Virtuelle Events organisieren: Die ultimative Checkliste

Wer virtuelle Events organisieren will, hat am Anfang viele Fragezeichen. Doch als Event-Profi bist du es sicherlich gewohnt, schnell umzudenken und dich ständig neuen Herausforderungen zu stellen. Damit dir dieser Umstieg leichter fällt und du dabei an alle wichtigen Aspekte der neuen Eventplanung denkst, kommt hier die ultimative Checkliste für dich.

Das Wichtigste vorab: All diese Herausforderungen sind lösbar – egal, ob du virtuelle Events organisierst oder hybride Veranstaltungen. Es kommt nur auf, dass du deine Anforderungen kennst und darauf basierend die richtige Entscheidungen triffst und Aktivitäten planst.

Damit du bei alledem den Überblick über alle die neuen Anforderungen behältst, haben wir dir eine ziemlich genaue und ausführliche Liste aller Aufgaben und Fragen zusammengestellt. So wird deine nächste virtuelle Veranstaltung ein voller Erfolg. Versprochen.

Virtuelle Events organisieren: 3 Monate vorher

Virtuelle Events organisieren, bedeutet, dass du dir vorab einige wichtige Gedanken machen solltest und diese am besten auch schriftlich festhältst.

Lege die Ziele des virtuellen Events fest und definiere deine Zielgruppe

Event-Ziele und die Frage nach dem „Warum“ 

Das „Warum“ ist beim Organisieren eines virtuellen Events wichtiger denn je. Frage dich daher:

• • Warum plane ich diese virtuelle Veranstaltung überhaupt?
  • Was ist der Zweck meines Events?
  • Wer sind meine Teilnehmer?
  • Wie wird mich mein virtuelles Event weiterbringen und was haben meine Teilnehmer davon?

Was möchtest du mit deinem Event erreichen? Das könnten die Ziele deines virtuellen Events sein:

• • Markentreue und Bekanntheit steigern
  • Verkäufe, sprich Umsätze generieren
  • neue Kunden gewinnen
  • eine Community aufbauen
  • Wissen übermitteln
  • neue Produkte einführen
  • Mitarbeiter motivieren

Denk dabei immer daran, dass deine Ziele “smart” sein sollten. Dabei bedeutet smart: spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert.

Definiere die Zielgruppe deines virtuellen Events

Kenne deine Zielgruppe genau, denn nur so kannst du für sie das perfekte Event auf die Beine stellen. Frage dich zum Beispiel:

• • Warum besuchen Teilnehmer deine virtuelle Veranstaltung?
  • Wo kommen deine Teilnehmer her?
  • Was wollen sie bei dir erleben?
  • Welchen Mehrwert bietet ihnen dein virtuelles Event?
  • Woher kommen sie?
  • Aus welchem beruflichen Umfeld sind die Teilnehmer?

Versetze dich am besten einmal in deine Teilnehmer hinein. Wie denken sie? Welche typischen Fragen haben sie zum Event-Thema?

Entwickle ein Konzept für dein virtuelles Event

Wer virtuelle Events organisieren und vor allem erfolgreich durchführen will, braucht ein detailliertes Konzept. Wenn es dir dabei so wie vielen anderen Eventmanagern geht, ist ein virtuelles Event – verglichen mit einem Präsenz-Event – für dich noch ziemliches Neuland.

Genau deshalb hilft dir dein Eventkonzept dabei, dass du stets den Überblick behältst und  zu jeder Zeit die richtigen Entscheidungen triffst.

Geh dabei am besten wie folgt vor:

Entwickle Ideen für dein virtuelles Event

In der Planungsphase ist alles möglich. Gehe dein komplettes Event einmal gedanklich durch und notiere alles, was dir dabei in den Kopf kommt. Löse dich dabei ruhig von irgendwelchen Einschränkungen, die du von physischen Events kennst. Virtuelle Veranstaltungen bieten dir in einigen Aspekten viel mehr Freiheit. Beispielsweise können dein virtuelles Event Menschen aus fast allen Ländern dieser Welt besuchen. So kannst du sowohl Reisebeschränkungen umgehen als auch Personen erreichen, die vorher schon allein aufgrund des langen Anreiseweges nicht zu deinem Event gekommen wären.

