Lessons learned

Highlights und Learnings 2020 – was Du daraus mitnehmen kannst

Die Eventbranche hat sich 2020 rasant verändert – wir auch. Damit Du stets up-to-date bleibst, teilen wir mit Dir unsere größten Highlights und Learnings 2020  mit und verraten, Du daraus mitnehmen kannst.

Neben dem, was Du wahrscheinlich überall liest – von A wie Absagen bis Z wie Zoom-Konferenzen im Home-Office – haben wir uns 2020 komplett neu aufgestellt.

 

1. Aus Event-App-Partner wurde Event-Tech-Partner

Daran erkennst Du schon unseren neuen Fokus: Weg von der reinen Event-App hin zu komplett digitalen Lösungen fürs Eventmanagement – natürlich inklusive Online-Events.

Was auch immer Du in Zukunft umsetzen willst, sobald es sich um Tech-Lösungen für Dein Eventmanagement dreht, sind wir für Dich da. Mit einem breit aufgestellten Portfolio an Event-Tech sowie dem Know-how für Präsenz-, Online- und Hybrid-Events.

 

2. Neue Partnerschaften für ein breiteres Portfolio

Das bringt uns auch gleich zur zweiten Neuheit aus 2020: Wir haben weitere Technologiepartnerschaften initiiert, um die Auswahlmöglichkeiten für Deine digitalen Eventlösungen zu vergrößern. Damit sind wir flexibler und können passgenauer auf Deine Wünsche, Anforderungen und Eventbudgets eingehen.

Die neu in unserem Portfolio integrierte Event-Plattform INXPO von Notified (ehemals Intrado) ist eine praxiserprobte, marktführende Lösung für Event-Tech im amerikanischen Raum mit umfangreichen Features für kleine und große Events – egal ob in 2D, 3D oder sogar mit eigener Bildregie im Webcast.

 

3. Zertifizierte Weiterbildung “Virtual Event & Meeting Management Certificate”

Ziemlich schnell haben wir erkannt, dass Präsenzveranstaltungen über einen längeren Zeitraum nicht mehr möglich sein werden. Aus diesem Grunde haben wir uns proaktiv umgeschaut und nach Lösungen für mehr Know-how und Kompetenzaufbau gesucht – und dank des “Virtual Event & Meeting Management Certificate” bereits im Sommer 2020 in die Tat umgesetzt.

Dabei war es unser Geschäftsführer Holger Marggraf selbst, der noch einmal und dieses Mal virtuell die Schulbank drückte. Seine Learnings hat er anschließend als Initiator des “Event Manager Forums” erfolgreich in diese virtuelle Eventreihe für Eventmanager eingebracht und realisiert.

 

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Das haben wir 2020 erfolgreich umgesetzt

Wenngleich andere Online-Events schon vorher “über unsere Tische liefen”, so war doch das “Event Manager Forum” ein ganz besonderes – auch für uns.

 

Highlights und Learnings - Kennzahlen Manager Forum

Rückblick Event Manager Forum 2020

Event Manager Forum 2020

 

In nur 10 Wochen Vorbereitungszeit, komplett remote und aus den Home-Offices der Veranstalter und Speaker, nach mehr als 30 virtuellen Planungsmeetings war es am 9. Juni so weit: Die erste virtuelle Eventreihe für Eventmanager öffnete ihre Pforten und zeigte, was online funktioniert und was nicht.

Doch das war längst nicht alles. Seit Juli haben wir mehr als 30 virtuelle Events unterschiedlichster Couleur und Formate geplant, unterstützt und durchgeführt. Dazu zählten ein virtuelles BarCamp, eine User-Conference, wissenschaftliche Konferenzen, eine Investorenkonferenz, ein großer Kongress, diverse Fachtagungen sowie Netzwerktreffen mit 50 bis zu 2.000 Teilnehmern – das Event Manager Forum noch nicht eingerechnet.

Mit besonderer Spannung blicken wir bei diesen Zahlen schon auf unser Highlight-Event in 2021, denn dort erwartet der Veranstalter bis zu 6.000 Teilnehmer.

Oftmals waren wir 2020 als Full-Service-Anbieter tätig, manchmal zusammen mit bewährten Technikpartnern und wiederum bei anderen Veranstaltungen zusammen mit Eventagenturen.

 

Das Leistungsspektrum von Event-Tech-Partner

Bei all diesen Events kam unser Leistungsspektrum komplett oder in Teilen zum Einsatz – je nach Wunsch und Anforderung des Eventmanagers:

 

  • Beratung
    2020 war das Jahr der Beratungen. Wir haben wesentlich mehr Zeit und Aufwand in Beratungen gesteckt – von Eventformaten bis hin zu den Vor- und Nachteilen diverser technischer Lösungen.
  • Konfiguration
    Für unsere Eventkunden bauen wir die bevorzugte Plattformen auf. D.h. wir kümmern uns um sämtliche Details der Konfiguration: Welche Elemente möchtest Du als Eventmanager von der Plattform nutzen und wie soll das Ergebnis aussehen?
  • Content Management
    Das bedeutet, wir pflegten die Inhalte des Online-Events ein.
  • Vorbereitung
    Die Liste der Tätigkeiten ist lang, vor allem gehörten 2020 dazu die deutlich aufwändigeren Referentenbriefings, Technikchecks und Pre-Recordings.
  • Unterstützung bei der Nutzung von interaktiven Elementen
    Was auch immer Du an Interaktion in Dein Event einbringen möchtest, wir helfen Dir dabei: Q&A, Live-Umfragen und mehr.
  • Unterstützung bei der Durchführung
    Dazu gehören die Steuerung des Events, die Produktion der Livestreams und die Begleitung von Webkonferenzen. Wenn Du möchtest, kann das bis ins tiefste Detail gehen – wir klicken auch Deine Präsentationsfolien weiter oder briefen Dich oder Deine Referenten, wie Ihr es auf der Plattform Deiner Wahl selbst übernehmen könnt.
  • Analytics und Reportings
    Diese stellen wir für Dich bereit. 2020 haben viele unserer Kunden erkannt, dass sie dank dieser Möglichkeit wertvolle Informationen erhalten – mehr als bei Präsenzevents je möglich waren. Online-Events waren die Leadgenerierungsquelle in 2020 – und hier liegt auch künftig viel Potenzial.

