ENVISION21 – erstes erfolgreiches Online-Event für die User

„Mit unserem ersten User-Event in unserer Firmengeschichte wollten wir unseren treuen und zufriedenen Kunden etwas Gutes tun. Doch wie soll das funktionieren – mitten in einer Pandemie, in der man kaum 14 Tage im Voraus etwas planen kann? Sollen wir es online, onsite oder hybrid durchführen?“ Vor diesen und unzähligen weiteren Fragen standen die Verantwortlichen von Enscape bei ihrem ersten User-Event. So viel vorab: Es wurde ein reines Online-Format. Was sie dabei auf der Reise gelernt haben, was sie letztendlich von Hubilo und dem Online-Format überzeugt hat, wie ihr Event-Konzept für ihr erstes erfolgreiches Online-Event aussah und wie auf alle ihre Pläne und Ideen die Kunden reagiert haben, erfährst du in diesem Blogbeitrag.

Das Ziel des Events

Das Event, von dem Anfangs nicht klar war, in welcher Form es stattfinden würde oder könnte, hatte für die Enscape GmbH und für die Verantwortlichen Thomas Weber und Bjørn Wittenberg eine besondere Bedeutung. Es war das allererste Event, zu dem sie ihre zufriedenen Kunden einladen und ihnen etwas Gutes tun wollten. Zu den Zielen des User-Events von Enscape gehörten auch Aspekte wie

• User untereinander vernetzen,
• Fachwissen vermitteln,
• die eigene Marke stärken sowie
• dem eigenen Unternehmen „ein Gesicht geben“.

Dank der überzeugenden Beratung und den Erfahrungen von Holger Marggraf, Event-Tech-Partner, entschied man sich schnell für ein rein digitales Event, statt für ein hybrides Format.

Da die Kunden von Enscape global vertreten sind, mussten sie kreativ bei der Auswahl der Tageszeit für das reine Online-Event sein. Daher entschieden sie sich dafür, das Event auf je zwei halbe Tage anzusetzen. So konnten sie sich sowohl auf die AMERICAS als auch auf die EMEA-Kunden fokussieren.

Darüber hinaus verfolgten Thomas Weber und Bjørn Wittenberg das Ziel, ihren Kunden ihre Strategie direkt mitteilen zu können sowie ihnen die Möglichkeit zu geben, ihren Erfahrungen mit den Enscape Produkten in der Community miteinander zu teilen.

Vom Ziel und der Zielerreichung des Events

Welche Relevanz hatte das Event in ihrem Kommunikationsmix und wie gut hat es gewirkt? Die Frage beantworten beide eindeutig mit: „Es war ein voller Erfolg. Wir haben einen bleibenden Eindruck bei unseren Kunden hinterlassen, ein professionelles Image generiert und ein echtes Zeichen am Markt gesetzt.“

Enscape verfolgte mit dem User-Event ein Ziel von 5.000 Anmeldungen für das ENVISION 21 Event und konnte dieses sogar noch toppen. Letztlich registrierten sich 6.700 Kunden sowie Interessenten.

Schließlich kamen an den drei Tagen – Dienstagabend, Mittwoch und Donnerstagvormittag – mehr als 3.5000 aktive Teilnehmer auf die ENVISION 21 Plattform. Ein wirklich erfolgreiches Online-Event.

Die Hubilo Event-Plattform für ENVISION 21

Bjørn Wittenberg, Senior Events and Education Manager, Marketing bei Enscape hat sich enorm viele Event-Plattformen angesehen, bevor er sich für die Event-Plattform von Hubilo entschied.

„Während der Pandemie war es uns wichtig, eine virtuelle Veranstaltung zu planen und keine in Präsenz. Der Grundgedanke war stets die Community der Enscape Benutzer zusammenzubringen, damit sich diese wirklich austauschen können – zum ersten Mal in der Enscape Geschichte. Daher war die Möglichkeit zur Interaktion einer meiner großen Wünsche und der zweite große war eine Einfachheit in einer Plattform. Und Hubilo hat mich und uns genau damit überzeugt.“

Neben der intuitiven Bedienung, der guten Beratung durch Event-Tech-Partner und dem Vertrauen in ihre Leistungen und Erfahrungen überzeugte uns Hubilo durch einen passenden Look & Feel, ein ansprechendes Design sowie die Modernität der gesamten Plattform.

