9 Tipps für teilnehmerorientierte Events dank Event-Tech

Sorgt Event-Tech dafür, dass deine Events wirklich teilnehmerorientiert sind? Jein! Zuerst musst du dir natürlich bewusst werden, was denn deine Teilnehmer wirklich wollen. Schon beim Herausfinden dieser Frage kann dir Event-Tech helfen – zum Beispiel die Reportings vom vorangegangenen Event oder auch die Auswertungen deiner Umfragen. Doch du kannst auch einfach potenzielle Teilnehmer in Gesprächen fragen, auf Social Media zuhören, Branchentrends aufmerksam verfolgen oder Expertentipps aus unseren Webinaren zurate ziehen.

 

teilnehmerorientierte Events dank Event-Tech
teilnehmerorientierte Events dank Event-Tech

 

1. Finde heraus, was deine Teilnehmer wirklich interessiert und begeistert

Wir haben es schon angedeutet: Zuerst solltest du herausfinden, was deine Teilnehmer wirklich interessiert und begeistert. Das findest du zum Beispiel heraus, indem du Umfragen und Feedbackbögen in deine Sessions oder in dein Gesamt-Event einbaust. Zahlreiche Voting- und Interaktionstools helfen dir dabei oder du nutzt die Funktionen, die bereits in einer Event-Plattform oder einer Event-App eingebaut sind.

Neben den explizit gestellten Fragen zu deinem Event, solltest du dir auch die impliziten Fragen und Hinweise anschauen. Vielleicht beschwert sich bei dir niemand, dass die Agenda oder einzelne Programmpunkte schwer auffindbar sind, aber du erhältst dauernd Fragen dazu. Spätestens dann wird es Zeit, dass du dir diesen Aspekt genauer anschaust. Eine übersichtlichere Darstellung der Agenda, eine Merkliste oder eine Anzeige einer individuellen Eventagenda wären dann eine gute Idee.

Vielleicht wollen deine Teilnehmer aber auch einfach „nur“ ein Rundum-Sorglos-Paket vor Ort genießen? Dann versuche genau das zu realisieren.

 

teilnehmerorientiertes Event - dank Umfrage in Hubilo
teilnehmerorientiertes Event dank Umfrage in Hubilo

 

2. Lass deine Community das Programm mitbestimmen

Weißt du wirklich, welche Themen deinen Teilnehmern unter den Nägeln brennen? Vermutlich ahnst du es. Noch näher dran bist du, wenn du es wirklich erfragst und deine Community und damit deine Teilnehmer das Programm mitbestimmen lässt.

Das kannst du – wie unter Punkt 1 schon angedeutet – ganz klassisch mit einer Umfrage oder einem Feedbackbogen im Vorfeld ermitteln. Oder du nutzt es auch für die spontane Programmgestaltung während deines Events.

Hier sind 3 konkrete Ideen für dich:

  • Starte eine Umfrage weit im Voraus deines Events und frage dort konkret ab, welche Themen oder auch Speaker sich deine Teilnehmer wünschen. Du kannst natürlich auch nach besonders beliebten Eventformaten fragen. Soll es lieber eine Table Session, ein Ge(h)spräch oder ein World Café werden?
  • Kreiere bei einem Online-Event eine Umfrage, die die präferierten Themen für die nächste Session abfragt. Die am häufigsten genannten Themen werden in dem folgenden Programmslot in Breakout-Sessions besprochen und deren Ergebnisse am Ende dieser Session vor dem gesamten Publikum noch einmal zentral vorgestellt. Das eignet sich vor allem für Themen, die Diskussionsbedarf haben.
  • Organisiere ein World Café bei deinem nächsten Präsenz-Event und lass die Tischgastgeber die Ergebnisse der einzelnen Sessions vor dem Publikum kurz präsentieren. Lass nun über deine Event-App die Teilnehmer abstimmen, welches Thema sie in der nächsten World Café Runde oder einfach in „normalen“ Kleingruppen in separaten Räumen diskutieren wollen. Auch dieses Vorgehen eignet sich vor allem für Themen mit Diskussionspotenzial.

