Corona-konforme und hybride Veranstaltungen – so meisterst Du sie

Corona-konforme und hybride Veranstaltungen – das sind gleich mehrere Herausforderungen in einem einzigen Event. Willst Du diese erfolgreich meistern, hilft Dir dabei schon heute Event-Software. So kannst Du Abstände sicher wahren, Kontaktdaten professionell verwalten, Kontakte verfolgen, kontaktlos einchecken und vieles mehr.

In diesem Beitrag konzentrieren wir uns auf die Hygieneaspekte bei Deinen hybriden Veranstaltungen und wie Dir Event-Tech dabei hilft.

Finde eine Corona-konforme Event-Location

Ein Veranstaltungsort, an dem früher 500 Personen Platz hatten, ist seit Corona so nicht mehr nutzbar. Auch mit dem Re-Start von Veranstaltungen, voraussichtlich häufig in hybrider Form, wirst Du weniger Vor-Ort-Personen zulassen können als zuvor. Erkundige Dich daher bei der Event-Location Deiner Wahl, welche Corona-konforme Kapazität diese für Vor-Ort-Teilnehmer ermöglicht.

Übrigens: Dank unseres Technologiepartners Cvent hilft Dir deren „Supplier Network“ bei der Suche nach dem richtigen Veranstaltungsort. In diesem Netzwerk sind alle wichtigen Informationen von Hotels und Destinationen verfügbar. Nutze die Suche und wähle dabei die Filter „Floor plans available“ sowie „Safety information available“ aus. Außerdem ist auch die Suche nach Locations mit Außengeländen hilfreich. Nutze dafür den Filter „Venues with outdoor meeting space“.

Auf den einzelnen Seiten der Tagungslocations findest Du die Pläne im Reiter „Meeting Space“. Diese sind noch blanko. Allerdings kannst Du sie mit der Cvent-Lösung „Social Tables“ im Handumdrehen in Deine Raum-Layouts verwandeln.

Halte Abstände beim Präsenzevent ein und nutze angepasste Raum-Layouts

Willst Du Social Distancing bei Deinen hybriden Events sicherstellen, brauchst Du neue Pläne für alle Tagungsräume sowie Ausstellungsflächen. Genau dafür gibt es eine Lösung von Cvent – namens „Social Tables“. So kannst Du von jedem beliebigen Raum oder Location Layouts anfertigen und ein wahres Gefühl für die Location erhalten – ohne dass Du zuvor einen Besuch vor Ort machen musst.

Mehr über die beliebte Event Services Solution namens „Social Tables“:

• Weltweit beliebteste Software für Veranstaltungs-Layouts.
• Spar Dir einfach Zeit.
  Mit Social Tables erstellst Du Raum-Layouts doppelt so schnell wie mit anderen Lösungen. Einfach und sauber.
• Passe jedes noch so kleine Detail an – von Grundrissen über Layouts bis hin zu Objekten und Logos.
• Halte Deine Teamkollegen auf dem neuesten Stand – tauscht stets die aktuellen Layouts aus.
• Begeistere Deine Kunden, indem Du die Vision der Locations und Räume mit fotorealistischen 3D-Darstellungen präsentierst.
• Plane Dein Event korrekt – mit intelligenter Automatisierung für Bestuhlung, Catering und Gästelisten.

Mehr als 5.000 Veranstaltungsorte nutzen bereits die Social Tables.

Sammle essentielle Teilnehmerdaten

Nutze eine professionelle Registrierungslösung für Dein Event. Erst recht, wenn Du ein hybrides Event planst und dies eine Corona-konforme Veranstaltung sein soll. Mit Excellisten für Vor-Ort-Teilnehmer und einer digitalen Lösung für Deine Online-Teilnehmer machst Du Dir das Leben schwerer als es sein müsste.

Wichtig: Nutze eine einzige Quelle für Dein Teilnehmer-Management. Am besten eines, das sich nahtlos in Deine virtuelle Event-Plattform integrieren lässt. Oder noch besser: Eine einzige Lösung für die Event-Plattform und das Teilnehmer-Management.

