Diese Tools unterstützen Dich bei digitalen Events

Durch die Corona Pandemie werden aktuell viele Fachmessen, Kundenevents und interne Meetings abgesagt. Die komplette Veranstaltungsszene befindet sich in einer Ausnahmesituation. Die Lösung der Stunde: Veranstaltungen ins Internet verlagern und diese Tools unterstützen bei digitalen Events.

Die Auswirkungen von Corona haben weitreichende Konsequenzen – auch für Dein Business. Teilnahmegebühren brechen weg, geplante Leads werden nicht generiert, die Kunden- und Mitarbeiterkommunikation leidet. „Was nun?“ fragst Du Dich vielleicht.

Diese Tools unterstützen bei digitalen Events

Seit langem in der Diskussion stehen virtuelle oder hybride Event-Formate. Doch nur wenige Unternehmen und Veranstaltungsanbieter haben bisher den Schritt in die stärkere Digitalisierung der Veranstaltungen gewagt. Das persönliche Zusammenkommen der Teilnehmer wurde immer als wesentliches, nur schwer ersetzbares Element in der Live-Kommunikation gesehen. Das ist es sicherlich immer noch. Aber die Reise- und Veranstaltungsbeschränkungen fordern aktuell ein Umdenken und Handeln.

Virtuelle und hybride Events lassen sich auf verschiedene Arten durchführen:

• Über virtuelle Event-Plattformen für virtuelle Messen und Konferenzen,
  wie z.B. Notified (ehemals Intrado), Cvent oder Hubilo
• Mit WebCasting und Webinar-Lösungen,
  wie z.B. GoToWebinar, Google Hangout, Skype Broadcast, Zoom Video Webinars
• Via Live-Streaming-Tools,
  wie z.B. Youtube Live, Vimeo Livestream und Audio/Video-Dienstleister für die Produktion von Broadcasts und Live-Streams

Plattformen für virtuelle Messen und Konferenzen

bieten umfassende Lösungen für die Durchführung von digitalen Events. Sie vereinen Tools für Live-Streaming, Ausstellerstände & Sponsorenpräsentation, Leaderfassung und Auswertung. Geeignet sind sie vor allem für virtuelle Veranstaltungen mit externen Besuchern und den Fokus auf Leadgenerierung. Für Vor-Ort-Teilnehmer einer Hybrid-Veranstaltung bieten sie keinen echten Mehrwert. Das Aufsetzen einer virtuellen Messe und der verschiedenen Ausstellerstände ist auf jeden Fall mit Zeitaufwand verbunden. Zudem muss man ein höheres Budget dafür einplanen.

WebCasting-Lösungen

eignen sich besonders für einzelne Vorträge und Webinare, die nicht länger als 60 Minuten sein sollten. Diese werden in der Regel live übertragen. Im Mittelpunkt der Übertragung stehen Vortragsfolien. Teilnehmer können einfach vom Arbeitsplatz oder zu Hause teilnehmen. Die monatlichen Nutzungsgebühren sind niedrig, spezielle Webinar-Lösungen, wie z.B. GoToWebinar, enthalten auch Funktionen für die Teilnehmerregistrierung sowie die nachfolgende Bereitstellung der Videoaufzeichnungen. Allerdings bieten WebCasting-Lösungen keinen Rahmen für eine Konferenz, die sich aus mehreren Vorträgen zusammensetzt.

Live-Streaming-Tools

schaffen die Möglichkeit, das Bild von einer oder mehreren Kameras sowie Ton live zu übertragen. Zielsetzung ist es, eine vergleichbare Impression eines stattfindenden Events an weitere Teilnehmer zu übertragen, die nicht vor Ort sein können. Video-Streaming-Plattformen wie Youtube und Vimeo ermöglichen Live-Streams zu geringen Kosten, erfordern aber dennoch Know-How in der Bedienung. Bei hochwertigen Events empfehlen sich für Live-Übertragungen spezialisierte Audio-Video-Dienstleister, die mit professioneller Technologie und Expertise unterstützen.

Event-Apps unterstützen bei digitalen und hybriden Events

Event-Apps haben sich als zentrales Informations- und Kommunikationsinstrument bei Events etabliert. Sie bringen die Teilnehmer über einen längeren Zeitraum zusammen und ermöglichen es Euch, Informationen auszutauschen. Dadurch kann ein digitaler Raum geschaffen werden, der nicht nur für einen einzelnen Vortrag bereitsteht.

Betrachtet man die verschiedenen Ziele eines Events, ergeben sich folgende Unterstützungsmöglichkeiten durch eine Event-App:

Informationen bereitstellen

1. Stellt das Programm Deiner digitalen Events in der App dar. Dieses kann sich auch über mehrere Tage und Wochen verteilen. So könnt Ihr ein mehrstündiges Live-Meeting in „verdauliche“ einzelne, kürzere und verteilte virtuelle Meetings unterteilen. Erinnert via Push-Nachrichten über anstehende Sessions.
2. Integriert Live-Streams in die App und stellt nachfolgend die Aufzeichnungen als Video in der App bereit.
3. Stellt die Zugangsdaten zu Web-Konferenzen einzelner Sessions in der App zur Verfügung.
4. Bietet vorbereitende Unterlagen und Workshop Ergebnisse in der App zum Download an.

Interaktion bei digitalen Events fördern

1. Unterstützt die Vorträge durch Live-Umfragen und Quizzes.
2. Ermöglicht die Remote-Einreichung von Fragen an den Referenten über die Event-App.
3. Schafft Teilnahme-Anreize durch den Einsatz von Gamification und Gewinnspielen.

Mehrwerte für Aussteller und Sponsoren bei digitalen Events schaffen

1. Erfasst die Teilnahme an Sessions und trackt den Aufruf von Dokumenten als konkrete Leads.
2. Erhöht die Sichtbarkeit für Event-Partner durch Werbebanner, Ausstellerprofile, Newsbeiträge.
3. Messt wie im Online-Marketing die Interaktionen der Nutzer.

Lies dazu mehr im Blogbeitrag 7 Tipps für attraktive Sponsorenpakete bei virtuellen Events.

Networking bei digitalen Events unterstützen

1. Bietet die Möglichkeit für Teilnehmer, sich über der Teilnehmerliste sichtbar zu machen und vorzustellen.
2. Durch das Veröffentlichen von Teilnehmerbeiträgen als Vortragskommentare oder Pinnwand-Posts bietet Ihr Ansatzpunkte für den Dialog.
3. Chat-Funktionen bieten die Möglichkeit des direkten Austauschs untereinander.

Event-Apps bieten einen hervorragenden Rahmen für virtuelle Veranstaltungen. Organisationen, die eine App schon im Einsatz haben, können diese ohne neue datenschutzrechtliche Prüfungen einsetzen. Ergänzt um integrierte LiveStreams und Videoaufzeichnungen sind sie schnell startklar. Wichtig zu wissen: Event-Apps stellen keine Alternative zu den eingangs erwähnten Tools dar. Vielmehr lassen sich durch die Kombination von WebCasts bzw. LiveStreams und einer Event-App hybride und virtuelle Events optimal durchführen.

Lies dazu mehr im Blogbeitrag B2B Online-Events – so gelingt das Networking wirklich.

Sehr gerne beraten wir dich bei der Konzeption und Durchführung von digitalen oder hybriden Events.