LICENSA DIGITAL 2021 – SoftwareONE Deutschland GmbH

„Wir sind rundum zufrieden mit unserer digitalen LICENSA und dem Team von Event-Tech-Partner sehr dankbar, dass sie uns jederzeit unterstützt haben und stets ansprechbar waren. Ein sehr gelungener Tag“ resümiert Katrin Menz, Teamleader Eventmarketing & Expertise Hubs DACH Marketing von der SoftwareONE Deutschland GmbH. Was ihre Online-Veranstaltung ausmachte und was sie anderen Eventplanern aus heutiger Sicht mit auf den Weg geben möchte, erfährst du in diesem Bericht.

Das Ziel der LICENSA DIGITAL 2021​

SoftwareONE wollte die bisher klassische Präsenzveranstaltung LICENSA in ein inhaltlich spannendes und zugleich interaktives Online-Format verwandeln. Das seit 2015 stattfindende Branding-Event wurde 2020 kurzfristig in ein klassisches Webinar übertragen. In diesem Jahr hingegen war der Anspruch höher und der Planungszeitraum länger – beides gute Voraussetzungen für die erste LICENSA DIGITAL 2021. „Wir wollten dieses Mal mehr Fachinhalt und mehr Interaktionen bieten und das lässt sich in einem Webinar einfach nicht umsetzen.“

Darüber hinaus wollte SoftwareONE mit dem eigenen Event die Beziehung zu bestehenden Kunden pflegen sowie Neukunden gewinnen sowie Awareness schaffen für das Portfolio, das Service-Angebot und das Know-how der Experten von SoftwareONE. Von der Event-Plattform wünschten sie sich eine klare, einfach strukturierte Event-Plattform, die gute Networking- und Interaktionsmöglichkeiten bietet, Feedback- und Engagement-Auswertungsmöglichkeiten, sich leicht bedienen lässt und niemanden überfordert und zugleich mehrere Sessiontracks ermöglicht. All das haben sie erreicht – mit einem engagierten Team, der Event-Plattform von Hubilo und Event-Tech-Partner.

Das Eventkonzept der LICENSA DIGITAL 2021​

„Wir hatten weder den Anspruch noch die Idee, die LICENSA 1:1 ins Internet zu übertragen“ so Katrin Menz aus dem Veranstalterteam. „Trotzdem konnten wir unsere 17 Themen-Workshops konzentriert an einem Tag in das Programm integrieren. Gelungen ist uns das durch kurze, knackige Vorträge und parallele Sessions statt eines einzigen frontalen Livestreams.“

Außerdem setzte SoftwareONE auf das Networking und machte dafür den Login für die Teilnehmer bereits eine Woche vor dem Event möglich und plante Networking-Slots in den Programmablauf ein.

Post-Event auf der Event-Plattform versus der eigenen Website

Die Plattform Hubilo macht es einfach, alle Vorträge auch on-demand anzubieten. Allerdings hat sich SoftwareONE bewusst dagegen entschieden, da sie die Teilnehmer nach dem Event auf ihre eigene Website – ausgestattet mit Tracking-Features und angebunden an eine Marketing Automation Plattform – leiten wollten. „Wir wollten, dass unsere Kunden zu uns kommen und nicht auf eine separate Event-Plattform“ begründet Katrin Menz die Entscheidung von SoftwareONE.

Insgesamt sind wir so glücklich und zufrieden, dass wir bereits unser zweites Event auf der Event-Plattform Hubilo durchgeführt haben – und das Dritte bereits für November in Vorbereitung ist.

Die Arbeit für den Vertrieb beginnt nach dem Online-Event

Auch bei der LICENSA DIGITAL 2021 zeigt sich, was andere Eventplaner und Vertriebler gerade erfahren und als Tipp an andere Planer weitergeben: „Die Arbeit für den Vertrieb beginnt nach dem Online-Event“ resümiert auch Katrin Menz. Sie verweist darauf, dass der persönliche Austausch vor Ort natürlich intensiver sei als jedes Online-Gespräch oder jeder TextChat. Allerdings böten diese ersten Begegnungen eine gute Grundlage für weitere Gespräche – telefonisch, per Videocall oder persönlich.

