Auch virtuell lebendig austauschen – Statistisches Bundesamt

Das Statistische Bundesamt (Destatis) veranstaltete im November 2020 im Rahmen der Deutschen EU-Ratspräsidentschaft einen hochrangig besetzten Workshop der nationalen statistischen Ämter in Europa und des europäischen Statistikamtes. Bedingt durch die Corona-Pandemie wurde aus der ursprünglich in Wiesbaden in Präsenz geplanten Veranstaltung eine virtuelle – mit Unterstützung von Event-Tech-Partner. Ziel war es, über wichtige strategische Themen zu sprechen und den Teilnehmenden die Möglichkeit zu geben, sich auch virtuell lebendig austauschen zu können.

 

Ausgehend von der Idee, die Veranstaltung im Wiesbadener Kurhaus durchzuführen, sollte auch die virtuelle Variante dem Kurhaus entsprechen – sowohl optisch als auch funktional durch die Einbindung verschiedener Räume. Besonders wichtig war dem Organisationsteam dabei, dass alle Informationen für die Teilnehmenden an einem Ort verfügbar waren: Von der Tagesordnung, über die Teilnehmerliste, die Informationen über den Veranstaltungsort bis hin zum technischen Support. Niemand sollte in seinen E-Mails nach Informationen suchen müssen.

 

Virtuelles World Café

Ebenso waren dem Organisationsteam die kurzen, virtuellen Wege wichtig. Statt eine Liste mit vielen Links an die Teilnehmenden zu senden, setzte es auf eine persönliche Agenda für das der Haupt-Session folgende virtuelle World Café, erreichbar über die Funktion „My Breakout-Session”. Das vereinfachte den Wechsel vom virtuellen Plenum in die Breakout-Sessions enorm. Innerhalb einer Stunde haben die Teilnehmenden mehrfach die Gruppen-Sessions gewechselt. „Durch die passende Technologie und die individualisierte Agenda haben wir es so geschafft, auch virtuell alle Teilnehmenden in einen lebendigen Austausch zu bringen”, resümiert Yvonne Vatter, Projektleiterin im Statistischen Bundesamt. Als besonders hilfreich erwies sich ebenfalls, dass die Teilnehmenden den Breakout-Sessions zuvor zugeordnet werden konnten und dass es einen Technikcheck mit allen Teilnehmenden am Tag vor dem eigentlichen Online-Event gab.

 

„Über die überaus freundliche Zusammenarbeit, die sehr schnelle Umsetzung und die intensive sowie kompetente Beratung waren wir dankbar”, sagt Yvonne Vatter rückblickend und fügt hinzu: „über den umfangreichen Erfahrungsschatz sowie Support von Event-Tech-Partner waren wir sehr froh“. Eventplaner*innen, die ebenfalls eine Veranstaltung ins Netz bringen wollen, gibt sie den Tipp mit auf den Weg, frühzeitig mit der Planung anzufangen, um all das Wichtige zu beachten und mindestens genauso viele Möglichkeiten abzuwägen.

 

Ansprechpartnerin: Yvonne Vatter, Projektleiterin, Statistisches Bundesamt
Bild: @beLaser GmbH