So bringst Du Traffic zu Deinen Ausstellern und Sponsoren

1. Juli 2021

Veranstaltest Du eine virtuelle oder hybride Messe, einen Kongress oder ein Event, verkaufst Du vermutlich auch Sponsorenpakete oder für Beteiligungspakete für Deine Aussteller. Im Gegenzug erhalten Deine Aussteller und Sponsoren Sichtbarkeit, Reichweite und im besten Fall konkrete Leads dafür. Doch die kommen nicht von allein. Dafür musst Du als Veranstalter als auch Deine Aussteller wirklich etwas tun. Wie Du für sie Traffic bringst sowie Sichtbarkeit und Networking ermöglichst, erfährst Du in diesem Blogbeitrag.

Traffic auf virtuellen und hybriden Events

Traffic und Networking vor virtuellen oder hybriden Events

Traffic, Sichtbarkeit und Networking auf virtuellen und hybriden Events beginnen bereits vor dem eigentlichen Eventtermin. Dass dazu Social-Media-Aktivitäten gehören, haben die meisten Planer verinnerlicht. Ganz wichtig dabei: Vertagge Deine Aussteller und Sponsoren und geh mit ihnen in ein echtes Gespräch. Beziehe dabei auch Teilnehmer ein, die sich bereits angemeldet haben – sofern Du sie kennst. So machst Du schon im Vorfeld Deiner virtuellen oder hybriden Events Lust auf den Besuch der Partnerstände bzw. -profile.

Öffne die Plattform vorab

Eine weitere Möglichkeit für Networking und Traffic bereits vor dem Event, ist das Öffnen der Plattform ein paar Tage vor dem eigentlichen Termin. So machst Du Sponsoren, Aussteller und Teilnehmer mit der Plattform vertraut und förderst deren erstes Networking.

Mach sie außerdem sichtbar, indem Du ihre Logos – abgestuft je nach Sponsoringpaket – in alle Promotion-Aktivitäten einfügst. Zum Beispiel in Einladungsmailings, in Social-Media-Banner, in Werbeanzeigen, in den Programmflyern und vieles mehr.

Außerdem kannst Du gesponserten Inhalt in Deine Newsletter einfügen – als ein einzelner Beitrag in einem gesamten Newsletter oder als sogenanntes Stand-Alone-Mailing.

Involviere die Sponsoren und Aussteller in die Eventwerbung

Darüber hinaus kannst Du Deine Sponsoren und Aussteller ermutigen, ebenfalls auf Dein Event aufmerksam zu machen. Biete ihnen dafür attraktive Gutscheincodes und fertige Werbematerialien an. Kurzum: Mach es ihnen so leicht und so attraktiv wie möglich. Nutzt Du jetzt noch IT-Lösungen, mit denen Du tracken kannst, welcher Teilnehmer über welche Einladung kam, bietest Du Deinen Sponsoren wertvolle Insights.

Traffic und Networking während virtueller oder hybrider Events

Hier liegt vermutlich die höchste Erwartungshaltung Deiner Sponsoren und Aussteller. Damit Du diese erfüllen kannst, müsst Ihr Hand in Hand arbeiten.

So generierst Du Traffic für Deine Aussteller und Sponsoren

Veröffentliche ihre Partnerprofile oder Portraits auf Deiner virtuellen oder hybriden Event-Plattform. Such Dir dafür eine Plattform, die das optisch möglichst attraktiv umsetzt und zugleich einfach bedienbar ist.
Binde die Logos Deiner Sponsoren und Aussteller in die Intro- und Outro-Slides Deines virtuellen oder hybriden Events ein.
Veröffentliche Social Media Postings, in denen Deine Aussteller und Sponsoren vertaggt sind. Nutze dafür unbedingt Live-Fotos – egal ob Screenshots oder Fotos von vor Ort.
Binde kurze Werbetrailer Deiner Sponsoren und Aussteller in Dein Event ein. Entweder kurz vor den inhaltlichen Sessions oder auch als Dauerschleife während der Pausen.

Die Event-Plattform von Hubilo bietet zahlreiche Features für gebrandete Aussteller- und Sponsorenprofile.