Unabhängig davon, wofür Du Dich entscheidest, brauchst Du saubere und stets aktuelle Daten Deiner Teilnehmer. Diese Daten solltest Du im Rahmen der Event-Registrierung und Vor-Ort unbedingt sammeln:

• Frage die Kontaktdaten ab, mindestens E-Mail, besser noch Mobilnummer.
• Erfrage die Herkunft und möglicherweise die Reisepläne Deiner Teilnehmer.
• Verfolge die besuchten Sessions, Bereiche oder Ausstellerstände Deiner Vor-Ort-Besucher.
• Tracke vor Ort die Auslastung der Räume, um rechtzeitig reagieren und so stets die Abstände auch in stärker frequentierten Bereichen gewährleisten zu können.

Natürlich gilt auch hier wie immer: Aufwand und Nutzen müssen zueinander passen. Ein Event mit 50 Teilnehmern vor Ort in einem großen, einzigen Tagungsraum hat andere Anforderungen an die Daten und deren Details als eine Messe mit mehreren Tausend Teilnehmern verteilt über viele Hallen, Räume und Messestände.

Lass Teilnehmer vor Ort Corona-konform und kontaktlos einchecken

Papierlisten áde. Corona-form tagen bedeutet, möglichst alles kontaktlos ablaufen zu lassen. Dazu gehört auch ein kontaktloser Check-In sowie ein kontaktloser Badge-Druck, falls Du diesen benötigst.

Dank der von uns eingesetzten Cvent-Lösung können Deine Teilnehmer:

• einen QR-Code, Apple Passbook oder Wallet für Android verwenden und so kontaktlos einchecken,
• außerdem können sie ihren Badge ausdrucken, ohne irgendeinen Bildschirm zu berühren,
• die passenden Drucker können Namensschilder sogar selbst schneiden und erleichtern so noch einmal das Handling der Badges.

Verwalte die Kapazitäten der Sessions für alle Vor-Ort-Teilnehmer

Für welches Teilnehmermanagement Du Dich auch entscheidest, damit Du hybride Veranstaltungen Corona-konform meisterst, brauchst Du einen Überblick über die Kapazitäten Deiner Sessions vor Ort. Natürlich war das auch schon vor Corona wichtig und nützlich. Jetzt, in Zeiten, in denen Kapazitäten sinken, wird es noch entscheidender.

Mit der IT-Lösung von Cvent kannst Du:

• Die Kapazitäten Deiner Sessions festlegen und veröffentlichen.
  So stellst Du sicher, dass Räume nicht überfüllt sind.
• Kontaktlos vor jedem Tagungsraum und vor den Breakout-Rooms scannen.
  So stellst Du vor Ort sicher, dass Du die Maximalvorgaben der Gesundheitsbehörden einhältst.
• Selbst-Check-in-Automaten vor jedem Raum aufstellen und so jedem Teilnehmer ermöglichen, überall kontaktlos einzuchecken.

Du als Eventplaner oder Marketer kannst in den „OnArrival“-Dashboards die Teilnehmerzahlen genau überwachen und überfüllte Räume vermeiden.  Kurzum, Du als Planer weißt stets, wie viele Teilnehmer für die Session angemeldet sind und wie viele sich tatsächlich in den Räumen aufhalten.

Kommuniziere schnell und einfach mit allen Teilnehmern – auch vor Ort

Gerade bei hybriden Events brauchst Du eine Lösung, mit der Du schnell und einfach mit allen Teilnehmern kommunizieren kannst. Die Online-Teilnehmer Deines Events erreichst Du sehr einfach über Deine virtuelle Event-Plattform. Doch was ist mit den Vor-Ort-Teilnehmern? Hier hilft eine IT-Lösung, mit der Du Nachrichten an beide Teilnehmergruppen ausspielen kannst. Eine Event-App, die Du übrigens auch als Plattform für Dein hybrides Event inklusive Livestream nutzen kannst, kann beides. Wichtig dabei ist, dass Du Dir vorab genau überlegst, welche Informationen wann für welche Teilnehmer relevant werden. Außerdem solltest Du die jeweiligen Teilnehmer sauber mit „Tags“ im Rahmen der Registrierung versehen. Jetzt legst Du noch Deine Nachrichten und den Veröffentlichungszeitpunkt fest und dann kann es losgehen.

Die von uns eingesetzten Lösungen von Cvent und von Hubilo können übrigens schon heute beides abbilden.