Betreibe Marktforschung

Das Gute an der Entwicklung der letzten Jahre: Vor dir haben schon viele Eventmanager virtuelle Events organisieren dürfen. Davon kannst du dich natürlich inspirieren lassen. Schau dir an, was bei anderen virtuellen Events besonders gut läuft und was dir weniger gut gefällt. Lerne aus den Fehlern der anderen und hol dir Ideen für deine eigene virtuelle Veranstaltung.

Erstelle ein Vision Board 

Mach deine Veranstaltung für alle sichtbar. Erstelle hierfür ein Vision Board. Dies ist eine großartige Möglichkeit, dein virtuelles Event auch visuell darzustellen. Außerdem erhalten dein Team, die externen Dienstleistern, Sponsoren oder Aussteller und alle anderen Akteure einen besseren Überblick über den Ablauf, die Zuständigkeiten und alle Aufgaben.

Wähle einen Termin und bestimme die Eventdauer

Wähle sorgfältig einen Termin und eine Uhrzeit für dein virtuelles Event aus. Lege zusätzlich zur Sicherheit gleich ein Ausweichdatum fest. Überlege dir dabei auch gleich, wie lange du deine Teilnehmer vor den Bildschirmen fesseln möchtest.

Hier ein paar Anregungen dazu:

• • Nach 60 Minuten steigen viele Menschen aus einem virtuellen Vortrag aus. Beschränke dich daher auf kurze Sessions und baue Pausen in dein virtuelles Event ein.
  • Geht es bei deinem virtuellen Event um Wissensvermittlung, brauchen die Teilnehmer noch mehr Pausen, um das neu Gelernte verarbeiten zu können. Eine virtuelle Eventreihe über mehrere Tage oder Wochen kann da die Lösung sein.
  • Suche Termine, die noch möglichst “frei” von denen Deiner Mitbewerber sind.
  • Denke an unterschiedliche Zeitzonen oder Feiertage und Urlaubszeiten.

Welcher Termin optimal ist, hängt sehr von deiner Zielgruppe ab. Für manche ist Dienstagvormittag ein prima Termin, weil sie dann im Büro sind und für sich dein Thema Zeit nehmen können. Manchmal passt allerdings auch der Sonntagabend, weil sie dann eh zu Hause auf dem Sofa sitzen und deinem virtuellen Event folgen können.

Stelle ebenfalls sicher, dass alle wichtigen Personen aus deinem Team an diesem Datum zur Verfügung stehen. Sende ihnen daraufhin einen Kalendereintrag, der von nun an für alle verbindlich ist.

Lege das Event-Format fest

Du möchtest einzigartig sein und dein virtuelles Event für alle Teilnehmer zu einem unvergesslichen Erlebnis machen? Dann mach dir im nächsten Schritt darüber Gedanken, welches Format mit Blick auf deine Ziele und deine Teilnehmer am besten passt.

Beliebte Formate für virtuelle Events sind beispielsweise:

• • Webinare
  • Online-Konferenzen
  • Online-Parties
  • virtuelles Messen
  • digitale BarCamps
  • virtuelle Networking-Events

Diese kannst du ganz nach deinen Vorstellungen gestalten. Biete dabei ausreichend Abwechslung an, denn gerade bei virtuellen Events ist die Aufmerksamkeitsspanne ziemlich gering.

Aus unserer Sicht braucht dein virtuelles Event auch unbedingt eine Form von Interaktion und die Möglichkeit zum Netzwerken. Das kannst du beispielsweise mit Gruppen-Chats, Ask-the-Experts-Meetings, Q&A-Sessions nach den einzelnen Vorträgen, Votings und vielem mehr umsetzen. Welche virtuelle Event-Plattform sich für welche Interaktionen und Networking-Ideen am besten eignet, finden wir am besten gemeinsam in einem Gespräch heraus.

Bau in dein virtuelles Event auch unbedingt gleich von Anfang an ausreichend Pausen ein. Diese können aktiv von dir gestaltet werden, zum Beispiel eine gemeinsame Yoga-Session oder ein DJ-Set sein, oder eine echte Bildschirmpause für deine Teilnehmer bedeuten. Überlege dir dabei unbedingt, wie du nach der Pause Deine Teilnehmer wieder in die virtuellen Räume holen willst. Du kannst dafür zum Beispiel eine Push-Nachricht über eine Event-App senden.