 

guest centric events - lass deine Teilnehmer mitbestimmen
Guest centric Events – lass deine Teilnehmer mitbestimmen

 

3. Biete alle Informationen an einer zentralen Stelle an – stets aktuell

Event-Informationen veralten schneller man schauen kann. Vermutlich kennst du das: Da hast du gerade erst auf deiner Event-Website die Programmänderung eingepflegt und intern an alle Beteiligten verteilt, da kommt auch schon die nächste rein. Willst du bei jedem Update eine E-Mail an deine Teilnehmer senden, kommst du nicht hinterher. Erst recht nicht, bei den kurzfristigen Änderungen wenige Tage vor oder gar auf dem Event. Außerdem lesen die meisten Teilnehmer ihre E-Mails während des Events gar nicht. Doch trotzdem kannst du alle Informationen an einer zentralen Stelle bündeln und stets aktuell halten – mit einer Event-App.

Alle Teilnehmer haben deine App in ihrer Hosentasche und du sendest einfach eine Push-Nachricht an alle, sobald sich etwas geändert hat. Oder wenn du auf bestimmte Highlights oder den Besuch der Ausstellerstände hinweisen willst. Schneller und aktueller geht’s nicht.

PS: Push-Nachrichten kannst du natürlich auch über eine Event-Plattform versenden, falls du ein Online-Event organisierst.

 

Push-Nachrichten dank Event-Tech | Cvent Attendee Hub
Push-Nachrichten dank Event-Tech | Cvent Attendee Hub

 

4. Biete eine individuelle Session-Planung und Übersicht an

Je mehr Sessions und begleitende Event-Aktivitäten deine Teilnehmer besuchen können, desto wichtiger ist eine schnell und leicht bedienbare Übersicht. Das kannst du mit verschiedenen Event-Tech-Lösungen umsetzen. Mit Merklisten auf deiner Event-Website oder auch mit der Funktion „füge diese Session zu meiner Agenda hinzu“. Der Vorteil dieser individuellen Event-Planung besteht auch darin, dass deine Teilnehmer nun weitere Terminanfragen, z.B. von anderen Teilnehmern, nicht mehr zu einer Zeit mit einer bereits gebuchten Eventsession annehmen können.

 

vollständige Agenda vs. individuelle Agenda dank Event-Tech
vollständige Agenda vs. individuelle Agenda dank Event-Tech

 

5. individuelle Reise- und Übernachtungsinfos dank Event-Tech

Ein Tipp für Präsenz-Events mit zahlreichen Teilnehmern, vielen Hotels, unterschiedlichsten Event-Locations und einem längeren, individuellen Reiseweg für jeden deiner Gäste: Pack all das in eine Event-App. So hat dein Teilnehmer wirklich ALLE Informationen, die sein Event betreffen, in der Hosentasche.

Du kannst die Reisebuchungen deiner Teilnehmer mit Cvent in die Event-App packen.

  • Füge dafür die Hotels zu deiner Veranstaltung hinzu.
  • Konfigurier deine Zimmer und Zimmerblöcke.
  • Sammle die Buchungsanfragen deiner Event-Gäste ein.
  • Gerade bei Team-Events: Lass sie die passenden Mitbewohner für das Zimmer finden.

Auch die Flugbuchungen kannst du mit Cvent an deine Teilnehmer outsourcen und in ihre persönliche Event-App packen.

  • Erleichtere die Buchung der Reisearrangements und eventueller Erstattungen, indem du dies in die Registrierung aufnimmst.
  • Erfasse die Flugpräferenzen der Teilnehmer und buche die Flugreisen in ihrem Namen.
  • Oder lass sie stattdessen ihre im Voraus gebuchten Reiserouten eingeben.
  • Alternativ erlaubst du ihnen, aus einem Kontingent von Flügen auszuwählen, die du bereits reserviert hast.

Klingt zu kompliziert? Ein großer Konzern hat kürzlich sein Teamevent mit 3.000 Mitarbeitenden über eine Event-App genau so mit uns realisiert und die Teilnehmer waren begeistert. Die Organisatoren übrigens ebenso, denn manuell ließe sich das niemals umsetzen. Hier ermöglicht Event-Tech ein teilnehmerorientiertes Erlebnis.

