoSessions oder viele kleine Breakout-Rooms gehen schneller zu Lasten des übertragenen Datenvolumens als ein einziger “frontal gesendeter” Stream.
• Ein Sendestudio sorgt zwar für ein deutlich attraktiveres Bild Deiner Event-Übertragung, schlägt allerdings auch mit höheren Kosten zu Buche – sowohl für die Raummiete als auch für alle, die dorthin reisen, z.B. Techniker, Support-Personal und Speaker.

Natürlich kann im Kern jeder Budgetposten die Kosten in die Höhe treiben, doch die eben genannten werden häufig unterschätzt.

Was Dein Budget ebenfalls beeinflusst:

• Wie viel Planungszeit bleibt Dir noch? D.h. wann ist Dein Go-Live-Termin?
• Wie lang ist Deine Sendezeit für wie viele Teilnehmer?
• Wirst Du das virtuelle Event als Live-Stream produzieren oder On-Demand oder Simulive?
• Welche Einnahmen kannst Du über Sponsorings und Teilnehmer generieren?

Diese Basics gehören in das Budget für Dein virtuelles Event

Denke bei der Budgetplanung unbedingt an diese Positionen:

Plane ein Budget für Marketing

Wie viel Du für Deine Marketingaktivitäten ausgeben wirst, kann sehr unterschiedlich sein. Abhängig von der Qualität und Quantität Deiner bisherigen E-Mail-Verteiler und Netzwerke in Social Media oder zu relevanten Multiplikatoren kann es sein, dass Du zusätzlich in Marketing investieren musst bzw. willst.

Kalkuliere für Dein Marketing Budgets für folgende Posten

• Google Ads
• Social Media Anzeigen
• Online-Banner
• Printwerbung, wenn das zu Deiner Zielgruppe passt
• Produktion von Sponsoring-Broschüren
• und vielleicht sogar ein Affiliate-Programm.

Projektmanagement und Strategie

Hier meinen wir vor allem die internen Kosten, die für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung Deines virtuellen Events anfallen. Trage sie in Dein Budget am besten so ein, dass Du sie deutlich von den externen Kosten trennen kannst. So kannst Du qualifiziertere  Aussagen treffen, wenn Du nach dem aktuellen Budgetstand gefragt wirst.

Denke bei der Kalkulation der internen Kosten an Positionen wie:

• Vorbereitungstreffen
• Referentenbriefings und –trainings
• Dokumentation
• Budgetplanung
• Content Kreation
• Studio- oder Locationrecherche
• Recherche sämtlicher Dienstleister
• Proben und Technik-Checks
• Nachbereitung
• Und vieles mehr.

Registrierung

Als Event-Tech-Anbieter für Registrierungslösungen  wissen wir, wie komplex die Registrierung für ein Event, egal ob virtuell oder vor Ort, sein kann. Das Budget für eine Registrierungssoftware beinhaltet häufig eine Grundgebühr für die Software sowie eine teilnehmerabhängige Gebühr, z.B. 1 Euro/Teilnehmer. Denke außerdem an Stornierungskosten, die Dir Dein Registrierungsanbieter in Rechnung stellen wird, wenn Teilnehmer ihre Anmeldung stornieren.

Außerdem solltest Du entweder hier oder in einem extra Budgetposten die Kosten für den Einsatz unterschiedlicher Zahlungsmittel berücksichtigen.

Tipp: Gerade bei virtuellen Events sind die Teilnehmerpreise sehr gering. Beachte hierbei unbedingt den Handlingaufwand für die Anmeldung, die Fakturierung sowie den gesamten Zahlungsprozess. Es kann sein, dass die Kosten für diesen Prozess den virtuellen Eintrittspreis übersteigen. Ist Dein virtuelles Event für die Teilnehmer gratis, z.B. weil es eine Marketingaktivität ist, musst Du Dir um dieses Kosten-Nutzen-Verhältnis weniger Gedanken machen.

Bedenke: Eine sauber integrierte IT-Lösung für die Registrierung zu Deinem virtuellen Event sorgt dafür, dass Du kurz vor dem Event Dich nicht mehr manuell um Stornierungen, Umbuchungen oder den Passwort-Versand kümmern musst. Vermeide den Export und Import von Exceltabellen wann immer Du kannst.

Services für Briefings und Co.

Kalkuliere, wenn es Dir möglich ist, auch Budget für Briefings und Coachings guter Präsentatoren bzw. Präsentationen ein. Hierunter fallen z.B. Speaker-Coachings und Skripte.

Produktion von Inhalten

Auch Content-Produktion genannt. Dazu gehören z.B. Budgetposten für Slide-Vorlagen in PowerPoint, Slide-Produktionen, Videobeiträge, Kosten für ansprechende Fotos. Denk dabei auch an mögliche Gebühren für die GEMA.

Budget für Vorab-Aufzeichnungen

Willst Du auf Deinem virtuellen Event vorab aufgezeichnete Sessions einspielen, gehören auch diese in die Kalkulation. Dazu gehören Budgetposten für die Technikausrüstung, das Personal für die Aufzeichnungen und die Proben und möglicherweise ein Technik-Set für remote zugeschaltete Speaker.

Aufzeichnungen aufbereiten

Egal ob es um die Vorabaufzeichnungen geht oder um die Live-Beiträge von Deinem virtuellen Event, möglicherweise willst Du diese noch schneiden und dadurch aufwerten. Kalkuliere deshalb den Schnitt, das Hinzufügen von Titeln und Untertiteln, das Umwandeln in passende Videoformate sowie das Einbetten in Deine Event-Plattform ebenfalls mit ein.