Folge einem klar definierten Plan für dein virtuelles Event

Stelle dein Team zusammen

Virtuelle Events organisieren bedeutet, viel Arbeit in ziemlich kurzer Zeit. Allerdings heißt das nicht, dass sämtliche Aufgaben allein bei dir liegen. Oder gar, dass Du die komplette Verantwortung allein tragen solltest. Keinesfalls! Gerade weil vieles neu ist, ist es sinnvoll, dass du dir Partner an deine Seite holst, die sich mit virtuellen Events auskennen. Und die wissen, wie man virtuelle Events organisieren muss.

Wähle die für dich passenden Partner aus und stelle sicher, dass alle Beteiligten deine Vision teilen. Welche Partner zu deinem virtuellen Event passen können, finden wir gern mit dir zusammen in einem persönlichen Gespräch oder VideoCall heraus.

Erstelle einen detaillierten Ablaufplan

Der Ablaufplan für deine virtuelle Veranstaltung wird ein wesentlicher Bestandteil deiner kompletten Planung sein. Er hilft dir dabei, fokussiert zu bleiben und an alle wichtigen Schritte zu denken.

Stelle sicher, dass alle Beteiligten jederzeit Zugang zu diesem Ablaufplan haben. Nutze dafür zum Beispiel einen Dateiordner in der Cloud, auf den alle zugreifen können.

Kläre die Rollen und kommuniziere deine Erwartungen

Sorge dafür, dass jeder genau weiß, wer wofür verantwortlich ist. Jeder sollte seine Aufgaben und Fristen genau kennen.

Kommuniziere deine Erwartungen an das gesamte Team, an externe Dienstleister, an Moderatoren und an alle Redner.

Informiere alle rechtzeitig und klar über ihre Rollen und über deine Erwartungen an Reaktionszeiten und vielleicht auch an die Arbeitszeiten.

Definiere das Budget für dein virtuelles Event

Nur wer seine Zahlen kennt, kann sein virtuelle Event auch finanziell zum Erfolg bringen. Definiere daher das Budget für deine virtuelle Veranstaltung. Ohne ein solches riskierst du, dass du viel mehr als nötig ausgibst oder musst am Ende gar Abstriche machen.

Darüber hinaus zeigt dir ein klar definiertes Budget, an welchen Stellen du mehr Geld einplanen oder wo du vielleicht auch Kürzungen vornehmen musst.

Liste deine Einnahmen auf

Liste all deine Einnahmequellen auf. Mögliche Einnahmequellen für dein virtuelles Event können sein:

• • kostenpflichtige Tickets der Teilnehmer,
  • Einnahmen von Ausstellern oder Sponsoren,
  • Live-Auktionen oder
  • Live-Verkauf von Produkten oder Services.

Bleibe bei der Zusammenstellung der Einnahmen so realistisch wie möglich und lieber ein wenig zu defensiv.

Liste deine Ausgaben auf

Virtuelle Events organisieren, bedeutet auch, die Ausgaben ebenfalls stets im Blick behalten. Liste daher auch alle zu erwartenden Ausgaben auf. Hier sind ein paar Ausgaben, die wahrscheinlich bei deinem virtuellen Event auf dich zukommen werden:

• • die Event- oder Messe-Plattform,
  • Werbeanzeigen und Co.,
  • ein professionelles E-Mail-Marketing-Tool,
  • eine Lösung für deine Teilnehmerregistrierung,
  • Veranstaltungstechnik bzw. ein Studio, aus dem du senden möchtest,
  • eine Videokonferenz-Lösung,
  • Live-Streaming-Plattform,
  • Hosting der on-demand Vorträge,
  • Honorare für Ablauf-Regisseure,Referenten, Moderatoren und DJs,
  • reale Geschenkeboxen,
  • Gebühren für Zahlungsdienstleister,
  • GEMA, KSK und ähnliche Gebühren.

Einige der Lösungen sind bereits in Paketen mancher Anbieter enthalten. Andere wiederum kannst du dir einzeln zusammenstellen. Was du wie am besten kombinierst, können wir gern persönlich besprechen und dabei auf deine konkreten Wünsche eingehen.

