So verbessert effizientes Event-Management deinen Event-ROI

Willst du den Event-ROI steigern, kannst du zum einen die Kosten, die deine Events verursachen, senken und zum anderen die direkten sowie indirekten Einnahmen durch deine Events erhöhen. Wer bei der Senkung von Kosten nur an die Dienstleister wie Locations, AV-Technik, Catering, Reisen oder Übernachtungen denkt, lässt einen spannenden Hebel außer Acht: Kostensenkung durch Effizienzsteigerung. Doch wie soll effizientes Event-Management bei immer kürzeren Planungszeiten, ständigen Planänderungen und immer weniger Personal aussehen? Genau das erfährst du in diesem Blogbeitrag – und natürlich auch in Gesprächen mit uns.

Warum effizientes Event-Management so wichtig ist

Wir haben es bereits angedeutet; willst du den ROI deiner Events steigern, hast du verschiedene Hebel, an denen du ansetzen kannst. Einer ist die Kostensenkung durch Effizienzsteigerung. Das wird auch noch einmal sehr deutlich, wenn du dir die Formel für den Event-ROI ansiehst.

Darüber hinaus wird es dir in immer kürzere Planungszeiten für deine Events und mit einem in den nächsten Jahren noch deutlich zunehmenden Fachkräftemangel nur dann gelingen, erfolgreiche Events durchzuführen, wenn du die Effizienz permanent steigern kannst. Fang also am besten schon heute an, eure Prozesse und Tools zu hinterfragen und stetig ein Stückchen effizienter zu gestalten.

Wie dir effizientes Event-Management mit der Software von Cvent gelingt

Die gute Nachricht vorab: Effizientes Event-Management ist heute bereits möglich und es gibt viele Tools und Dienste, die dir dabei helfen. Wichtig ist, dass du bei der Einführung solcher Tools stets eine Effizienzsteigerung im Kopf behältst, statt nur ein weiteres Tool einzuführen. Frage dich daher stets:

• Welchen Prozess gestalte ich durch dieses neue Tool effizienter?
• Wie passt das Tool zu meinen bisherigen IT-Systemen? Werden die Daten wirklich schnell und sauber von einem zum anderen Tool übertragen?

Mit anderen Worten: Vermeide Tool-Wildwuchs.

Besonders wertvoll und effizient sind Systeme, die möglichst viele Prozesse in einem einzigen System abdecken können. D.h. du brauchst dich nicht mehr um Schnittstellen-Konfiguration und die Pflege dieser kümmern.

Event-Tech wie die von Cvent hat bereits enorm viele Event-Prozesse abgedeckt. So erhältst du von Cvent aus einer einzigen Hand und damit Datentopf unter anderem Lösungen für diese Event-Prozesse:

• Venue Sourcing
• Abstract Management
• Teilnehmerregistrierung,
• Speaker Management,
• Exhibitor Management
• Event-App,
• Check-in namens OnArrival
• Event-Plattform namens Attendee Hub,
• Lead Capturing,
• Engagement Scoring,
• 1:1 Terminvereinbarungen namens Appointments,
• Budget Modul,
• Teilnehmer-Tracking,
• Feedbackbögen,
• Anmeldereports
• und vieles mehr.

Darüber hinaus bietet dir Cvent Integrationen zu den beliebtesten Datenbanken und IT-Lösungen an.

3 Beispiele für effizientes Event-Management mit Cvent

Wie du siehst, gibt es viele Module und Lösungen von Cvent für ein effizientes Event-Management. Drei ganz konkrete Beispiele, die du vielleicht noch nicht kennst, wollen wir dir nun vorstellen. Diese werden in vielen Unternehmen und Event-Agenturen oft noch manuell erledigt. Doch effizienter geht’s mit integrierten Lösungen.

Die Abstract Management Software von Cvent

Mit der Abstract Management Lösung von Cvent bringst du Ordnung in den kompletten Call-for-Paper-Prozess – von der Einreichung, über die Reviews und Bewertungen bis zu den Entscheidungen und der Veröffentlichung der angenommenen Vortragsvorschläge. Riesige Excel-Tabellen und Unmengen von E-Mails gehören endlich der Vergangenheit an.