Technisches Equipment

Hier kann eine ganze Menge zum Einsatz kommen:

• Audio: Lautsprecher, Mikrofone, Pulte.
• Video: Kameras, Switcher, Projektion, LED-Wände etc.
• Licht: Effekte für die Bühne sowie die Gesamtausleuchtung.
• Sets für Speaker: Sende Sprechern ein Technik-Set ins (Home-)Office.
• Bühne: Ein attraktiver Hintergrund kann viel bewirken.

Möglicherweise brauchst Du auch eine Lösung für Übersetzungen in Echtzeit oder automatisch eingefügte Untertitel.

Plane Budget für ein Sendestudio oder eine Location ein

Für Dein virtuelles Event kannst Du ein externes Sendestudio oder eine Event-Location anmieten. Alternativ sendest Du aus Euren Räumlichkeiten. Dabei können folgende Kosten anfallen:

• Raummiete
• GreenScreens oder andere Videowände
• Technik für den Speaker, z.B. Vorschaumonitor, Teleprompter
• sowie die im Abschnitt zuvor genannte Technik
• Catering für die Crew
• Transport von Technik oder anderen Materialien zum Sendestudio
• Internet: Es kann sein, dass du die Bandbreite erhöhen musst – je nachdem, wie gut die Internetverbindung bis dato ist.

Sendestudio | Blick hinter die Kulissen unseres Technikpartners btl-x | © btl next GmbH

Budget für Personal

Wie viel Personal wirklich für ein virtuelles Event gebraucht wird, unterschätzen viele. Daher sind auch viele Planer oder Marketingmanager überrascht, wenn das Angebot eines AV-Dienstleisters oder eines Full-Service-Anbieters auf dem Tisch liegt. In das Budget eines virtuellen Events gehören Personalkosten für einen oder mehrere Dienstleister bzw. Einzelpersonen:

• Projektmanager
• Technischer Leiter
• Kreativer Leiter
• Grafikteam
• Techniker für die Vorab-Aufzeichnungen
• Team für die Videoaufnahmen und –bearbeitungen
• Techniker für den Aufbau und Abbau
• Techniker vor Ort
• Referentenbetreuung
• Betreuung der Event-Plattform
• Support für Teilnehmer, Sprecher und Aussteller während des virtuellen Events

Budget für die virtuelle Event-Plattform

Bei virtuellen Messen und Events ist die virtuelle Event-Plattform Deine Location. Dafür gibt es mittlerweile unzählige Anbieter. Welche Du wählen solltest, hängt u.a. von Deinen Zielen, Deinem Eventkonzept und Deinem Budget ab. Überlege Dir vorab, was Du mit dem virtuellen Event erreichen willst und leite daraus die wesentlichen “Must haves” und die “Nice to haves” ab. Falls Du bei der Auswahl Unterstützung brauchst, stehen wir Dir gern zur Seite. Fordere einfach einen Demotermin an und wir beraten Dich gern, welche Plattform zu Deinem Vorhaben passt. Plane bei der Event-Plattform Budgetposten wie folgt ein:

• Hauptbühne inklusive Agenda, Speaker-Informationen, Networking-Möglichkeiten, Aussteller- und Sponsorenprofile, Gamification, Social Walls
• Breakout-Sessions für Meet-the-Speaker-Sessions, Diskussionen in Kleingruppen, virtuelle Tische und mehr
• Kosten für deine Plan B, d.h. Backups & Co.

Die Preise und die Preismodelle der Plattform-Anbieter variieren stark. Hier sind Kriterien, die den Preis beeinflussen:

• Sendedauer,
• Gebühr je Teilnehmer
• Gebühr je Aussteller oder Sponsor
• Set-Up eines Anmeldeportals
• Anpassung des Designs
• Leadverfolgung und Lead Scoring
• Gamificationtools
• Briefing und Support für Referenten
• Support für die Teilnehmer
• Probeläufe für Referenten, Teilnehmer und Aussteller
• Projektmanager, der Dich während der Vorbereitung und beim Event unterstützt

Oftmals sind auch die Kosten fürs Streaming im Gesamtangebot einer Plattform oder eines Full-Service-Anbieters enthalten. Berücksichtigen solltest Du sie in jedem Falle, vor allem wenn Du sehr hohe Teilnehmerzahlen erwartest.

Aktive Akteure

Kalkuliere außerdem Kosten für Deine Sprecher, für die Moderation, für Künstler wie DJs oder Bands ein und denke vor allem bei den musikalischen Einlagen an die GEMA-Gebühren.

Add-Ons für Entertainment

Welche Online-Spiele, Bier-, Gin-, Wein-Tastings, Yoga-Sessions, virtuelle Stadtführugnen oder Fotoboxen oder ähnliche Add-Ons soll es bei Deinem virtuellen Event geben? Plane auch diese frühzeitig ein.

Denke dabei auch an haptische Elemente wie Event-Boxen, die Du sowohl von Dienstleistern komplett befüllen und versenden lassen kannst, als auch mit den Werbematerialien Deiner Aussteller und Sponsoren bestücken kannst. Wichtig dabei: Widerstehe der Versuchung, hier lediglich Broschüren aus Papier reinzulegen. Das wandert noch schneller als bei Präsenzmessen und –events im Mülleimer. Dafür eignen sich wirklich die Download-Optionen auf den virtuellen Ständen oder im zentralen Infobereich auf Deiner Event-Plattform wesentlich besser.

Last but not least

Aktualisiere Dein Budget regelmäßig. Nur so kannst Du einen Überblick über Deine Finanzen behalten und rechtzeitig gegensteuern.

Hast Du Fragen zu einzelnen Kostenblöcken bei virtuellen Events?
Oder auch bei hybriden Events oder Präsenzevents mit einer Event-App?
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