Plane einen Budget-Puffer ein und behalte dein Budget immer im Auge

Kennst du Murphys Gesetz? Es besagt: „Was schief gehen kann, wird schief gehen“. So ist es auch ganz oft mit den Ausgaben bei Events und eben auch bei virtuellen Events. Aber selbst wenn nichts schief geht, ist so ein Puffer sehr hilfreich. Denke nur einmal daran, was du machst, wenn deutlich mehr Teilnehmer dein virtuelles Event besuchen als ursprünglich geplant? Dann musst du zum Beispiel die Bandbreite bei Deiner Streaming-Plattform nachbestellen.

Genau deshalb brauchst du einen Puffer in dem Budget für dein virtuelles Event. Es gibt schon fast eine Garantie dafür, dass in letzter Minute unerwartete Ausgaben entstehen. Sollte das dann doch nicht eintreten, hast du einfach ein wenig mehr Gewinn gemacht.

Sowohl bei Onsite- als auch bei Online- Events ändern sich Dinge im laufenden Prozess. Diese Änderungen wirken sich manchmal eben auch auf Dein Budget aus. Aktualisiere daher Deine Budgetübersicht regelmäßig, damit du stets ein genaues Bild deiner Finanzen hast. Regelmäßig bedeutet: Immer wenn es eine Änderung gibt, mindestens jedoch wöchentlich. Nur so kannst du rechtzeitig gegensteuern.

> mehr erfährst du auch im Blogbeitrag Das alles gehört in dein Budget für virtuelle Events

Wähle die passende Technologie für dein virtuelles Event

Virtuelle Events organisieren heißt für Eventplaner vor allem, die passende Technologie auszuwählen. Hier muss im wahrsten Sinne des Wortes alles passen. Daher möchten wir dir einige der Auswahlkriterien und -möglichkeiten vorstellen.

Wichtige Funktionen

Welche Features du für dein virtuelles Event benötigst, hängt sehr von deinem Ziel und deinem Eventkonzept ab. Nachfolgend listen wir dir einfach einmal einige auf. Wahrscheinlich brauchst du davon nicht alle und vielleicht möchtest du sogar noch einige hinzufügen. Sieh es einfach als Ideensammlung für deine Technologie-Auswahl an.

Wähle dabei vor allem Funktionen aus, die deinem Publikum gewissen Spaß bereiten und  einen echten Mehrwert bieten und somit lange in Erinnerung bleiben. Folgende Features kannst du in dein virtuelles Event einbinden:

• • Landingpage – die zentrale Anlaufstelle mit Informationen zu deinem virtuellen Event
  • Registrierung bzw. Ticketing – damit sich Deine Teilnehmer anmelden können
  • Übertragung von Video – live, simu-live oder on-demand
  • Interaktionstools für Q&As, Votings und mehr
  • Networkingtools für Text- und Videochats
  • Match-Makingtools, welche basierend auf den Interessen Deiner Teilnehmer diese miteinander vernetzen – zufällig oder kalenderbasiert
  • Supportfunktionen – wie können sich deine Teilnehmer helfen lassen?
  • Kollaborationstools, damit die Teilnehmer auf Whiteboards & Co. gemeinsam virtuell arbeiten können

All-in-One-Plattformen

Diese kombinieren sehr viele Features auf einer einzigen virtuellen Event-Plattform. Damit hast du sehr viele Möglichkeiten, dein virtuelles Event zu gestalten. Allerdings bezahlst du auch fast immer das Komplettpaket, egal ob du alle Features benötigst oder nicht. Ein Vorteil ist jedoch, dass du dir kaum Gedanken über die Integration verschiedener Tools machen musst. Außerdem bleibt dein Teilnehmer immer in einer Plattform.

Event-Apps

Mit einer Event-App kannst du deinen Teilnehmern neben dem integrierten Videostream Zugriff auf Inhalte gewähren, Nachrichten streuen und Feedback einholen. Außerdem kannst du

• • Informationen deiner Aussteller streuen,
  • Deinen Sponsoren und Ausstellern Sichtbarkeit verschaffen,
  • Networking unter den Teilnehmern aber auch zwischen Teilnehmern und Ausstellern ermöglichen und
  • Live-Umfragen durchführen.

Klingt das spannend für dich? Dann unterstützen wir dch gerne bei der Auswahl, Einrichtung und dem Live-Einsatz einer passenden Event-App. Eine davon hast du vielleicht schon bei der virtuellen Eventreihe “Event Manager Forum” selbst erlebt.