 

Alle Informationen in der Hosentasche - eine Event-App macht's möglich
Alle Informationen in der Hosentasche – eine Event-App macht’s möglich

 

Ebenso kannst du die Verpflegungswünsche abfragen oder Hotelinformationen hinterlegen.

alle Informationen in einer App
alle Informationen in einer App

 

6. Mach alle Buchungsvorgänge super easy

Je leichter es du deinen (potenziellen) Teilnehmern machst, umso besser. Dazu gehört auch, dass deine Anmeldeformulare nur so viel abfragen, wie wirklich nötig ist. Ja, auch wir wissen, dass die Kollegen aus Marketing und Sales gern möglichst viel abfragen. Doch das erhöht die Abbruchquote schon beim Anmelden für dein Event. Sammle diese Daten, lieber erst später ein oder verzichte ganz darauf. Die meisten Daten, die gesammelt werden, schaut sich kaum jemand an.

Außerdem sollte die Usability aller Formulare und Anmeldestrecken so hoch wie möglich sein. Lass auch mal einen Fremden deine Formulare testen und dir Feedback geben, wie einfach es wirklich war. Denke darüber hinaus auch an die Personen und Prozesse, die beim Umbuchen oder beim Stornieren entstehen. Kann dein Teilnehmer selbst umbuchen oder selbst stornieren, ist die Wahrscheinlichkeit für No-Shows oder falsch gebuchte Sessions, Übernachtungen, Sideevents etc. viel geringer. Obendrein erspart dir das viel Zeit bei der Umbucherei oder bei den Stornierungen.

 

In 3 Schritten umgebucht - mit der Teilnehmerregistrierung von Cvent
In nur 3 Schritten umgebucht – mit der Teilnehmerregistrierung von Cvent

 

6. Vernetze die Richtigen miteinander – dank Event-Tech

Lass Event-Tech dir dabei helfen, die Richtigen auf deinem Event miteinander ins Gespräch zu bringen. Hervorragend eignen sich dafür Matchmaking-Funktionen, die basierend auf gemeinsamen Interessen und anderen Merkmalen deiner Teilnehmer, die Personen vorschlägt, die besonders spannend sein könnten.

 

teilnehmerorientierte Events - Matchmaking macht es möglich
teilnehmerorientierte Events – Matchmaking macht es möglich

 

Ist dein Event dafür zu klein oder befürchtest du eine höhere Abbrecherquote durch das Einsammeln von zusätzlichen Angaben, kannst du im einfachsten Fall auch eine Teilnehmerliste anbieten. Mach diese in deiner Event-App oder auf deiner Event-Plattform sichtbar, durchsuchbar und filterbar. Beachte dabei die DSGVO-Grundsätze und hol dir die Einwilligung deiner Teilnehmer. Die Event-Plattform von Cvent überlässt es daher den Teilnehmern, ob sie sich in dem Event auf sichtbar schalten wollen oder ob sie als Teilnehmer weiterhin unsichtbar dabei sein wollen. So hat es jeder selbst in der Hand, ob er vernetzt und gefunden werden will, oder nicht.

 

7. Mach Networking einfach – auch bei der Terminvereinbarung

Deine Event-Teilnehmer haben sich über deine Event-App, über die Event-Plattform oder über die Teilnehmerliste gefunden? Dann biete ihnen doch eine Terminvereinbarung mit anderen an. Die Lösungen von Cvent können genau das – egal ob bei Online-, Onsite- oder Hybridevents.

Wie du siehst, kannst du die Terminvereinbarungen auch für deine Sponsoren und Aussteller anbieten:

Appointments mit Cvent

So einfach können deine Teilnehmer über eine Event-App Termine mit anderen Teilnehmern vereinbaren.

 

1:1 Termine auf Events dank "Appointments" mit Cvent
1:1 Termine auf Events dank „Appointments“ mit Cvent

 

Das Gute an solchen 1:1 Terminvereinbarungen: Sie sind fest im Kalender der beteiligten Personen eingetragen, die Beteiligten werden informiert und können zu dieser Zeit keinen anderen Termin eintragen – auch keine Session. So überschneidet sich für sie nichts und sie können ganz entspannt ihrer individuellen Session- und Eventagenda folgen.