Das kann die Abstract Management Software von Cvent:

• Abstracts einsammeln
  Ein individuell anpassbares Formular für die Einreichungen sowie automatisierte E-Mails für Erinnerungen und Benachrichtigungen – in Echtzeit, von jedem mobilen Gerät aus.
• Reviews und Bewertungen managen
  Weise die eingereichten Abstracts den zuständigen Gutachtern zu und biete ihnen ein professionelle Rahmenbedingungen für die Bewertungen und Kommentierungen. In Echtzeit kannst du die Bewertungen, Abstimmungsergebnisse und Kommentare verfolgen.
• Entscheidungen vereinfachen
  Triff bzw. lass die Entscheidungen basierend auf den Reviews treffen, wer mit welchem Beitrag auf deiner Veranstaltung dabei sein soll. Den automatisierten Versand von Zu- und Absagen via E-Mail übernimmt die Abstract Management Software von Cvent für dich.
• Angenommene Beiträge auf der Event-Website veröffentlichen
  Wie kommt die finale Auswahl auf deine Website? Dank der nahtlosen Integration dieses Moduls in die gesamte Software von Cvent kannst du die Beiträge automatisch in die Event-Website übernehmen. Copy & Paste war gestern.

So profitierst du von der Abstract Management Software von Cvent:

Der gesamte Prozess deiner Abstracts liegt in einer zentralen Stelle. So behalten du, deine Einreicher und die Gutachter jederzeit den Überblick über alle Abstracts und den jeweiligen Bearbeitungsstatus.  Ellenlange Excel-Listen, unzählige Dateien und E-Mails gehören der Vergangenheit an – und die Event-Website ist auch im Nu erstellt.

So sieht die Effizienz-Steigerung konkret aus:

Mal angenommen, du erhältst die Abstracts über ein normales Webformular oder via E-Mail in deinen Posteingang. Dann musst du diese in eine Übersicht eintragen und ab einem bestimmten Zeitpunkt diese Übersichten an deine Gutachter senden. Obendrauf kommen die Nachzügler und Änderungen. Dann treffen bei dir die unterschiedlichen Gutachten ein und du ergänzt deine Liste(n). Anschließend sendest du manuell E-Mails an deine Referenten bzw. die Absagen heraus. Pro Abstract kommst du ganz schnell auf 30 Minuten Bearbeitungszeit; selbst wenn du mit Vorlagen und Copy & Paste arbeitest. Bei 100 Abstracts sind das bereits 3.000 Minuten; also 50 Stunden. Das wären bei einem Verkaufs-Stundensatz von 100 Euro insgesamt 5.000 Euro, die du mit dieser organisatorischen Jongliererei von Abstracts verbringst.

Die Speaker Management Software von Cvent

Mit der Speaker Management Lösung von Cvent kannst du die Kommunikation mit deinen Referenten vereinfachen und sämtliche organisatorischen sowie inhaltlichen Aufgaben rund um dein Speaker Management optimieren.

Das kann die Speaker Management Software von Cvent:

• Aufgaben rund um die Referenten verwalten
  Du kannst Aufgaben, wie Foto-Upload oder Abgabe von Session-Texten und vieles mehr, erstellen und sie dabei allen Rednern oder einzelnen Rednern zuweisen. Dank der Berichtsfunktion zu den Aufgaben und Sessions hast du stets einen klaren Überblick über den Aufgabenfortschritt und sammelst alle Session-Inhalte zentral an einem Ort.
• Personalisierte Benachrichtigungen versenden
  Diese Benachrichtigungen helfen dir, deine Event-Zeitpläne einzuhalten. Vorbei sind die Zeiten, in denen du Vereinbarungen mit Rednern, deren Portraitfotos, Vitae, Session-Informationen oder Präsentationsfolien suchen oder permanent daran erinnern musst. Die Software von Cvent gibt dir nützliche Vorlagen für Aufgabenerinnerungen und personalisierte E-Mails an deine Referenten an die Hand.
• Referentenaktivitäten koordinieren
  Mit Cvent bietest du deinen Rednern einen direkten Link zum Ressource-Center, in dem du alle Inhalte verwaltest. Indem du alle Informationen an einem Ort aufbewahrst – und nicht auf mehrere E-Mails oder komplexe Tabellenkalkulationen verteilst – machst du auch deinen Referenten das Leben leichter. Sie können z.B.:
  – Aufgaben und Termine je nach Session sehen
  – Aufgaben als erledigt markieren
  – ihr Profil und ihre Session-Details sehen und ändern
  – Antworten auf ihre Fragen an dich direkt im Ressource-Center sehen.

So profitierst du von der Speaker Management Software von Cvent:

Der große Vorteil eines zentralen „Ressource-Centers“ für die Inhalte, Aufgaben und alle organisatorischen Fragen wie Referenten-Vereinbarungen etc. liegt darin, dass du stets die Übersicht behältst. Egal, wie viele Referenten du managst oder wie viele Kollegen zu deinem Team zählen. Ganz unabhängig davon, wer wann ins Team kam, ob jemand gerade krank oder im Urlaub ist.