Besonders wertvoll war für SoftwareONE die in der Plattform für alle einsehbare Teilnehmerliste. „So kann man als Vertriebler wirklich hervorragend eine Verbindung zu anderen Personen herstellen.“ Denn die angemeldeten Teilnehmer haben von sich aus kaum separate Termine für 1:1 Videocalls angenommen. „Diese Gespräche finden nach dem Online-Event statt. Schließlich will der Teilnehmer Content hören und sehen am Tag des digitalen Events.“

Ihr Tipp: Als Unternehmen oder Aussteller kommt man nur über einen Vortrag weiter, ähnlich wie in der analogen Welt. D.h. Brandawareness lässt sich hervorragend umsetzen – echte 1:1 Fachgespräche mit den Spezialisten sind jedoch eher die Seltenheit. Doch genau das ist die Kunst der Nacharbeit. Das ist der Job des Vertriebsteams. Schließlich können diese auch genau verfolgen, wer am virtuellen Stand war und diesen nach dem Event kontaktieren.

Hubilo – die Plattform für die LICENSA DIGITAL 2021​

SoftwareONE entschied sich für die Event-Plattform Hubilo und für den Full-Service-Anbieter Event-Tech-Partner aus mehreren Gründen.

„Andere Event-Plattformen erschienen uns einfach sehr komplex und das hätte für uns schlichtweg zu lange gedauert, alle GDPR-Regelungen und Vertragsverhandlungen sowie die Einarbeitung in das Backend des Tools“ blickt Katrin Menz zurück. Daher setzte sie auf die Event-Plattform Hubilo und nutzte ergänzend die eigenen bestehenden IT-Lösungen sowie die Import-Export-Variante für den Datenabgleich.

Die Plattform Hubilo bot aus Sicht von SoftwareONE folgende Vorteile:

• gute Networking- und Interaktionsmöglichkeiten
• d.h. Meetingmanagement, interaktive Round Tables mit definierter Anzahl von Plätzen, Breakout-Rooms für moderierte Diskussionsrunden, Q&A und Polls bei den Sessions,
• Feedbackmöglichkeit nach den Sessions, Chatfunktion, Ausstellerbereiche
• übersichtliche Darstellung von Informationen, einfaches Handling für Teilnehmer
• gute Darstellungsmöglichkeiten der Agenda
• Auswahl- und Anmeldemöglichkeit bei parallel laufenden Sessions
• Individualisierung des Brandings: Hintergrund und Schriftfarbe, Menüleiste mit Icons und Bezeichnungen, Keyvisual im Header
• Deutsche Sprache
• Erstellung einer personalisierten Agenda mit Kalendereintrag und Erinnerung je Teilnehmer
• Teilnehmerprofil kann angelegt und befüllt werden
• Gamification – Tracken der Aktivität des Teilnehmers, z.B. für Gewinnspiel
• Gute Auswertungsmöglichkeiten
• Durchführung der Sessions via Zoom
• Einfaches Handling des Backend
• Gutes Preis-Leistungsverhältnis der Plattform
• Event-Tech-Partner bot uns von Beginn an einen verlässlichen Service und eine gute Beratung
• Event-Tech-Partner stand während der gesamten Vertragsverhandlungen, der Planung, der Durchführung und Nachbereitung des Events immer als unkomplizierter, schneller und
• professioneller Partner an unserer Seite.

