7 Dinge, die du in der eventfreien Zeit erledigen kannst

Wie sieht gerade deine Eventplanung aus? Wartest du noch ab, ob Corona zurückkehrt, welche Kostenexplosionen noch auf uns zukommen? Wird die Regierung weitere Gegenmaßnahmen anbieten? Fragen über Fragen. Weil die Situation so unsicher ist, wie sie eben ist, verschieben viele Marketingexperten und Eventplaner ihre Events erst einmal. Wohin ist noch unklar. In welches Format ebenso. Doch wie füllst du die Zeitlücke bis zum nächsten Event-Marathon – oder dann Event-Sprint – sinnvoll? Wie wappnest du dich für kommende Events? Indem du deine Eventprozesse und deine vergangenen Events einmal unter die Lupe nimmst und jetzt das optimierst, was bereits möglich ist. Was das sein kann und wie dir das konkret gelingt, erfährst du in diesem Blogbeitrag.

Ein kritischer Blick zurück

Fang mit der Retrospektive an und blicke einmal kritisch auf deine Events zurück. Hier kannst du dir viele Fragen stellen. Ein paar wichtige haben wir für dich zusammengestellt. Diese sind aus der Erfahrung unserer Gespräche mit vielen Event- und Marketingprofis solche, die schnell in der Hektik des Alltags untergehen.

1) Gab’s wirklich ein Event-Ziel?

Sei ehrlich zu dir: Hast du ein Event-Ziel definiert oder ein konkretes von deinem Auftraggeber erhalten? War dieses Event-Ziel dabei auch wirklich SMART? Also

• spezifisch
• messbar
• achievable (erreichbar)
• realistisch
• terminiert?

Konntest du während der Eventplanung immer wieder auf dein Ziel schauen und wichtige Entscheidungen anhand der Zielsetzung treffen? Oder war’s doch eher schwammig so a la „wir wollen mehr Reichweite“ formuliert? Ein smartes Ziel erkennst du auch daran, dass du nach dem Event ganz klar sagen kannst, ob du es erreicht hast oder nicht. Ja oder nein. Schwarz oder weiß. Es muss glasklar sein. Wenn du es nicht erreicht hast, kann es trotzdem sein, dass dein Event wertvoll für deine Organisation war.

Hast du dein Event ohne SMARTe Zielvorgabe geplant und durchgeführt, frage dich jetzt, warum das so war. Was muss sich ändern, damit du beim nächsten Mal zielgerichtet loslaufen kannst?

Praxistipp: Wenn dir keiner ein Eventziel vorgibt, definiere selbst eines. Schlag es den anderen vor oder agiere selbst zielgerichtet – das hängt ein wenig davon ab, wie viel Freiraum du in der Eventplanung hast.

2) Hast du Eventdaten wirklich ausgewertet?

Die allermeisten Daten, die Unternehmen sammeln, werden nicht ausgewertet. Das gilt auch für Events.

Sage und schreibe 85 Prozent aller gesammelten Daten in Organisationen in Deutschland sind entweder unbekannt oder redundant – und damit völlig nutzlos. Sie fressen lediglich Speicherplatz und bergen das Potenzial von DSGVO-Verstößen. Denn wer nicht weiß, was er verarbeitet, kann es auch nicht DSGVO-konform speichern und verarbeiten.

Es ist also riskant und teuer zugleich, unnötig viele Daten zu sammeln und anschließend nicht auszuwerten.

Frage dich daher mit Blick auf dein Event-Ziel – und natürlich damit auf die Ziele deiner Organisation – was du wirklich wissen musst. Wann war dein Event ein voller Erfolg? Welche KPIs musst du sammeln, um das intern und extern beantworten zu können? Und welche Daten brauchen deine Vertriebskollegen, damit sie die wertvollen Leads weiter verfolgen können? Welche Daten gehen zurück ins Marketing?

Reservier dir für diese Fragen in den kommenden Tagen und Wochen einen Zeitslot und finde die Antworten. Die nächsten Events werden davon profitieren – versprochen.

Analysiere den IST-Zustand

Schau dir außerdem einmal genauer deine Event-Planungs-Prozesse an. Wie strukturiert sind diese und wie viel manuelle Arbeit steckt da (noch) drin?

Generell lässt sich sagen: Je manueller und zufallsgetriebener diese sind, desto zeit- und ressourcenaufwändiger ist dein Event-Management. In Zeiten von knappen Ressourcen und Fachkräftemangel, freuen sich deine Vorgesetzten sicherlich, wenn du hier Einsparpotenzial entdeckst und nutzt.

3) Wie viele Excellisten benutzt du noch?

Eines vorneweg: Excel hat durchaus seine Berechtigung. Sowohl für die Kalkulation als auch für die Speicherung von Daten in übersichtlicher Form. Für kleinere Seminare und Veranstaltungen reicht vermutlich auch eine Excelliste aus. Doch wird dein Event komplexer und verwaltest du mehr Teilnehmer, brauchst du eine digitale Lösung für die Teilnehmerregistrierung und damit dein komplettes Teilnehmermanagement.

Auch die anderen Aufgaben der Eventplanung lassen sich deutlich effizienter mit digitalen Lösungen erledigen. Nutze diese beispielsweise für:

• die Location-Recherche und Einkauf,
• das Speaker-Management,
• die Verwaltung sämtlicher Aufgaben und Dateien rund um deine Aussteller und Sponsoren,
• das kollaborative Planen aller Event-Aufgaben.

Klassische Projektmanagement-Tools wie asana, Wrike und Co. helfen dir, aus der E-Mail-Flut herauszukommen. Nutzt du die dort einrichtbaren Workflows, kannst du dir Hunderte von E-Mails an alle Kollegen und externen Partner sparen. Dank der Arbeit an einem gemeinsamen Dokument, das immer auf dem aktuellen Stand ist, und der automatisierten Informationsflüsse, bist du viel schneller. Und alle Beteiligten haben stets den Überblick.

4) Ist dein Teilnehmer-Management-Tool mit deinem CRM verbunden?

Oder musst du die Daten der Event-Teilnehmer noch über Imports und Exports in euer CRM-System übertragen? Das ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Besser wäre es, wenn du auf Schnittstellen setzt oder auf Tools, die möglichst viele Prozesse abdecken können. Je weniger Tools, die über Schnittstellen verbunden werden müssen, desto weniger fehleranfällig ist das System. Falsche oder doppelte Daten gehören so der Vergangenheit an.

Darüber freuen sich auch deine Kollegen aus dem Vertrieb. Denn korrekte und schnell übertragene Leads sind Gold wert.