Simultandolmetschen bei der Online-Konferenz „Open FiBL Day“

Die Online-Konferenz „Open FiBL Day“ war das erste Online-Event, das von allen sechs Instituten der FiBL Gruppe – FiBL Europe (ansässig in Brüssel), FiBL Schweiz, FiBL Deutschland, FiBL Österreich, ÖMKi (ungarisches Forschungsinstitut für biologischen Landbau) und FiBL Frankreich – gemeinsam und komplett virtuell durchgeführt wurde. Das FiBL, Forschungsinstitut für biologischen Landbau, hatte dabei den Anspruch, die Diversität des FiBL widerzuspiegeln und Präsentationen in vier Arbeitssprachen zu ermöglichen. Die Sessions auf Deutsch, Französisch und Ungarisch wurden dabei simultan ins Englische übersetzt. Ein TOP-Service für Referent*innen und Teilnehmende sowie eine echte Herausforderung für die Organisation. „Letztendlich sind wir sehr glücklich mit dem Erfolg des Open FiBL Days“ resümiert Lisa Haller, Open FiBL Day Verantwortliche vom FiBL Europe

 

Die Besonderheiten der Online-Konferenz „Open FiBL Day“

Der „Open FiBL Day“ war in vielerlei Hinsicht eine echte Besonderheit und ein Novum für viele Beteiligte. Die Konferenz war das erste Event, das von allen sechs Instituten der FiBL-Gruppe aus sechs verschiedenen Ländern gemeinsam durchgeführt wurde. Darüber hinaus wurde es als reine Online-Konferenz realisiert und war sowohl in der Größe und der Reichweite als auch im Umfang vom Programm sehr anspruchsvoll.

 

Die unbekannte Größe – die Anzahl Teilnehmende der Online-Konferenz

Eine große Frage für die planenden Akteur*innen lautete häufig: Wie groß wird die Resonanz auf unsere Online-Konferenz wirklich sein? „Unsere Schätzungen schwankten zwischen 200 und 2.000 Teilnehmenden“ erinnert sich Lisa Haller. Letztendlich konnte das FiBL mehr als 1.700 Registrierungen verzeichnen – ein voller Erfolg.

 

Die kurzfristige Registrierungszeit

Circa einen Monat vor der Online-Konferenz konnten das FiBL- und Event-Tech-Partner-Team die Registrierung freischalten. Gemessen an klassischen Präsenz-Konferenzen ist dies ein relativ kurzer Zeitraum. Umso erfreulicher war die stetige Resonanz. Kontinuierlich trafen Anmeldungen ein, bis schließlich in der letzten Woche circa ein Drittel der Anmeldungen hinzukamen. Außerdem war es für die Teilnehmenden möglich, sich noch am Tag der Online-Konferenz selbst anzumelden. „Auch das wurde rege genutzt. Und generell haben wir das Gefühl, das Teilnehmende sich bei Online-Veranstaltungen auch noch kurzfristig zur Teilnahme entscheiden“ ergänzt Lisa Haller.

 

Die mehrsprachige Registrierungsseite

Allerdings hätte die Registrierung schon eher starten sollen. Dass dies nicht wie geplant gelang, hatte zwei Gründe: Die Planungszeit von circa drei bis vier Monaten war eher ambitioniert. Sowohl mit Blick auf die Registrierungen als auch mit Blick auf sämtliche Organisationsprozesse rund um die Online-Konferenz. Ein weiterer Aspekt war die Mehrsprachigkeit, die es auch schon im Anmeldetool geben sollte. „Eine Registrierung in vier Sprachen aufzusetzen ist letztendlich doch ein recht großer Planungs- und Abstimmungsaufwand. Die Zeit dafür sollten Eventplaner unbedingt einkalkulieren“ gibt Stefanie Leu, Event Managerin des FiBL Schweiz als Tipp mit auf den Weg.

 

Eine Veranstaltung in vier Sprachen – inklusive englischem Simultandolmetschen

Neben dem mehrsprachigen Registrierungsportal sollten auch die live stattfindenden Vorträge der Online-Konferenz in vier verschiedenen Sprachen verfügbar sein. Der Vorteil: Alle Mitarbeiter*innen des FiBL konnten ihre Input-Referate in der präferierten Sprache halten. Die Herausforderung dabei: Die technische Umsetzung.