Auch deine Referenten haben eine zentrale Anlaufstelle, fühlen sich durch personalisierte Benachrichtigungen abgeholt und wertgeschätzt und behalten ebenfalls den Überblick über ihr Engagement auf deinem Event.

Vorbei sind die Zeiten von unzähligen Ping-Pong-E-Mails und fehlenden Übersichten über sämtliche Referenten-Inhalte und -Vereinbarungen.

So sieht die Effizienz-Steigerung konkret aus:

Angenommen, du würdest für jeden Referenten individualisierte E-Mails erstellen, in denen du um die Zusendung von Kontaktdetails, Fotos, Session-Text, Präsentationsfolien, Vereinbarung und vieles mehr bittest. Darüber hinaus würdest du die Informationen manuell an die jeweiligen internen oder externen Kollegen weiterleiten. Inklusive aller Reminder kommen hier pro Referent sehr schnell 30 E-Mails zustande. Brauchst du pro E-Mail 2 Minuten, sind das schon 60 Minuten „Verwaltungsaufwand“ für einen einzigen Referenten. Bei 50 Referenten für ein Event kommen so schnell 3.000 Minuten oder eben 50 Stunden zusammen. Multipliziere das einmal mit dem Stundensatz, den du Kunden für eine deiner Leistungen in Rechnung stellst. Vielleicht 120 Euro? Dann wären das 6.000 Euro, die du nur mit der Referenten-Verwaltung an dieser einen Stelle verbringst. Ist es das wirklich wert? Oder könntest du diese Aufgabe effizienter gestalten und somit mehr abrechenbare Leistungen erbringen?

Die Exhibitor Management Software von Cvent

Das Handling von Sponsoren und Aussteller kann ziemlich zeitaufwendig sein. Machst du diesen Prozess effizienter, profitierst sowohl du von der eingesparten Zeit als auch deine Partner – und das macht von Anfang an einen guten Eindruck.

Das beinhaltet die Exhibitor Management Software von Cvent:

• Ausstellerportal
• Aufgabenverwaltung und Reports
• Eventkalender und Zeitplan
• Registrierung aller Mitarbeiter
• Zugriff und Downloads von Leads

Mit der Exhibitor Management Software von Cvent können du und deine Sponsoren und Aussteller alle Details deines Events in einem zentralen Ausstellerportal einsehen und verwalten. Lass sie dort die Texte, Logos, Grafiken und Broschüren hochladen und monitore den gesamten Prozess. Ihr könnt dor Aufgaben erstellen und zuweisen und das Standpersonal kann dein Aussteller sogar selbst registrieren.

Mit den Modulen „LeadCapture“ und „Appointments“ rundest du das Angebot für deine Aussteller ab. So wird’s für sie noch leichter, Termine mit den richtigen Besuchern zu vereinbaren und alle Leads schnell und effizient weiterzuverarbeiten.

So profitierst du von der Exhibitor Management Software von Cvent:

Alle Prozesse und Informationen rund um deine Aussteller- und Sponsorenbeteiligungen liegen an einem zentralen Ort. So stellst du sicher, dass alle Beteiligten stets den Überblick behalten und dass alle eingebrachten Dateien aktuell sind.

So sieht die Effizienz-Steigerung konkret aus:

Du könntest natürlich auch wie bisher alle Formulare manuell versenden und Absprachen in unzähligen E-Mails klären. Allein die Einreichung von Texten fürs Unternehemensprofil, das Logo im passenden Dateiformat und die Liste der zu registrierenden Mitarbeiter kostet dich je Aussteller schnell 30 Minuten. Bei einem externen Stundensatz von 100 Euro und 100 Ausstellern kommst du so auf 5.000 Euro. Die könntest du für die Akquise von weiteren Ausstellern oder Teilnehmern verbringen, statt permanent wiederkehrende E-Mails zu schreiben.

Noch mehr Event-Tech, die dein Event-Management effizienter macht

Neben den oben bereits genannten Modulen für dein Event-Management sorgen diese Auswertungen und Features für eine weitere Effizienzsteigerung deiner Event-Prozesse.

Fazit

Event-Management ist für viele Planer und Marketingprofis vor allem mit dem Management der Teilnehmer und der Bereitstellung einer Event-Plattform oder Event-App verbunden. Dabei kann Event-Technologie heute viel mehr. Sie hilft dir, alle Prozesse rund um deine Events effizienter zu gestalten und so kontinuierlich den Event-ROI zu steigern.