Kombiniere Tools

Wähle die für dich passenden Tools und Komponenten und vereine diese miteinander. So erhältst du eine auf dich abgestimmte Lösung, die perfekt zu deinen Anforderungen und deinen Budgetvorstellungen passt.

Eines vorneweg: Die eierlegende Wollmilchsau gibt es auch unter den Tools für virtuelle Events nicht. So wird ein sehr mächtiges Tool kaum gratis auf dem Markt sein und ein sehr günstiges noch einige Funktionen nicht anbieten können.

Wähle eine benutzerfreundliche Technologie

Versetze dich in deine Teilnehmer. Wie technologieaffin sind diese bereits? An welcher Stelle könnten sie mit der Bedienung deiner Tools Probleme haben? Wo treten technische Hürden auf? Lass deine Technologie oder die Kombination deiner Tools einmal von ein paar unbeteiligten Dritten auf Herz und Nieren testen. Wo erscheint ihnen etwas komisch oder unlogisch? Wo hakt es? Beseitige diese Stolpersteine. Deine Teilnehmer sollten deine Tools intuitiv und ohne viele Vorkenntnisse bedienen können.

Denke an die Datensicherheit

Datensicherheit ist für ein virtuelles Ereignis genauso wichtig wie Sicherheitspersonal auf physischen Veranstaltungen.

Achte daher darauf, dass deine eingesetzten Technologien stets auf dem neuesten Stand sind und den aktuellen Vorschriften mit Blick auf Datenschutz und Datensicherheit entsprechen. Prüfe die Richtlinien aller eingesetzten Technologie-Anbieter und weiterer Dienstleister im Rahmen deines virtuellen Events. Denke dabei auch an die, die erst einmal weniger offensichtlich erscheinen. Beispielsweise wenn du Dienstleister mit dem Versand von realen Präsentboxen beauftragst oder wenn ein Freelancer Zugriff auf dein Newsletter-Tool erhält.

Bestimme die Speaker für dein virtuelles Event

Finde die richtigen Sprecher für deine Veranstaltung. Denke dabei immer an deine Zielgruppe und deren Interessen. Es ist wichtig, dass deine Teilnehmer zu jeder Zeit deines Events unterhalten oder zumindest interessiert dabei bleiben. Woran du bei der Sprecherauswahl noch denken solltest.

• Die Redner sollten einen Bezug zu deiner Veranstaltung oder dem Thema haben. Außerdem sollten Sie Deinen Teilnehmern etwas bieten können, zum Beispiel neues Wissen oder spannende Unterhaltung.
• Auch wenn wir hier nur von “Rednern” schreiben, meinen wir natürlich Rednerinnen und Redner. Berücksichtige bei der Zusammenstellung Deines virtuellen Podiums unbedingt einen ausgewogenen Mix aus Damen und Herren. Dir fehlen Inspirationen für Frauen in bestimmten Bereichen? Dann schau doch einfach einmal bei speakerinnen.org vorbei.
• Heb dich von den anderen ab – auch bei Deiner Rednerauswahl. Stelle sicher, dass dein favorisierter Redner nicht gerade erst bei einer anderen virtuellen Veranstaltung aufgetreten ist. Dies könnte das Interesse deiner Gäste deutlich schmälern.
• Lass dir Referenzen deiner favorisierten Redner geben. Hat er oder sie bereits bei anderen virtuellen Events mitgewirkt? Wähle Profis aus, wann immer das notwendig ist. Gib aber ruhig einmal dem ein oder anderen Einsteiger eine Chance, z.B. in weniger exponierten Sessions. Wie sollen sonst neue Speaker auf die Bühnen dieser Welt je kommen können?

Gestalte die virtuellen Pausen und biete Entertainment

Wir haben es schon erwähnt: Die Aufmerksamkeitsspanne bei virtuellen Events ist kurz und Ablenkung lauert überall. Biete deshalb ein abwechslungsreiches Eventprogramm mit virtuellen Pausen und virtuellem Entertainment an.