Das mussten sie aufgrund des Zeitvorlaufes außen vorlassen:

• Schnittstellen-Kompatibilität zu unseren eigenen Tools

Diese Funktionen der Event-Plattform Hubilo nutzte SoftareOne:

• Meetingmanagement-Funktion;
• interaktive Round Tables;
• Chats, Q&A und Polls bei den Sessions, Eventfeed, Ausstellerbereiche
• Darstellung der Referenten, Experten und Teilnehmer mit Bild und Infos
• Livestreaming der Vorträge via Zoom; parallel laufende Vorträge via Zoom
• Branding des Events auf der Plattform: Hintergrund und Schriftfarbe, Menüleiste mit Icons und Bezeichnungen, Keyvisual im Header, Banner
• Nutzung von Notifications
• Nutzung von Feedbackumfragen
• Analysemöglichkeiten

„Für uns war es wirklich eine rundum gelungene Event-Erfahrung. Das Backend ist sehr intuitiv und hat wirklich überschaubare Funktionalitäten. Als Eventplaner findet man sich schnell zurecht.“ ergänzt Frau Menz.

Für die LICENSA DIGITAL 2021 nutzte SoftwareONE neben dem Livestream, der Lobby, den Roundtables und vielem mehr auch die für alle registrierten Teilnehmer einsehbare Teilnehmerliste. Diese war gerade für das Vertriebsteam eine hervorragende Funktion – für die Suche von Teilnehmern sowie die gezielte Ansprache von Bestandskunden oder Leads. Übrigens ist das eine Funktion, die wir bisher über die abgeholten oder noch da liegenden Namensschilder am Check-In auf Präsenzevents genutzt haben.“

Wichtiger Praxistipp in Sachen DSGVO: Der Teilnehmer muss selbst bestimmen können, ob er in der Teilnehmerliste sichtbar sein wird oder nicht. Wer das im Vorfeld vergessen hat, muss sich spätestens beim Betreten der Event-Plattform die die Legitimation der Sichtbarkeit seiner Teilnehmer einholen.

Diese Bedenken stellten sich als unbegründet heraus

Sorgen bereitete SoftwareONE die Darstellung der Agenda. Würde sich wirklich jeder zurechtfinden?
Allerdings stellte sich diese Sorge erfreulicherweise als unbedenklich heraus. Die Darstellung war – spätestens beim LIVE-Termin – klar, gut strukturiert und wirklich sehr einfach. Teilnehmern und SoftwareONE-Mitarbeiter fiel es leicht, sich auf der Eventseite zu orientieren und an den Vorträgen teilzunehmen und diese nicht zu verpassen

Die Plattform lief am Tag des Events einwandfrei. Lediglich einige Teilnehmer hatten technische Schwierigkeiten bei den Roundtables. „Bei den virtuellen Tischen wussten wir nicht so recht, was uns erwartet, da diese erst am jeweiligen Eventtag sichtbar werden. Das hatte uns irritiert. Am LIVE-Tag funktionierte die Darstellung. Allerdings hatten einige User durchaus Einwahlprobleme – durch nicht beeinflussbare Sicherheitseinstellungen auf deren Seite. Daher ist dieses Feature für uns nicht immer optimal gewesen.“

Außerdem stellte sich heraus, dass das genutzte Videokonferenz-Tool jitsi leider nicht bei Allen reibungslos unterstützt wird. Selbst nach einem Browserwechsel oder Proxy-Umstellungen funktionierte das nicht einwandfrei. Grundsätzlich muss für die Anwendung das Zulassen von der Verwendung von Mikrofon und Kamera bestätigt werden. Das sollte man als Planer wissen, berücksichtigen und an andere Akteure kommunizieren bzw. in einem Technikcheck vorab prüfen.

Menzes Praxistipp an andere Planer: Testet alle integrierten Tools vorab einmal intern – auch die Videokonferenz-Lösung. Wer dann noch Zeit hat, sollte auf kurz und bündige Erklärvideos setzen. Das hilft vielen Teilnehmern und Referenten beim Umgang mit den eingesetzten Tools.

Tipps für andere Eventplaner

„Technikchecks im Vorfeld sind enorm wichtig. Auch wenn viele von uns fast schon Profis sind, ein bisschen mehr Zeit sollte man sich als Planer für das Briefing aller Akteure nehmen.“ Außerdem rät das Team von SoftwareONE jedem Eventplaner, sich ein wenig mehr Zeit für die gesamte Planung zu nehmen, damit nicht immer alles schnell umgesetzt werden muss. Ein Online-Event ist ein vollständiges Event und so aufwändig wie ein Präsenzevent. Es hat nur eine andere Ressourcenverteilung.