So generieren Aussteller und Sponsoren Traffic

Außerdem müssen Deine Aussteller und Sponsoren ihren Beitrag zu einem gelungenen Auftritt und ihrer eigenen Sichtbarkeit leisten. Aus diesem Grunde sollte jede gesponserte Session einen Call-to-Action-Button oder mündlichen Handlungsaufruf enthalten. Außerdem können sie sich

mit Klarnamen in Deiner Event-Plattform einloggen und bereits früh mit Small Talk auf der Plattform beginnen,
inhaltlich wertvoll in die Q&A-Runden der einzelnen Sessions einbringen – egal ob online oder vor Ort,
an virtuellen Tischen mit Interessenten austauschen,
aktiv an terminierten oder spontanen 1:1 VideoMeetings oder reale Meetings mit Deinen Teilnehmern beteiligen,
an Deinen Gewinnspielen beteiligen.

So sehen beispielsweise terminierte 1:1 Videomeetings auf der Plattform von Cvent aus:

Außerdem sollten sie Dir als Veranstalter unbedingt mitteilen, welche Besonderheit sie auf ihrem Profil oder Ausstellungsstand für die Teilnehmer bereithalten. Damit meinen wir ganz bewusst nicht, die klassische Firmenbroschüre oder das Standard-Info-Angebot, dass sie schon auf ihrer Website veröffentlicht haben. Wir empfehlen dir und ihnen, echte Angebote wie sie auch bei Präsenzveranstaltungen üblich sind, für jedes Event zu kreieren und in den Vordergrund zu stellen.

Die Leitfrage dabei lautet: Was ist anders als sonst? Warum sollte ich als Teilnehmer zu dem Stand kommen? Verpasse ich etwas, dass ich woanders nicht erhalte?

Diese Information kannst Du auch wunderbar an Deinen Moderator weiterleiten. Dieser sollte dann auf die konkreten Highlights an den Ständen eingehen und Deine Besucher zum Stand der virtuellen oder hybriden Stände animieren.

Auch Umfragen Deiner Partner während des virtuellen oder hybriden Events sind eine hervorragende Idee für mehr Traffic, Sichtbarkeit und am Ende des Tages: Leads. Diese kannst Du über Mailings an die Teilnehmer senden oder via Push-Nachricht über eine Event-App oder Deine Event-Plattform.

Traffic - Push Nachricht versenden — Push Nachrichten in einer Event-App

Traffic nach dem virtuellen oder hybriden Event

Nach dem virtuellen oder hybriden Event ist noch lange nicht Schluss. Bewirb unbedingt die Aufzeichnungen Deiner Veranstaltung – und in diesem Falle die Aufzeichnungen der gesponserten Sessions. Ermuntere auch Deine Sponsoren und Aussteller das Gleiche zu tun. Biete ihnen außerdem Platz für gesponserte Inhalte in Deinen Nachberichten und Follow-Ups zum Event an. Integriere auch hier unbedingt ihre Logos, damit sie auch nach Deinem Event sichtbar werden. Darüber hinaus kann Deine gesamte Event-Plattform noch für einige Tage oder Wochen online bleiben. So können On- und Offline-Teilnehmer untereinander sowie mit Deinen Sponsoren und Ausstellern noch networken. Wichtig dabei: Weise aktiv auf diese Möglichkeit hin. Wie schon bei fast allen vorherigen Tipps geschehen diese nur selten von allein. Du als Veranstalter musst es aktiv unterstützen und vielleicht sogar mit Gamification oder dem gezielten Einsatz des Engagement Scores ™ fördern.

Networking nach dem Event — Networking auf der Plattform auch nach dem Event

Fazit

Traffic und Klicks auf Aussteller- und Sponsorenprofilen kommen nicht von allein. Die erhofften Leads bleiben also aus, wenn weder Du noch Deine Sponsoren und Aussteller sich sehr aktiv darum bemühen. In diesem Artikel findest Du viele Ideen, wie Du Teilnehmer auf die virtuellen Messe- oder Ausstellungsstände locken und so Sichtbarkeit und Leads für Deine Partner generieren kannst.