 

Relativ einfach gelang die Übertragung der englischen Sprache. Diese lief über einen Livestream des eingebundenen Videokonferenztools. Dagegen wurden die anderen Sprachen live über die kollaborativen Sessions übertragen. So konnten die Teilnehmenden ihren bevorzugten Audiokanal wählen, d.h. Originalsprache oder Englische Simultanübersetzung. Für zukünftige Veranstaltungen ist es erstrebenswert eine technische Lösung zu finden, die nur einen Sessiontyp erfordert. Das wäre in der Handhabung sowohl für Teilnehmende als auch für das Organisations-Team einfacher.

 

Livestream versus Videokonferenz

Wer bereits Online-Konferenzen organisiert hat, kennt dieses Phänomen: Videokonferenzen sind deutlich interaktiver als klassische Livestreams. Schließlich sieht die referierende Person in einer Videokonferenz live, wie viele Teilnehmende dabei sind und kann eine gewisse Interaktivität zulassen, wie zum Beispiel, dass Teilnehmende mit Bild und Ton Fragen stellen können. Ein klassischer Livestream fühlt sich jedoch „wie eine Blackbox an“ resümiert Lisa Haller und hätte sich hier stellvertretend für die Referierenden mehr Feedback von bzw. Interaktionen mit den Teilnehmenden gewünscht.

 

FiBL nutzte den Virtual Attendee Hub und den Service von Event-Tech-Partner

Warum sich das FiBL für den „Virtual Attendee Hub“ von Cvent entschied? „Wir hatten schon Erfahrungen mit dem Registrierungstool von Cvent und kannten die Support-Leistungen von Event-Tech-Partner bereits“ blickt Stefanie Leu zurück. „Die Alternative, etwas Eigenes auf die Beine zu stellen, hätten wir in der Kürze der Zeit einfach nicht geschafft.“

 

Praxistipp des FiBL-Teams: Gerade bei (Event-)Projekten, bei denen vieles neu ist, muss die Kommunikation zwischen allen Beteiligten sehr gut organisiert sein. Sonst verlieren die Akteure sowohl Zeit als auch den Überblick. Das bekannte Ping-Pong zahlreicher E-Mails ist in solchen Fällen kontraproduktiv. Viel besser sind Kollaborationstools, die mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit ermöglichen. Dort können alle den Ein- und Überblick behalten – vor allem auch dann, wenn Dritte in das Projekt involviert sind. Wer also Events mit Dienstleistern und Subdienstleistern organisiert, für den empfiehlt sich eine kollaborative Kommunikationslösung.

 

Beispiele: Du engagierst einen Full-Service-Anbieter, der eine Event-Plattform eines Drittanbieters nutzt. Gemeinsam mit deinem Team, dem Team des Full-Service-Anbieters und dem Support der Plattform wollt ihr ein virtuelles oder hybrides Event organisieren. Dabei gibt es manchmal Fragen an die Plattform, z.B. aufgrund neuer Features oder neuer Anforderungen ans Event. Diese sollten nicht in der „Blackbox“ bleiben sondern für alle Beteiligten des Kernteams sichtbar werden.

 

Gleiches gilt für andere Event-Dienstleister, z.B. wenn eine Eventagentur oder ein Full-Service-Anbieter weitere Subdienstleister wie Hostessen-Agenturen, Audio-Video-Dienstleister, Security, Catering u.v.m. engagiert.

 

Hat das FiBL das Ziel seiner Online-Konferenz erreicht?

Diese Frage lässt sich klar bejahen. Das Ziel der Online-Konferenz war es, das FiBL in seiner Diversität zu präsentieren. Besucher*innen der Online-Konferenz sollten erfahren, woran Forscher*innen des FiBL arbeiten und welche Themen an welchen Standorten im Fokus stehen. Außerdem sollte die Kommunikation mit neuen und bestehenden Partnern gefördert werden. Darüber hinaus wurde auch das interne Ziel, den Austausch zwischen den sechs Instituten zu fördern, erreicht. Das gelang sowohl während der Online-Konferenz als auch durch die Abstimmungen und Planungen derselben im Vorfeld.