 

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Das sagen unsere Kunden

2020 war ein turbulentes Jahr – und zwar in fast allen Lebensbereichen. Deshalb wussten Eventmanager, die mit uns gearbeitet haben, unsere Zuverlässigkeit und unsere Servicequalität sehr zu schätzen. Zahlreiche Eventplaner vertrauten uns im wohl aufregendsten Jahr der Eventbranche.

Highlights und Learnings - Sternebewertung auf Tablet

Ein paar Erfolgsgeschichten und Zitate haben wir für Dich online zusammengestellt. ←

 

 

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Was wir 2020 gelernt haben und mit Dir teilen wollen

Unsere fünf wichtigsten “lessons learned” wollen wir unbedingt mit Dir teilen. Darauf kannst Du Dich auf jeden Fall einstellen, wenn Du ein Online-Event planst.

 

1. Erfahrungen sind Gold wert

Du musst das Rad nicht neu erfinden sondern kannst von dem lernen und profitieren, was andere vor Dir bereits gelernt und erfahren haben. Viele unserer Kunden wissen das und wollen gern zu Beginn der Planungen wissen, wie’s andere gemacht haben und was dabei funktioniert hat und was nicht.
Unser Tipp: Nimm Dir Zeit und lass Dich von uns beraten und Dir berichten, welche Erfahrungen wir mit unseren Tools und den durchgeführten Online-Events gemacht haben. Da sind sicherlich wertvolle Anregungen für Dich dabei.

 

 

2. IT ist wichtiger denn je zuvor

Highlights und Learnings - Diverse Devices

… und deshalb sollten Deine IT-Kollegen unbedingt bei den Erstgesprächen und Planungen mit am

Tisch sitzen. Das sorgt unter anderem dafür, dass bei Deinem Online-Event die Teilnehmer “durch die

eigene Firewall durchkommen”, den passenden Browser nutzen und dass alle Daten DSGVO-konform eingesammelt werden.

 

 

3. Content is King

Highlights und Learnings - Content is KingDas bedeutet, dass die Vorbereitung Deiner Speaker und Eures Contents deutlich aufwändiger ist als es bei Präsenz-Events der Fall war. Bei diesen folgten die Teilnehmer Deinem Event und den Vorträgen mehr oder weniger aufmerksam – zumindest blieben sie im Raum. Online muss das niemand mehr tun. Jegliche Ablenkung ist im Home-Office oder im eigenen Büro nur einen Klick entfernt. Dein Content muss also überzeugen – sowohl inhaltlich als auch optisch.

Referenten, die Du auf Offline-Events eingesetzt hast, kanntest Du meist und wusstest oftmals im Voraus, was und wie diese präsentieren werden. Ein Online-Vortrag, der überzeugen soll, muss jedoch minutiös geplant werden. Es muss abwechslungsreich sein, Du brauchst einen Moderator sowie einen punktgenauen Ablaufplan für alle, die im Hintergrund mit Dir das Event stemmen. Kurz gesagt: Die inhaltliche Vorbereitung ist wesentlich aufwändiger. Plane dafür von Anfang an mehr Zeit ein. Dann wirst Du bzw. werden Deine Teilnehmer auch mit wertvollen Content belohnt – mit Content, der bleibt und den niemand mehr verpassen muss.

 

 

4. Die Event-Plattform muss funktionieren

Stell Dir vor, Du lädst 1.000 Teilnehmer zu Deinem Event ein, aber die Türen öffnen sich nicht. Offline bringt das schon viele Eventmanager zum Schwitzen – online ist’s eine Katastrophe. Wer bringt schon so viel Geduld auf? Eben! Kaum einer. Deshalb brauchst Du für Dein Online-Event unbedingt eine Plattform sowie einen Gesamtmix an Technik, auf die unbedingt Verlass ist. Dank einer praxiserprobten Lösung, eines zuverlässigen Dienstleisters und eines Backup-Plans.

 

 

5. Analytics gewinnt an BedeutungHighlights und Learnings - Analytics für Events

2020 wurde möglich, was zuvor noch ziemlich stiefmütterlich behandelt wurde und wir sind uns sicher, dass es noch mehr an Bedeutung gewinnen wird: Analytics und Reportings. Gute Event-Plattformen wie Notified, Hubilo oder Cvent liefern Dir wertvolle Insights über das Nutzerverhalten auf Deinem Online-Event und generieren Leads für deine Vertriebsaktivitäten oder geben Auskunft darüber, welche Themen und Speaker Deine Teilnehmer wirklich interessieren und wer zu den engagierten Teilnehmern zählt.

 

 

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Fazit

2020 war ein turbulentes Jahr, welches wir für eine neue Ausrichtung, Weiterbildung und zahlreiche Online-Events genutzt haben. Möchtest auch Du von unseren Erfahrungen profitieren, mit praxiserprobten Lösungen arbeiten und dabei einen zuverlässigen Partner an Deiner Seite wissen, dann kontaktiere uns gern – wir freuen uns auf das Gespräch mit Dir.