Mit der mobilen Event-App von Cvent kannst Du:

• E-Mails mit wichtigen Eventdetails oder Änderungen an alle Teilnehmer oder nur an bestimmte Sessionteilnehmer senden.
• Mit Push-Nachrichten über die Event-App die Kapazitäten für beliebte Sessions steuern.
• Ein „Dynamischer Event Guide“ liefert aktualisierte Warnmeldungen – sollte es Änderungen oder Warnungen aufgrund von Gesundheitsbedenken geben.
  Alternativ nutzt Du den „Dynamic Event Guide“, um die Inhalte so aufzubereiten und anzuzeigen, wie es für Deine Teilnehmer während der Veranstaltung am relevantesten ist.
  Markiere die relevanten Informationen und mach es ihnen einfacher, die wirklich wichtigen Angaben schnell zu finden.

Networking auf hybriden Events förderst Du ganz leicht über eine Event-App, auf die beide Teilnehmergruppen Zugriff haben.

Tipp: B2B Online-Events – so gelingt das Networking wirklich

Ermögliche Corona-konforme Meetings vor Ort

Stelle sicher, dass Du die Vor-Ort-Meetings steuern und nachvollziehen kannst. Dabei hilft Dir ein Planungstool für die Meetings, ein Tool für die Raum-Layouts als auch ein Tracking der tatsächlich Durchgeführten Meetings.

Cvents Terminverwaltung namens „Appointments™“ hilft Dir als Eventplaner Kapazitäten und Teilnehmerinteraktionen zu steuern. Mit dieser Funktion können:

• Deine virtuellen und Deine Vor-Ort-Teilnehmer Termine vereinbaren.
  Wer virtuell dabei ist, vereinbart einen Termin inklusive Zugang für beide zu einer Videokonferenz.
  Deine Vor-Ort-Teilnehmer vereinbaren Termine in physischen Räumen oder an Orten.
• Alle Teilnehmer ihren eigenen Tag so planen, dass sie nur die wichtigsten persönlichen Termine wahrnehmen.

Die Meetingräume für die Vor-Ort-Begegnungen kannst Du ebenfalls wieder mit dem Tool „Social Tables“ so anpassen, dass alle Vor-Ort-Teilnehmer die Abstände Corona-konform einhalten können. Dank der Appointments™ weißt Du außerdem, wer wen wann getroffen hat und kannst Kontakte im Falle des Falles leichter nachvollziehen und an Gesundheitsbehörden schnell und effizient weiterreichen.

Anwenderbericht: Terminierte Appointments™ für 1:1 Meetings

Kontaktfrei und Corona-konform auch vor Ort Leads generieren

Ermögliche den kontaktlosen Informationsaustausch – auch für Deine Aussteller und Sponsoren. Mit passender Event-IT kannst Du schon heute Kontaktinformationen mit einem einzigen Scan oder einer einzigen Welle eines RFID-codierten Ausweises erfassen – auch mit Corona-konformem Abstand.

Dank der Cvent-Lösung namens „LeadCapture™“, die wir von Event-Tech-Partner Dir ans Herz legen, kannst Du bzw. Deine Aussteller:

• kontaktfrei Namensschilder scannen,
• Marketingmaterialien Deiner Sponsoren und Aussteller digital versenden,
• Teilnehmer über ihr Smartphone oder über ein Device an Deinem Stand qualifizieren.

Fazit

Corona-konforme Lösungen für hybride Events gibt es zahlreiche. Von der Session-Verwaltung im Vorfeld bis hin zur Kapazitätssteuerung vor Ort, von Abständen in Tagungs- und Meetingräumen bis hin zur Kontaktverfolgung aller Teilnehmer – Du hast zahlreiche Möglichkeiten, um Dein hybrides Event sicher durchzuführen. Nutze die IT-Lösungen und mach Dein hybrides Event zum Erlebnis für beide Teilnehmergruppen.

Du interessierst Dich für die Details der vorgestellten Lösungen für Corona-konforme Hybridevents? Oder suchst weitere Corona konforme Veranstaltungsideen? Dann kontaktier uns doch einfach. Gern stellen wir Dir vor, wie die einzelnen Module bei Deinen hybriden Events ineinander greifen können und wie sie mit den Lösungen zusammenspielen, die Du bereits nutzt.