So kannst du ein spannendes Rahmenprogramm bei virtuellen Events organisieren:

Recherchiere beispielsweise bei YouTube spannende Angebote von DJs, Bands und Künstlern. Auch einen Schauspieler oder einen Rapper, der dein virtuelles Event im  Sprechgesang zusammenfasst kannst Du in Dein Programm einbauen. Auch wenn Dein Publikum weit verstreut hinter den Bildschirmen sitzt, können sie trotzdem die Unterhaltung genießen.

Finde im nächsten Schritt die richtige Unterhaltung. Versetz dich in Dein Publikum und überlege, was Deinen Teilnehmern gefallen könnte. Welche Musikrichtung spricht sie an? Welche Themen beschäftigt sie? Möchten sie sich eher bewegen oder lieber nur zuhören? Du kannst Dein Publikum bei der Auswahl der gespielten Musik auch einbinden. Starte einfach eine Live-Umfrage und lass deine Band den Gewinner-Song spielen.

Lege anschließend gemeinsam mit dem Künstler die Gage fest. Manchmal findest du auch die Begriffe “Künstlergebühr” oder “Entertainergebühr” dafür. Vereinbart die Konditionen im Vorfeld und bestätigt Euch diese gegenseitig schriftlich. Ein echter Vorteil von virtuelle Events gegenüber den Vor-Ort-Events ist, dass hierbei Transport, Reise- und  Übernachtungskosten komplett entfallen.

Denke bei der Einbindung von Künstlern und Musik in virtuelle Events auch an Abgaben wie KSK oder GEMA.

Überzeuge Sponsoren

Finde heraus, welche Vorteile dein Event für Sponsoren bietet und mache ihnen klar, warum sie bei Dir einsteigen sollten. Sammle hierbei viele und vor allem für sie relevante Argumente. Außerdem brauchst Du attraktive Sponsoring-Pakete, mit denen sie ihre Zielgruppe erreichen können. Dir fehlen noch Ideen, wie Du die Sponsoren konkret einbinden könntest? Von Bauchbinden für Redner der Sponsoren bis hin zu Gewinnspielen ist alles denkbar. Sprich uns einfach an, wenn du weitere Ideen brauchst oder dich fragst, was auf den Plattformen unserer Partner-Plattformen und Partner-Apps möglich ist.

Finde anschließend heraus, welche Sponsoren optimal zu deiner Veranstaltung passen und mit wem du gerne zusammenarbeiten möchtest. Erstelle im Anschluss eine Liste aller Sponsoren, die du dann gezielt ansprichst.

> Mehr Tipps findest du auch im Blogbeitrag 7 Tipps für attraktive Sponsorenpakete bei virtuellen Events. 

Marketing für virtuelle Events 

Wer virtuelle Events organisieren und umsetzen will, braucht auch umfangreiche Marketingaktivitäten. Aus unserer Sicht eignet sich dafür vor allem Online-Marketing. Einfach, weil Du dann keinen Medienbruch hast. Natürlich kannst Du Dein virtuelles Event auch offline bewerben – es kommt einfach auf Deine Zielgruppe drauf an.

Erstelle einen Marketingplan

Erstelle einen detaillierten Marketingplan, der auf deine Wunsch-Zielgruppe ausgerichtet ist. Beantworte Dir und Deinem Team dort folgende Fragen:

• • Wie erfahren Deine Teilnehmer von der Veranstaltung?
    Zum Beispiel über Newsletter und Werbeanzeigen.
  • Welche Kanäle wirst Du nutzen?
    Beispielsweise Deine Event-Webseite, Social Media, vor allem LinkedIn und Twitter und über Google-Anzeigen (SEA).
  • Wie lange wirst Du Dein virtuelles Event bewerben?
    Z.B. 6 Wochen im Voraus bis zum Vortag des virtuellen Events.
  • Welche Kosten entstehen durch Deine Werbeaktivitäten?
    Füge diese so konkret wie möglich deinem Event-Budget hinzu.

Finde einen Namen für Dein virtuelles Event

Dein Eventname ist enorm wichtig, vor allem mit Blick auf Dein Marketing.

Der Name deines virtuellen Events sollte die Menschen begeistern. Er sollte bei Deinen potenziellen Teilnehmern das Bedürfnis wecken, mehr über Deine virtuelle Veranstaltung zu erfahren und schlussendlich teilnehmen zu wollen. Lass Dir daher bei der Namensfindung ruhig ein wenig Zeit und frage vor allem die kreativen Köpfe in Deinem Team nach ihren Ideen.

