5 Tipps, wie du deine Events 2023 trotz Personalmangel stemmst

Personalmangel ist in vielen Branchen ein Problem. In der Eventbranche wird’s immer größer. Ursachen dafür gibt es viele: Die Arbeitsbedingungen in der Eventbranche, die Unsicherheiten verursacht durch die Pandemie und die Energiekrise – und natürlich auch durch den demografischen Wandel. Und wir stehen dabei erst am Anfang der stetig steigenden Fachkräftelücke. Diese liegt 2022 „erst“ bei circa 2 Millionen Erwerbstätigen und wird sich bis 2030 schätzungsweise auf 3 Millionen Vollzeitstellen erhöhen. Mit anderen Worten: Das Problem geht nicht weg, es wird sogar noch größer. Besser, du wappnest dich gleich und stellst dich auf immer weniger Personal ein. Wie dir das gelingt, erfährst du in diesem Beitrag.

1. Plane langfristig

In einer Zeit, die sich immer schneller dreht, sollst du langfristig planen? Auch, wenn du gar nicht weißt, ob du morgen ein Präsenz-, Hybrid- oder Online-Event durchführen kannst? Oder ob noch genug Strom und Wärme für deine Events verfügbar ist – und zu welchen Preisen? Das mag paradox klingen, doch in einer Zeit, in der gefühlt alles knapp ist, musst du langfristig planen. Nur so sicherst du dir die Kapazitäten deiner Dienstleister wie Location oder AV-Techniker und nur so, kannst du und können diese das benötigte Personal rechtzeitig einplanen oder einkaufen.

Darüber hinaus wird es dir auch leichter fallen, deine Wunsch-Referenten und deine Zielgruppe für das Event zu akquirieren. Denn zeitgleich zu den gestiegenen Kosten und den knappen Ressourcen gibt es immer mehr Event-Angebote. Die Konkurrenz ist riesig – schon allein durch die unzähligen kostenfreien Webinare und Online-Events, an denen man ganz bequem von Zuhause aus teilnehmen kann.

2. Fokus, Fokus und nochmal Fokus

Wenn du an 100 Aufgaben gleichzeitig arbeitest, kannst du am Ende eines Monats oder Jahres bei jeder Aufgabe um 1/100 vorangekommen sein. So erreichst du kaum Ergebnisse – egal bei welcher Tätigkeit, egal für welches Ziel. Konzentrierst du dich dagegen auf eine oder wenige Aufgaben, ist der Fortschritt deutlich größer.

Die Kunst liegt darin, dass du in deinem Team, in deinem Unternehmen, mit allen anderen zusammen dich auf wenige, wichtige Aufgaben – abgeleitet aus den Zielen – konzentrierst. Sei dir dessen bewusst und fordere dies aktiv ein – von deinem Vorgesetzten oder von deinen Mitarbeitern.

3. Arbeite konzentriert – am besten unternehmensweit

In unserer heutigen Zeit lauert überall Ablenkung – durch Social Media, eintreffende E-Mails, eingehende Teams-Calls, Slack-Nachrichten, den Blick aufs Smartphone und vieles mehr.

Wusstest du, dass

• „Allein 58 Milliarden Euro gehen pro Jahr verloren, weil Beschäftigte in wissensintensiven Berufen dauernd in ihrem Arbeitsablauf unterbrochen werden. Das ist fast so viel, wie Siemens im Jahr 2021 umgesetzt hat, ein Konzern mit weltweit 303 000 Mitarbeitern.“ Quelle: Brandeins – neue Arbeit, alte Strukturen
• „Alle vier Minuten werden Menschen in wissensintensiven Berufen im Schnitt bei der Arbeit unterbrochen. Anderthalb Tage pro Woche verbringen sie in Meetings, mindestens zweimal pro Stunde versuchen sie Multitasking.“ Quelle: Brandeins – neue Arbeit, alte Strukturen

Wer so wenig konzentriert und fokussiert an den wichtigen Dingen arbeitet, schafft kaum etwas. Die Rüstzeiten, die Zeit, in der du dich in ein neues Thema eindenken und einarbeiten musst, sind enorm hoch. Wer so unterbrochen wird, braucht für eine Aufgabe 15 bis 24 Prozent mehr Zeit. Quelle: Brandeins – neue Arbeit, alte Strukturen

Andere Experten gehen sogar von noch deutlich höheren „Switching Costs“ aus.

