So verbesserst du den ROI deiner Events

Willst du den ROI deiner Events verbessern, hast du im Prinzip zwei Möglichkeiten: Einnahmen rauf, Kosten runter. So einfach ist die Formel. In der Praxis ist das allerdings deutlich schwieriger. Doch gehst du es konsequent und zielgerichtet an, gibt es viele Tools und Tipps, mit denen auch du den ROI deiner Events verbesserst. Die wichtigsten stellen wir dir in diesem Blogbeitrag vor.

Wie du den ROI deiner Events grundsätzlich verbessern kannst

Wir haben es schon verraten. Die Formel, mit der du den ROI deiner Events verbesserst, ist im Prinzip ganz einfach. Du hast zwei große Stellschrauben, die sich aus der grundsätzlichen Berechnung des ROIs ableitet.

Für deine Events bedeutet dies also, dass du dir im Detail deine Einnahmen sowie auch deine Ausgaben – auch die internen – fürs Event anschauen solltest.

Kleiner Disclaimer: Wir verwenden in diesem Beitrag die Begriffe Einnahmen und Umsatz oder Ausgaben, Kosten, Investment etc. synonym und verzichten auf korrekten Unterscheidungen der BWL-Theorie.

Geringere Kosten verbessern den ROI deiner Events

Fangen wir mit dem Kostenblock an. Dieser muss sinken. Doch damit du weißt, welche Kosten sich wie entwickelt haben und welche vielleicht in Relation zu anderen Dingen oder zu anderen Zeiträumen zu hoch sind, musst du sie zunächst korrekt ermitteln. Erst dann kannst du sie zielgerichtet senken.

Schritt 1: Tracke die Kosten deiner Events

Werde dir darüber bewusst, welche Kosten dein Event verursacht – direkt und indirekt. Trage alle Kosten, die dein Event betreffen, in eine Budgetübersicht in einer Event-Software, wie z.B. der von Cvent, oder in die gute alte Exceltabelle ein. Nutze dabei ein Schema, das dir erlaubt, die direkten und indirekten Kosten vom Event zu trennen bzw. sauber sichtbar zu machen.

Wie detailliert du die indirekten Event-Kosten deinem Event zurechnest, hängt u.a. davon ab, wie groß die Summen absolut und relativ sind. Manchmal reicht eine grobe Verteilung schon aus.

Denk bei dieser Ermittlung auch an die Kosten, die man schnell einmal übersieht. Z.B. die Kosten, die dadurch verursacht werden, dass potenzielle Teilnehmer bei euch anrufen und Fragen zur Registrierung haben oder manuell umbuchen lassen wollen. Oder an die Kosten, die entstehen, wenn ihr in weniger effizienten Strukturen die Events organisiert.

Zwei Beispiele:

• Zu deinen Event-Meetings kommen einige Teilnehmer stets zu spät und das Meeting kann daher nicht pünktlich starten.
  Bei 15 Minuten Wartezeit pro Woche und 10 Teilnehmern je Meeting sind das bei 50 Wochen im Jahr 7.500 Minuten. Angenommen, ihr verkauft eure Leistungen zu einem externen Stundensatz von 100 Euro sind das insgesamt 12.500 Euro. Eine enorme Summe, die allein durch eine bessere Zusammenarbeit anders erwirtschaftet bzw. eingesetzt werden kann.
• Die Teilnehmer deines Events können sich zwar online anmelden, jedoch Umbuchungen nicht selbst vornehmen. Dafür müssen sie dich kontaktieren und du musst die Umbuchung vornehmen, sowie eine korrekte Gutschrift und neue Rechnung manuell ausstellen. Bei 3 E-Mails für den Umbuchungswunsch á 2 Minuten und beim Umbuchen, Rechnung stornieren, Rechnung neu ausstellen und korrekt an die Buchhaltung weiterleiten, verbrauchst du und dein Kollege in der Buchhaltung weitere 15 Minuten. Kleinigkeit, oder? Das sind 21 Minuten je Umbuchungsvorgang. Bei 2.000 Teilnehmern, von denen 10 % noch einen last-Minute-Änderungswunsch haben und einem externen Stundensatz von 100 Euro sind das 7.000 Euro nur für Umbuchungsarien. Smarter wäre es, wenn du hier auf ein digitales Teilnehmer-Management-System setzt, das die Umbuchungen und Folgeaktivitäten komplett outsourct.

Schritt 2: Senke die Kosten deiner Events

Du hast die Kosten deiner Events ermittelt? Hervorragend! Schau dir jetzt an, welche du sinnvollerweise reduzieren kannst. Reduziere sie so, dass die Qualität oder der Sinn deines Events nicht gefährdet ist.

Neben jeder einzelnen Budgetposition, die du dir ansehen und reduzieren kannst, liegt auch noch Potenzial in der Art und Weise, wie du etwas organisierst. Setze dabei beispielsweise auf:

• Langfristige Verhandlungen mit Locations und Dienstleistern.
  Nur dann hast du noch Auswahl zwischen verschiedenen Anbietern und dir bleibt überhaupt noch Zeit für Verhandlungen.
• Eine Verbesserung der Zusammenarbeit im Team.
  Die beiden Beispiele von oben sind beeindruckend, oder?
• Die Aufnahme von Online-Events in deinen Event-Mix.
  Neben einem Präsenz-Event als Highlight deines Eventjahres, kannst du auf viele, meist kostengünstigere, ergänzende Online-Events setzen und so den Kontakt zu deiner Zielgruppe bzw. Community pflegen.
• Reduziere Print.
  Nutze weniger Wegwerfartikel für Give-aways und Co. und setze auf mehr Online-Angebote. Z.B. Downloads in einer Event-App oder auf deiner Event-Website.
• Ermittle für die großen Budgetpositionen den konkreten Bedarf.
  Beispielsweise kannst du im Rahmen deiner Teilnehmerregistrierung sehr detailliert ermitteln, wer wann dabei ist und wie viel Catering oder Transfers du wirklich bestellen musst.