„Am besten ist es, wenn man das Geplante und Erarbeitete auch mal einen Tag liegen lassen kann, um am nächsten Tag mit frischem Auge drauf schauen zu können“ ergänzt Katrin Menz.

Außerdem rät sie anderen Planern dazu, die virtuellen Tische besser in das eigene Eventkonzept und damit in die Eventagenda zu integrieren. Rein zufällig geschieht hier wenig. Teilnehmer müssen aktiv dazu gebracht werden, sich in diesen virtuellen Tischen einzubringen und auszutauschen. Hier sollte der eigene Vertrieb zusätzlich tätig werden und die Teilnehmer in die Gesprächsrunden aktiv einladen. Darüber hinaus sind eher kleinere Videoräume für virtuelle Tische geeignet. „Viel größer als ein virtueller Tisch für vier bis sechs Personen müsste der Kennlernraum gar nicht sein.“

Bestätigt sieht sich Katrin Menz in der Wahl der Event-Plattform und betont, dass alle internen Referenten hervorragend mit der Plattform Hubilo umgehen konnten und dazu auch richtig Lust hatten. Es sollte den Referenten ein technischer Betreuer zur Verfügung stehen während des Streamings der Vorträge. Wichtig war darüber hinaus, der Moderator. Bei jedem Vortrag war ein Moderator dabei und hat aktiv sowie im Dialog mit dem Fachspezialisten durch die jeweilige Session geführt. Besonders hilfreich ist hierbei ein Moderator, der inhaltlich mitdiskutieren kann.

Zudem rät sie vor der Durchführung des Events gemeinsam mit dem Fachspezialisten, dem Moderator und dem technischen Betreuer vor ab alle technischen Funktionen zu testen.  Zum Beispiel Zoom, Roundtables, weitere Videoräume. Außerdem solltest Du allen ein Leitfaden für bestes Gelingen bei der Durchführung an die Hand geben.

Ebenso solltest Du alle Datenschutzbedingungen vorab genau klären:

• Speicherung der Daten,
• Einverständniserklärung der Teilnehmer,
• Sichtbarkeit der Teilnehmerprofile,
• Einstellungen

Die Interaktionsmöglichkeiten außerhalb der Vorträge, z.B. Roundtables, Gamification, Eventfeed, solltest Du gut durchdacht auswählen. Das ist abhängig von der Eventausrichtung und dem Eventumfang, Eurem Ziel und anderen Faktoren. So erreichst Du, dass der Fokus auf die Vorträge nicht verloren geht und die Teilnehmer nicht überfrachtet werden.

Das Resümee

Die angebotenen Interaktionsmöglichkeiten wurden von den Teilnehmern nur teilweise genutzt. D.h. es gab eine hohe Nutzung der Chats während der Sessions für Q&A Runden, jedoch eine geringe Nutzung der Roundtables, des Eventfeed und der Ausstellerbereiche. Dadurch ist aus Sicht von SoftwareONE der Kontakt zum Kunden nicht mit dem bei einem Live-Event vergleichbar.

Generell hat die Transformation des ursprünglichen Live-Events in das neue digitale Format sehr gut funktioniert und wurde sowohl intern als auch von den Kunden sehr gut angenommen. Dabei hat SoftwareONE die gewünschte Anmelde- bzw. Teilnehmerzahl erreicht und das Feedback von Mitarbeitern und Kunden war sehr positiv. Gelobt wurde vor allem die Funktionalität der Plattform und die störungsfreie technische Durchführung, die gute Themenauswahl, die erfahrenen Referenten, die Agenda und Workshops zum individuellen Zusammenstellen. „Wir konnten definitiv unsere Themen gut bei den Kunden platzieren und unser Service-Portfolio darstellen. Wir haben den Sales- und Fachkollegen mit dem Online-Event eine gute Plattform für nachgelagerte Kundengespräche und Kundenprojekte bieten können. Eine recht gelungene Alternative.“ resümiert Katrin Menz.