 

Was macht Simultandolmetschen bei einer Online-Konferenz so herausfordernd?

… und wie lässt es sich lösen?

Simultandolmetschen ist in vielerlei Hinsicht eine Herausforderung, allerdings auch ein enormer Mehrwert für Teilnehmende und Vortragende. Wünschenswert wären in Zukunft auch Konferenz-Tools, die eine Mehrsprachigkeit der Plattform erlauben, um dem immer internationalerem Publikum gerecht zu werden. Ein Trend, der sich wohl durch die Möglichkeiten von Online-Veranstaltungen noch weiter verstärken wird.

 

Die Vorbereitung der Dolmetscher*innen

Ein gutes Briefing für die Dolmetscher*innen ist das A und O eines gelungenen Simultandolmetschens. Dazu gehört auch, die rechtzeitige Vorbereitung der Unterlagen – vor allem dann, wenn das Vokabular wie bei der FiBL-Konferenz sehr fachspezifisch ist. In solchen Fällen brauchen Dolmetscher*innen eine bestimmte Vorlaufzeit und im besten Fall das Skript der Beiträge bzw. ein Glossar sowie die geplanten Präsentationen. Außerdem müssen Veranstaltungsplaner*innen die Vortragenden schulen, langsam und deutlich zu sprechen. Ebenfalls ist eine gute Tonqualität enorm wichtig. D.h. die Vortragenden sollten unbedingt mit einem guten Headset inklusive Mikrofon arbeiten und nicht über das eingebaute Mikro in ihrem Laptop sprechen.

 

Dolmetschen in eine Sprache klappt meistens – in vier ist es herausfordernd

Simultandolmetschen in lediglich eine einzige Sprache ist etwas, das die meisten Dienstleister, Plattformen und Videokonferenz-Lösungen recht gut umsetzen können. Eine echte Challenge ist es jedoch, gleich vier Sprachen live übertragen zu wollen. Die Eröffnungssession des Open FiBL Days mit vier live gesprochenen Sprachen war eine solche Herausforderung. „Allerdings“ so räumt Lisa Haller „funktioniert auch das sehr gut und ist am Ende des Tages kein so großer Mehraufwand. Kompliziert wird es häufig nur, weil es für viele Planer wie Dienstleister noch Neuland ist, allerdings das ändert sich ja derzeit.“

 

Was andere Planer*innen aus der Online-Konferenz des FiBL mitnehmen können

Plane wenn möglich eine ausreichende Vorlaufzeit ein. „Mehr Vorbereitungszeit, circa 6 bis 9 Monate, wären für den Open FiBL Day vermutlich eine gute Vorlaufzeit gewesen“ so Haller. Kürzer ist es natürlich möglich, das zeigt auch der Open FiBL Day, jedoch bleibt dann zu wenig Zeit, um das Event wirklich optimal aufzusetzen. Zeit für Abstimmungsrunden oder für Änderungen in der technischen Umsetzung geht dann schlichtweg verloren.

 

Außerdem empfiehlt sie die Abstimmung mit den Kerndienstleistern über ein Kollaborationstool statt über E-Mails.

 

Ein weiterer Punkt ist, dass sich Planer*innen genau überlegen sollten, welche Features sie für ihre Veranstaltung nutzen wollen. Teilweise erfordert es kreative Lösungen für individuelle Anpassungen. Diese müssen dann auch getestet werden, da sich Plattform-Tools teilweise nur schwerfällig konfigurieren lassen. Ein klarer Anforderungskatalog bzw. eine Checkliste mit zur Verfügung stehenden Features und Möglichkeiten von Seiten der Plattformanbieter kann dabei Planer*innen helfen.

 

Fazit

Die Online-Konferenz „Open FiBL Day“ war aufgrund der zahlreichen Neuheiten im Projekt eine Herausforderung für die beteiligten Organisator*innen – von der länderübergreifenden Abstimmung, über die erstmalige Durchführung einer virtuellen Konferenz bis hin zum Simultandolmetschen in gleich vier Sprachen. Allerdings gelang es dem FiBL Team gemeinsam mit Event-Tech-Partner all diese Herausforderungen zu meistern und bei der virtuellen Erstveranstaltung gleich 1.700 Teilnehmende anzuziehen.