So überzeugte Hubilo auch die Teilnehmenden

„Die Event-Plattform war auch für unsere Teilnehmer einfach zu verstehen und zu benutzen. Es gab auch keine technischen Probleme.“ Darüber hinaus schätzte Enscape die Möglichkeit, aktiv Teilnehmer mit einzubeziehen – über den Chat, Gifs, Networking und Gamification.

„Die Gifs wurden wirklich unheimlich intensiv genutzt. Das hätte ich wirklich nicht von einem Online-User-Event erwartet.“

Darüber hinaus stellte es sich als besonders vorteilhaft und userfreundlich heraus, dass die Recordings einzelner Sessions sehr schnell verfügbar war. Das war besonders wichtig, da Enscape bis zu 4 parallele Sessions anbot und wusste, dass ihre Kunden nicht warten wollen, bis die den Content On-Demand anschauen könnten. „Wer jetzt online war und zwei, drei Sessions angesehen hat, bleibt vielleicht noch für eine oder zwei weitere. Aber dass er sich nach einigen Tagen noch einmal einloggt, wird immer unwahrscheinlicher“ so Bjørn Wittenberg.

Ein Blick auf das Event-Konzept

Die als reines Online-Event durchgeführte Veranstaltung für die Kunden von Enscape zeichnete sich sowohl durch die durchdachte Agenda für die zwei Schwerpunkt-Zeitzonen als auch durch den hohen Anteil an Speakern aus den Reihen der Kunden aus. Letzteres war eine logische Konsequenz aus dem Ziel, User untereinander ihre Erfahrungen austauschen zu lassen.

Insgesamt engagierten 45 Speaker aus allen Anwendungsbereichen in den 42 Sessions des Online-Events. Somit war die Agenda thematisch breit aufgestellt und „für jeden etwas dabei“ – von der Technik, über eigene Speaker aus dem Hause Enscape, großen und kleinen Brands, Influencer und sogar ein Entertainer.

„Dank des Tipps von Holger Marggraf luden wir auch einen Freestyle-Rapper sowie einen Stararchitekten zu unserem Online-Event ein“. Beides, sowohl der Star für die Keynote als auch die unterhaltsame Einlage durch den Rapper, stellte sich als goldrichtig heraus. Genau das blieb den Teilnehmern besonders positiv in Erinnerung.

Die Learnings für das nächste Online-Event

Die in 2021 umgesetzte Veranstaltung Envision21 war bereits ein erfolgreiches Online-Event. Damit 2022 noch besser wird, resümiert Enscape:

„Dass die Lounges von den Teilnehmern auf der Plattform kaum genutzt wurden, war eine Überraschung für uns. Schließlich waren sie sehr aktiv in den Chats, stellten Fragen zu den Sessions und waren insgesamt sehr interaktiv. Doch die Lounges und Rooms wurden nicht so stark genutzt, wie wir erwartet hätten.“ Doch auch daran arbeitet Enscape bereits und überlegt, bei einem Folgeevent hier eine Moderation oder „Table Captains“ in den Räumen einzubinden und so das erste Eis fürs Networking zu brechen.

„Außerdem haben wir gelernt, für die Gamification-Aktivitäten differenzierter und zielgerichteter Punkte zu vergeben. Wir wissen jetzt besser, welche Aktivitäten wir fördern wollen und welche nicht.“

So geht es mit Events bei Enscape weiter

Wie Veranstaltungen und Webinare bei Enscape künftig durchgeführt werden, ist noch nicht entschieden. Was jedoch heute schon feststeht: Sie werden weiter online Veranstaltungen planen und durchführen. „Hubilo hat uns wirklich gut gefallen. Daher stehen die Chancen gut, dass wir es wieder nutzen werden“.

Fazit

Können Online-Events, in einer Zeit, in der „keiner mehr in einen Zoom-Call will“, funktionieren? Davon ist Enscape überzeugt. „Wir glauben, dass besonders zu dieser Zeit ein gutes Online-Event der bessere Weg ist. Wir wollten ein erfolgreiches Online-Event kreieren, um all unsere Kunden und Interessenten weltweit zu versammeln. Und das haben wir geschafft. Vielleicht wird das nächste Event ein hybrides – wir sind gespannt.“