Darüber hinaus generierst du erst dann, wenn du dich richtig konzentrieren kannst, Inhalte, die Mehrwert generieren. Die neue Marketing-Strategie, das Sponsoring-Konzept für den nächsten Kongress, das neue Event-Konzept, die Neuausrichtung der bisherigen Messe, all das machst du nicht mal so nebenbei. Dafür musst du dich richtig tief eingraben können und auch die Zeit dafür haben. Plane daher in deinen Arbeitsalltag Zeiten von „Quality Work“ oder „Deep Work“ ein.

4. Digitalisiere, was du digitalisieren kannst und spare so Personal ein

Nicht alles lässt sich digitalisieren. Aber wenn du das, was du digitalisieren kannst, so automatisierst, dass du wertvolle (Zeit-)Ressourcen sparst, kannst du das verbleibende Personal effizienter einsetzen. Sind da Arbeitsplätze in Gefahr? Rationalisierst du deinen eigenen Job, sodass du nicht mehr gebraucht wirst? Vermutlich nicht! Denn wir haben einen Fachkräftemangel und eben kein Überangebot an Arbeitskräften wie Anfang der 2000er. Außerdem muss irgendjemand diese Tools und Prozesse auch aufsetzen und monitoren. Wie wäre es, wenn du das bist? Oder dein Team?

Was du schon heute ziemlich automatisiert ablaufen lassen kannst:

• Teilnehmer-Management inklusive aller Einlade- und Anmeldeprozesse rund um Events
• Speaker-Management inklusive der benötigten Unterlagen, Texte, Technik-Checks und mehr
• Aussteller-Management inklusive live Durchbuchen von Wunschständen, Standpersonal und zusätzlichen Tickets für eingeladene Gäste
• Termin-Management mit Online-Terminplanern wie von Hubspot oder Calendly
• Venue-Sourcing inklusive Recherche, RFP und Management der eingekauften Räume und Zimmer
• Marketing Automation inklusive Lead-Scoring und Nurturing bzw. Weitergabe der Leads an Sales
• und vieles mehr

5. Setze digitale Tools gezielt und fokussiert ein

Wie viele digitale Tools gibt es bei euch? Nutzt ihr die wirklich gezielt oder sind es im Laufe der Zeit einfach immer mehr geworden?

Die Einführung von Slack oder MS Teams allein führt nicht automatisch zu einer besseren Kommunikation im Unternehmen. Viel mehr müsst ihr die Tools zielgerichtet einsetzen. Dazu gehört auch, dass ihr euch darauf einigt, wann Slack oder Teams genutzt wird und wann die Kommunikation über E-Mails oder über digitale Projektmanagement-Tools wie Monday, Wrike oder Trello laufen soll. Zudem solltet ihr auch den Mut haben, Dinge wegzulassen. Wenn Slack der interne Kommunikationskanal ist, dann gibt es eben keine internen E-Mails, keine WhatsApp-Nachrichten, keine Spontan-Anrufe oder Videocalls über Teams mehr. Denn wer kann schon all diese Kanäle im Blick behalten? Wie du in den Punkten 2 und 3 gesehen hast, schadet so eine zerstreute Arbeitsweise dir und deinem Team bzw. Unternehmen enorm.

Auch bei Events solltest du digitale Tools gezielt und möglichst zentralisiert einsetzen. Die Einführung von Cvent für deine Teilnehmerregistrierung allein macht dein Event-Management nicht unbedingt besser. Wichtig ist, dass du es richtig einführst und passend zu euren Events, Event-Prozessen und zur bestehenden IT-Landschaft aufsetzt. Genau daran scheitern viele Einsteiger, die sich an digitalen Tools versuchen. Nimm dir daher am besten einen Experten zur Seite und lass dich bei solch wichtigen IT-Einführungen begleiten. Vor allem dann, wenn du viele und komplexe Events organisierst. Übrigens ist das eine unserer Kernkompetenzen. Wende dich gern an uns, wenn du dabei Unterstützung brauchst.

Fazit

Der Personalmangel in der Eventbranche verschwindet nicht. Im Gegenteil, er verstärkt sich in den kommenden Jahren enorm. Willst du trotzdem erfolgreich Events planen und umsetzen, brauchst du eine neue, effiziente Arbeitsweise. Dazu gehören Fokus, langfristige Planungen, Zeit für „Quality Work“ und gut aufgesetzte und integrierte digitale Lösungen.