Matchmaking mit Event-App – so machst Du Teilnehmer und Sponsoren glücklich

Je mehr Präsenzevents zurückkehren, desto wichtiger wird das Matchmaking auf diesen Events. Natürlich ist es auch auf virtuellen oder eben hybriden Veranstaltungen von Vorteil, wenn du die richtigen Personen miteinander zusammenbringst. Doch gerade bei Präsenzevents stellen wir fest, dass sich Eventplaner darum bemühen, die passenden Gesprächspartner zusammen zu bringen.

Das ist Matchmaking

Matchmaking ist ein Begriff, der ursprünglich aus dem Dating stammt und damit meint, die passenden Personen miteinander zu vernetzten – eben zu „matchen“. Genau dieses Prinzip findest du auch auf vielen Kooperationsbörsen, Recruitingevents, B2B-Veranstaltungen oder in Online-Portalen. Bei Veranstaltungen wird Matchmaking entweder über den Abgleich der zuvor eingegebenen Interessen der beteiligten Personen vorgenommen oder auf Basis deren Eventverhalten. Beispielsweise, weil Teilnehmer A ähnliche Sessions wie Teilnehmer B besucht hat.

Matchmaking über Interessensabgleich

Das ist besonders dann interessant, wenn Dein Eventprogramm sehr homogen ist. D.h. wenn sowieso alle Teilnehmer an den gleichen Sessions teilnehmen. Dann ist es besser, wenn Du im Anmeldeformular oder in der App oder der Event-Plattform die Interessen und Branchenzugehörigkeiten Deiner Teilnehmer abfragst. Auch bestimmte Kategorien oder Teilnehmergruppen können dafür interessant sein, z.B. Personaler und Jobsuchende oder Eventplaner und Dienstleister.

Matchmaking über Abgleich des Verhaltens

Ist Dein Eventprogramm sehr divers und hast du eine große Anzahl an Besuchern, kann es sinnvoll sein, die passenden Personen basierend auf deren Verhalten einander vorzuschlagen. Außerdem nimmt sich einfach nicht jeder Teilnehmer die Zeit, sein Profil auszufüllen und dann wird es mit dem Matchmaking schon wirklich schwierig.

Wünsche an das Matchmaking mit einer App auf einem Präsenzevent

Oft wird bei uns Matchmaking für ein Event vor Ort nachgefragt und genau deshalb wollen wir Dir diese Tipps mit auf den Weg geben. Häufig möchte der Eventplaner und Du ja vielleicht auch:

• eine einfach zu bedienende App – für Teilnehmer als auch für Administratoren im Backend
• Vernetzung der Teilnehmer und dadurch eine Erhöhung der Interaktionsrate
• durch ein Matchmaking soll eine sinnvolle Zusammenführung der Teilnehmer ermöglicht werden
• die Sichtbarkeit von Sponsoren soll ermöglicht werden, dabei sollen unterschiedliche Sponsorenpakete abbildbar sein
• ein Reporting für Dich als Veranstalter, damit Du Deine Veranstaltungen weiter entwickeln und den Erfolg konkret messen kannst

So oder ganz ähnlich lauten oft die Anforderungen unserer Kunden an Matchmaking durch eine App auf einem Präsenzevent. Genau das ist heutzutage möglich. Unter anderem mit der App von Hubilo.

Lesetipp: mehr über die Event-Plattform von Hubilo für virtuelle, hybride und Präsenzevents und Hubilo Deutschland 

So geht Matchmaking über eine App

Nun geht es darum, wie Du mit einer Event-App von Hubilo das Matchmaking auf Deinem Event tatsächlich umsetzen kannst. Natürlich gibt es dafür auch andere Lösungen, z.B. von Cvent. Gern beraten wir Dich, welche Lösung zu Deinem Event passen könnte.