Zu einem guten Eventnamen gehört normalerweise auch ein Logo, ein Slogan und eine kurze und knackige Eventbeschreibung.

Baue eine Event-Webseite und Social Media Präsenz auf

Baue eine eigene Event-Webseite, mindestens jedoch eine eigene Landingpage für Dein Event auf. Integriere auf dieser Seite Informationen zu Deinem virtuellen Event. Dazu gehören unbedingt der Programmablauf, die Redner, die Sponsoren und Aussteller und alle wichtigen Informationen rund um die Teilnahme an Deinem Event.

Streue außerdem Informationen über Dein virtuelles Event auf allen relevanten Social-Media-Kanälen und lege dort Kalendereinträge an.

Außerdem solltest Du regelmäßig Newsletter an Deine E-Mail-Verteiler versenden – sofern Du diese zuvor DSGVO-konform aufgebaut hast.

Virtuelle Events organisieren: 2 Monate vorher

Wirb jetzt unbedingt für Dein virtuelles Event

Deine Veranstaltung rückt jetzt immer näher. Deshalb ist jetzt genau die richtige Zeit, die Spannung zu erhöhen. Welche Highlights und welche TOP-Speaker warten auf Deine Teilnehmer? Verkünde diese nach und nach.

Bitte Deine Speaker, Dein Team und ausgewählte Influencer, Informationen über Dein virtuelles Event auch auf ihren sozialen Netzwerken zu teilen. Je mehr Text- und Bildvorlagen Du ihnen dabei mit auf den Weg gibst, desto einfacher machst Du es ihnen.

Denke spätestens jetzt auch unbedingt an werbewirksame Aktivitäten wie Pressemitteilungen, Online-Veranstaltungskalender und weitere E-Mails an Deine Verteiler.

Virtuelle Events organisieren: 1 Monat vorher

Kläre noch einmal mit allen Akteuren die genauen Startzeiten und lass Dir diese noch einmal bestätigen. Klärt spätestens jetzt noch offene Fragen, Bedenken oder Bedürfnisse – und eben nicht in letzter Sekunde.

Rechnungen und Budget prüfen

Stelle sicher, dass alle Rechnungen Deiner Sponsoren und Deiner Teilnehmer vor dem Event bezahlt sind. Schau Dir dein Budget noch einmal an und checke ob sich alle Kosten decken. Oder ob Du den Ticketverkauf in den letzten 4 Wochen vor Deinem virtuellen Event noch einmal ankurbeln musst.

Richte alle Kommunikationskanäle ein

Denke dabei sowohl an die externen als auch an die internen Kommunikationskanäle. Wie können Dich Deine Teilnehmer während des Online-Events erreichen? Wie lange ist der Support besetzt und hast Du auch an eine Offline-Variante gedacht? Also beispielsweise an eine ganz klassische Telefonnummer? Biete außerdem einen Kanal für organisatorische und technische Fragen an und einen für inhaltliche – sofern Dein virtuelles Event groß genug für diese Trennung ist.

Richte außerdem einen internen Kommunikationskanal ein, der schnell ist und den alle bedienen dürfen und können. Beispielsweise Whatsapp. Du kannst aber auch andere Tools wie Slack & Co. nutzen.

Vergewissere Dich an dieser Stelle auch noch einmal, ob jeder in Deinem Team den aktuellen Ablaufplan mit allen Kontakten und Informationen hat.

Bestimme einen Dresscode 

Bestimmen kannst Du den wahrscheinlich nur intern. Aber auch extern kannst Du zumindest eine Reihe von Tipps versenden. Denk bei einem virtuellen Event vor allem an die unschöne Übertragung von sehr klein oder wild gemusterten Kleidungsstücken. Besser sind einfarbige und matte Blusen und Hemden.

Virtuelle Events organisieren: 1 Woche vorher

Trommle Dein komplettes Team zusammen. Geht noch einmal gemeinsam alle Punkte und Verantwortlichkeiten durch. Kommunikation ist hier das A und O. Jeder sollte seine Rolle ganz genau kennen.