Außerdem liegen enorme Kostenspar-Potenziale in deinem generellen Event-Management.

8 Tipps für ein effizienteres Event-Management

1. Nutze ein Event-Management-System, das möglichst viele Bereiche deiner Event-Prozesslandschaft abdeckt und vermeide dadurch viel Aufwand im Datenmanagement und in der Beschaffung.
2. Achte darauf, dass du bei deinen Event-Tools möglichst viele Konfigurationen selbst vornehmen kannst und nicht auf externe Dienstleister für Sonderanpassungen angewiesen bist.
3. Spare viel Zeit, indem du möglichst viele Teile eines Events in deiner Event-Tech auf einen Knopfdruck kopieren und wiederverwenden kannst.
4. Nutze eine Venue-Sourcing-Plattform, an die möglichst viele Locations und Hotels in deinen Event-Regionen angebunden sind und den digitalen Angebotsprozess effizient unterstützen.
5. Setze eine Event-Management-Software ein, die tiefe Integrationen in Buchungssysteme bietet, flexibel verschiedene Regeln unterstützt
6. Übertrage die Aufgabe der Reisebuchung auf die Teilnehmer.
7. Digitalisiere und automatisiere das Referenten- und Aussteller-Management.
8. Baue auf ein flexibles und leistungsstarkes Reporting-System, das die gesamte Prozesskette abdeckt.

Diese Tipps stellen wir dir im Detail auch in unserem Webinar On-Demand: 7 Tricks, mit denen du in der Eventplanung richtig Zeit sparst vor.

Höhere Einnahmen verbessern den ROI deiner Events

Der zweite Hebel, mit dem du den ROI deiner Events verbessern kannst, sind die Einnahmen. Doch wie kurbelst du – zusätzlich zu dem, was du vermutlich schon sehr intensiv tust – den Umsatz an? Indem du nochmal ganz genau hinschaust, ob du wirklich diese Tipps beherzigst und in die Praxis umsetzt.

1. Finde den Schmerz deiner Zielgruppe

Es fängt wirklich mit den Basics an. Wofür interessieren sich deine (potenziellen) Teilnehmer wirklich? Genau dafür brauchen sie ein Angebot von dir – als Thema auf deinem Präsenz-Event, als Webinar, als Kurs – denk an alle Formate.

Veröffentlichst du hingegen nur irgendein Thema, das zur Branche oder zur allgemeinen Stimmung passt, kann es sein, dass du den Schmerz nicht triffst. Am schlimmsten: Ihr habt einen Produktlaunch und folgert daraus, dass dies im Mittelpunkt des Events stehen sollte. Viel besser: Ihr kennt den Schmerz, könnt ihn adressieren und habt mit eurem Produktlaunch auch gleich eine Lösung für den Schmerz.

2. Verkaufe frühzeitig und mit attraktiven Preisstaffeln

Nutze die Macht von Preissignalen und Rabatten. Aus gutem Grund sind Schlussverkäufe, Black Fridays, Sonderangebote und Rabattzeichen sehr erfolgreich. Viele Menschen reagieren darauf, auch wenn sie es eigentlich nicht wollten.

3. Schnüre bessere Pakete für Sponsoren

Binde deine Partner, Aussteller und Sponsoren wirklich in dein Event ein, statt sie auf den Finanzgeber zu reduzieren. Lass sie am besten, am Event bzw. Event-Teil mitwirken. Überlegt gemeinsam, wie sie sich einbringen können, statt einfach ein Logo auf irgendeiner Wand zu veröffentlichen. Welche Session können sie gestalten, welche Teilnehmerkreise können sie einladen? Können sie mit ihren Produkten und Services dein Event aufwerten?

4. Binde Aussteller und Referenten in dein Event-Marketing mit ein

Mach die Personen und Organisationen, die schon dabei sind, zu Multiplikatoren und statt sie mit attraktiven Werbebannern und Affiliate-Aktionen aus. Wer einen Teilnehmer bringt, erhält ein Cashback für sich selbst und der geworbene Teilnehmer einen vergünstigten Ticketpreis. Win-Win für beide Seiten.

5. Verbessere die Lead-Attribution von Events 

Nur wenn du weißt, welcher Teilnehmer oder auch welcher MQL bzw. SQL über welche Marketing-Aktivitäten kam, kannst du genau diese Aktivitäten optimieren. Dazu musst du die Software entlang der gesamten Prozesskette – von der Einladung bis zum „won deal“ oder bis zum gekauften Event-Ticket nachvollziehen können. Je mehr deshalb aus einer einzigen Event-Management-Software kommt, umso besser. Oder du sorgst für die entsprechenden Schnittstellen.

Fazit

Willst du den ROI deiner Events verbessern, musst du im Prinzip an den Einnahmen und an den Ausgaben „drehen“. Für beides gibt es zahlreiche Stellschrauben. Denke beim Senken der Kosten auch unbedingt an die versteckten „Eh-da-Kosten“, die durch interne Prozesse entstehen. Hier liegt oft viel Potenzial.