 

Termine sind fest in der App des Teilnehmers eingetragen und damit für andere Aktivitäten blockiert
Termine sind fest in der App des Teilnehmers eingetragen und damit für andere Aktivitäten blockiert

 

8. Wecke den Spieltrieb und Wettbewerbsgeist

Menschen spielen gern. Auch wenn du meinst, dass deine Zielgruppe nicht so verspielt sei und auch, wenn du lieber möchtest, dass sie den Vorträgen auf deinem Event folgen, statt auf ihrem Smartphone oder im Browser zu spielen. Doch die Wahrheit ist diese: Biete ihnen lieber passenden Content an, auf den sie klicken können oder Personen, mit denen sie sich vernetzen können, statt sie zu Whatsapp oder anderen Ablenkungen zu senden. Schließlich ist die menschliche Aufmerksamkeitsspanne gering. Daher hält Interaktion deine Teilnehmer wach und Gamification führt dazu, dass sie genau die Aktionen ansteuern, für die sie Punkte erhalten, weil du diese zuvor festgelegt hast.

 

Gamification mit Cvent - auf Deutsch; auf Englisch - in der Event-App
Gamification mit Cvent – auf Deutsch; auf Englisch – in der Event-App

 

Übrigens: So kannst du auch das nachhaltige Verhalten deiner Teilnehmer aktiv fördern. Vergib einfach für klimafreundliches Handeln mehr Punkte als für andere Aktionen. Zum Beispiel:

  • Download einer Broschüre gibt mehr Punkte als das Abholen einer Eventtasche vor Ort
  • Reisebuchung für die Bahn gibt mehr Punkte in der App als andere Reisemittel
  • Beteiligung an CO₂-Ausgleichsprojekten erhalten wertvolle Punkte
  • Bestellung von vegetarischem oder veganen Menüs erhalten mehr Punkte als Mischkost-Bestellungen
  • und vieles mehr

Lesetipp: So hilft dir Event-Tech bei nachhaltigeren Events

 

Gamification mit dem Attendee Hub von Cvent | Event-Tech-Partner
Gamification mit dem Attendee Hub von Cvent

 

9. Individualisiere den Content deiner Follow-ups

Teilnehmer hinterlassen vor, während und nach Events wertvolle Daten durch ihre Registrierung und ihr Verhalten. Genau diese Daten kannst du nutzen und ihnen den Content bei Follow-ups oder bei Einladungen fürs Folgeevent anbieten, der sie wirklich interessiert. Wie das aussehen kann?

  • In deiner Teilnehmerregistrierung fragst du ab, an welchen Sessions dein Eventbesucher teilnehmen will. Mit diesem Wissen kannst du Folge-Content und Folgeevents passgenau anbieten.
  • Mit einem digitalen Check-in-System wie z.B. OnArrival von Cvent erfasst du vor Ort, wer wirklich in welcher Session war. Auch hier kannst du wieder genau den Content folgen lassen, der zur besuchten Session passt.
  • In den Session-Umfragen geben deine Teilnehmer wertvolle Auskünfte zu ihren Präferenzen, Vorwissen oder Nutzungsverhalten beispielsweise mit Blick auf deine Produkte. Nutze die Antworten und spiele Content basierend auf den Antworten aus.
  • Dank der Reportings siehst du, welcher Teilnehmer sich welchen Content in der Event-App oder auf der Event-Plattform besonders intensiv angeschaut hat. Nutze das Wissen und biete dazu Folge-Informationen oder Gespräche an.

All das ist zielgerichteter als eine Folge-E-Mail nach dem Gießkannenprinzip und mit der Botschaft „Such dir deine Aufzeichnungen, Folge-Sessions und ähnliches doch selbst heraus. Hier ist der Link zu allen Event-Dokumenten.“

 

So können Umfragen in deiner Event-App aussehen:

 

Umfragen in der Event-App
Umfragen in der Event-App

 

So können Evaluationen direkt in deiner Event-App aussehen:

 

Feedbackbögen direkt in der Event-App
Feedbackbögen direkt in der Event-App

 

Fazit

Setzt du Event-Tech zielgerichtet ein, kannst du dein Event auf ein ganz neues Erlebnis-Niveau für deine Teilnehmer heben. Sie können sich voll und ganz auf die Inhalte und das Networking konzentrieren, statt wichtige Informationen zu suchen, Programmänderungen plötzlich zur Kenntnis nehmen zu müssen oder hinterher zu erfahren, wen sie auf deinem Event noch hätten treffen können.

Live Demo

Schau dir die Event-Lösungen doch einmal live an. So erhältst du schnell ein Gefühl dafür, wie das auch bei deinen externen und internen Veranstaltungen aussehen könnte. Stell alle Fragen, die noch offengeblieben sind – egal ob zur Event-Software oder zu deinem teilnehmerorientierten Event-Konzept.