Abgleich der Interessen über das Teilnehmerprofil

In diesem Beispiel mit der Hubilo-App zeigen wir Dir, wie Du das Matchmaking über den Abgleich der Interessen realisieren kannst. Das ist in wirklich wenigen Schritten erledigt und sieht so aus:

1. Vor Nutzung der App erstellt der Teilnehmer sein Profil.
2. Welche Angaben dieser tätigen soll, kannst Du als Eventplaner oder Marketingverantwortlicher zuvor einstellen.
3. Das Matchmaking erfolgt auf den Angaben zur Branche und zum Interesse.

Du kannst auch andere Angaben dort abfragen, zum Beispiel zur Berufserfahrung, zu Hobbys, zu Suche/Biete oder zum Mitgliedsstatus oder der Zugehörigkeit zu Abteilungen in Unternehmen oder Fachgruppen in Verbänden.

Die Matches anzeigen lassen

Die Hubilo-App löst die Anzeige der Matches über die Teilnehmerliste. Diese ist filterbar – nach Filterkategorien, die der Teilnehmer auswählen kann. Dabei kann er die Auswahl so kombinieren, dass er genau das findet, was er sucht. D.h. es ist sowohl eine Mehrfachauswahl als auch die Nutzung mehrerer Filter gleichzeitig möglich. Dadurch findet der Teilnehmer deines Events genau die Personen, die für ihn relevant sind und kann diese gezielt ansprechen. Gerade für Sponsoren und Aussteller, d.h. Standmitarbeiter, ist das eine sehr wertvolle Funktion.

Sponsoren ins Matchmaking integrieren

Apropos Sponsoren. Diese kannst Du ebenfalls in Deine Event-App und in das Matchmaking einbinden. Sie sind dann als Kategorie in die App integriert und dort einzeln aufrufbar. Dabei kannst Du die Sponsorenpakete nach verkauften Paketen unterscheiden, z.B. Goldpartner, Silberpartner und der Sponsor kann sich wie hier im Beispiel präsentieren. Alle dem Sponsor zugeordneten Teilnehmer, also Mitarbeiter, können die App als Veranstaltungsteilnehmer regulär nutzen. Das bedeutet, die Interaktion zwischen Sponsoren und Event-Besuchern erfolgt über die Teilnehmerprofile der einzelnen Mitarbeiter der Sponsoren. Schließlich werden Geschäfte zwischen Menschen gemacht und nicht zwischen Unternehmen oder mit Unternehmen.

Interaktion zwischen den Teilnehmern

Hast Du das Matchmaking in die Event-App von Hubilo integriert, ist die Interaktion Deiner Teilnehmer untereinander ganz einfach. Zuerst wählt ein Teilnehmer das Profil eines anderen – interessanten – Event-Teilnehmers aus.  Nun kann er:

• einen Textchat beginnen
• der anderen Person eine Notiz hinzufügen – dabei ist diese nicht für den Profilinhaber sichtbar, sondern dient als interne Notiz
• einen Bookmark setzen
  Dadurch stellt sich Dein Teilnehmer eine individuelle Liste spannender Gesprächsteilnehmer zusammen.
• eine Terminvereinbarung anfragen
  Zuvor kann jeder Teilnehmer Terminslots freischalten, die dann von anderen Teilnehmern angefragt werden können.

Interaktion während der Sessions

Der Vollständigkeithalber wollen wir Dir auch noch zeigen, wie Du mit der Hubilo-App die Interaktion während der Sessions vor Ort erreichst.

Dafür öffnen Deine Teilnehmer die Sessions in der Event-App von Hubilo und sehen sofort diese vier interaktive Funktionen:

• Session-Chat
  Der Session-Chat ist für Deine Teilnehmer der erste und einfache Einstieg in die Interaktion mit dem Referenten oder untereinander. Kurble die Gespräche an, in dem Du Deine Referenten bittest, aktiv Fragen ans Publikum zu stellen. Außerdem kann jemand aus Deinem Event-Team den Session-Chat mit Smalltalk Fragen ins Laufen bringen. Sobald echte Gespräche untereinander entstehen, ist das der Moment, in dem die Teilnehmer den Kontakt zu einem konkreten Gesprächspartner suchen.
• Teilnehmende innerhalb der Session anzeigen
  Genau für solche konkreten Gespräche ist es gut, wenn Deine Teilnehmer sehen, wer noch in der Session dabei ist. Das ist bei Hubilo in der Liste der Teilnehmer in jeder Session einsehbar. Du hast Bedenken, dass Deine Teilnehmer das kritisch sehen? Dann schalte diese Funktion einfach ab. Aber Achtung, alles was Du abschaltest, geht zu Lasten der Interaktion.
• Live-Umfragen = Polls
  Binde Dein Publikum ein. Auch diejenigen, die vor Ort sind, können über die App ihre Meinungen und Antworten abgeben. Der Vorteil: Auch introvertierte Teilnehmer beteiligen sich so an den Vorträgen und Diskussionen. Außerdem sind die Meinungen so für alle sichtbar – auch für das Online-Publikum, solltest Du ein hybrides Event organisieren.
• Q&A-Funktion mit Upvotefunktion
  Wohl eine der beliebtesten Funktion in allen Apps und auf allen Event-Plattformen: Die Q&A-Funktion für die Frage-Antwort-Runden. Auch hier können sich alle aktiv einbringen. Auch die Introvertierten. Und den Extrovertierten nimmst Du mit solch einer Funktion ein wenig Selbst-Präsentationszeit. 😉

Reporting – macht das Matchmaking und das gesamte Event messbar und besser

Das Reporting dient vor allem dazu, dass Du Dein Event messbar und anschließend stetig besser machst. Bauchgefühle und Vermutungen waren gestern, heute kannst Du Dich auf Daten stützen.

Dafür kannst Du zum Beispiel Dein Publikum bitten, Deinen Feedbackbogen zur Veranstaltung auszufüllen. So erfährst Du ganz genau, was gut ankam und was nicht. Je präziser Deine Fragen, je knackiger der Feedbackbogen formuliert ist und je unmittelbarer zum Event Du Deine Umfrage durchführst, desto besser sind die Ergebnisse.

Darüber hinaus erhältst Du dank der Hubilo-App wertvolle Eventdaten, zum Beispiel:

• Engagement innerhalb der Plattform
  Wie viele TextChats haben Deine Teilnehmer verschickt und wie viele Notizen oder Markierungen haben sie sich dabei gemacht?
• Engagement mit den Sponsoren
  Du kannst ganz genau sehen, wie oft der Bereich der einzelnen Sponsoren besucht wurde und wie die Interaktion mit dem Sponsor aussah. Wie viele Nachrichten wurden verschickt und wie viele Visitenkarten geteilt. Oder wie viele Marketingmaterialien wurden heruntergeladen?
• Login Informationen
  Wie viele Deiner angemeldeten Teilnehmer haben sich wirklich eingeloggt und für wie lange? Wie hoch war also Deine No-Show-Rate?
• Anzahl versendeter Meetinganfragen
  Wie interaktiv war Dein Event? Und brauchst Du beim nächsten Mal vielleicht mehr Zeitslots für die Interaktionen der Teilnehmer untereinander oder mit den Sponsoren?

Fazit

Präsenzevents profitieren unheimlich von den zahlreichen Funktionen, die Event-Apps heutzutage bieten. Das Matchmaking gehört unbedingt dazu. So stellst Du sicher, dass sich vor Ort auch wirklich diejenigen treffen, die füreinander interessant sind. Das macht sowohl Deine Aussteller und Sponsoren als auch Deine Teilnehmer glücklich. Außerdem kurbelst Du mit den hier vorgestellten Features die Interaktion auf Deinem gesamten Event an. Das bedeutet, dass Deine Teilnehmer länger dabei bleiben und sich besser an Dein Event erinnern.

Du hast Fragen zur Hubilo-App oder möchtest mehr über Matchmaking mit unseren weiteren digitalen Lösungen, z.B. Cvent Appointments™ erfahren? Dann melde Dich am besten noch heute bei uns. Wir beraten Dich gern. Das Erstgespräch ist übrigens völlig unverbindlich und kostenfrei. Versprochen.

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