Testläufe mit Referenten und Moderatoren

Nun wird es Zeit für einen Technik-Check mit Deinen Referenten und Moderatoren. Stellt dabei sicher, dass alle über eine ausreichende Internetverbindung, ein gutes Kamerabild und einen angenehmen Ton verfügen. Wer jetzt noch etwas optimieren sollte, hat noch ein paar Tage Zeit und kann Ersatz-Equipment besorgen. Deshalb ist ein Testlauf am Tag des virtuellen Events zu spät.

Die Testläufe tragen übrigens auch dazu bei, dass sich die Akteure vor der Kamera sicherer fühlen. Das überträgt sich auch auf die Atmosphäre bei Deinem virtuellen Event. Sie sind daher ein wirklich wichtiger Bestandteil Deiner virtuellen Eventplanung – mögen auch noch so viele erfahrene Speaker oder Moderatoren dabei sein.

> mehr Tipps fürs Referentenbriefing

Virtuelle Events organisieren: Am Tag vorher

Prüfe noch einmal, alle eingesetzten Tools und stelle sicher, dass alle auf dem aktuellsten Stand sind. Dazu gehören auch die Updates auf Deinem eigenen Rechner. Nichts ist ärgerlicher als ein Software-Update am Tag Deiner virtuellen Show. Das ist übrigens auch ein Hinweis, der in Dein Referentenbriefing hinein gehört.

Geh noch einmal Deine Aufgabenliste durch und prüfe, ob Du wirklich alles erledigt hast. Außerdem kannst Du ruhig noch einmal eine Erinnerungs-E-Mail an alle Teilnehmer, an Deine Sponsoren, Deine Aussteller, Deine Referenten und Moderatoren senden.

Mit Deinen Dienstleistern sollte am Tag vor dem virtuellen Event alles geklärt sein. Diese sind über kurzfristige E-Mails meist nicht mehr so erfreut – erst recht nicht über kurzfristige Änderungen. Vermeide diese ab jetzt, wenn Du es nur irgendwie kannst.

Der Tag deines virtuellen Events

Endlich ist es soweit! Der große Tag ist gekommen. Genieße ihn – auch wenn du bestimmt recht aufgeregt bist.

Starte das Streaming rechtzeitig vor deinem virtuellen Event. So kannst du noch einmal alle  Geräte und Netzwerk testen. Achte dabei auf folgende Aspekte:

• • Funktioniert das Internet einwandfrei?
  • Ist das Mikrofon einsatzbereit?
  • Kannst du alle Teilnehmer stumm schalten und das auch wieder aufheben?

Kurz vor Deinem virtuellen Event kannst Du ruhig noch eine letzte Erinnerungs-E-Mail an Deine angemeldeten Teilnehmer senden.

Ab jetzt läuft alles nach Plan. Viel Erfolg!

Außerdem kannst du schon heute den Termin der Folgeveranstaltung bekannt geben. Mit einem Anreiz, zum Beispiel einem zeitlich befristeten Rabattcode für die diesjährigen Teilnehmer generierst Du außerdem gleich Anmeldungen fürs nächste Jahr.

Übrigens: Mit dem Cvent Studio kannst Du den Stream Deines Events selbst steuern. Das ist die Do-It-Yourself (DIY) Lösung für Webcasts von Deinem Online- oder Hybridevent.

Nach deinem virtuellen Event 

Deine Veranstaltung verlief hoffentlich reibungslos und deine Teilnehmer hatten viel Spaß. Herzlichen Glückwunsch!

Allerdings ist wie bei realen Events deine Arbeit als Eventmanager damit noch nicht vorbei. Du kennst das bestimmt. Denke deshalb auch bei virtuellen Events an folgende Aufgaben und setze diese möglichst zeitnah um:

• • Bedanke dich bei allen, die dein virtuelles Event möglich gemacht haben
  • Sammle Feedback ein – intern und extern.
  • Sende ein paar Highlights von Deiner Veranstaltung an diejenigen, die nicht teilnehmen konnten. Wenn das technisch überhaupt in deinem Falle möglich ist.
  • Überprüfe deine Veranstaltungsziele. Hast du diese erreicht? Falls nein, warum nicht?
  • Vergleiche dein Budget mit den tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben. Wie erfolgreich warst du in diesem Aspekt? Was müsstest du künftig verbessern?
  • Berechne deinen ROI – hat sich das alles auch finanziell gelohnt?

> mehr Tipps zur Nachbereitung deines virtuellen Events