Systems Engineering – “Der Service machte DEN Unterschied”

Datum:                 18. – 20. November 2020
Event:                   Tag des Systems Engineerings
Kunde:                 Gesellschaft für Systems Engineering e.V. (GfSE)

 

Tag des Systems Engineerings | Auszug aus virtuellem Event „SPONSOREN“
Auszug aus virtuellem Event „SPONSOREN“

 

 

Der Support von Event-Tech-Partner machte DEN Unterschied

Die Premiere des virtuellen Tag des Systems Engineerings, welcher im November 2020 erstmals in den virtuellen Raum zog, war aus Sicht des Veranstalters GfSE ein voller Erfolg. “Wir haben mit diesem Online-Kongress Teilnehmer erreicht, die noch nie zuvor auf einem TdSE-Kongress waren” resümiert Christian Tschirner, Vorstandsmitglied der GfSE und verantwortlich für den Kongress, die Partner sowie die inhaltlich fachliche Gestaltung. “Ich bin rundum zufrieden mit unserem Erstauftakt und beeindruckt vom Support von Event-Tech-Partner. Vor allem von den Nerven wie Stahlseile, die der Servicemitarbeiter beim Event gezeigt hat – die haben’s ausgemacht” so Tschirner weiter.

 

Was die Teilnehmer an dem Online-Kongress besonders schätzten

Die Teilnehmer des TdSE-Kongresses waren ebenfalls rundum zufrieden. “Eine der besten virtuellen Veranstaltungen, die unsere Teilnehmer je erlebt haben” sagt Christian Tschirner und resümiert so das Feedback seiner rund 460 Teilnehmer.

Die positive Resonanz führt die GfSE vor allem auf die inhaltlich starken Vorträge und auf deren Kürze zurück. “Die maximale Redezeit von 30 Minuten war sicher ein Erfolgsfaktor. Denn unsere Teilnehmer schalten den Stream nach 60 Minuten einfach ab. Das hatten wir vorab getestet” ergänzt Claudia Bösewetter vom Veranstalter-Team. Darüber hinaus setzten die Organisatoren auf Austausch über einen streambegleitenden Live-Chat und auf Abwechslung. Jede halbe Stunde passierte etwas Neues.

Im Kern konzentrierte sich die GfSE auf drei wesentliche Elemente der Event-Plattform Notified (ehemals Intrado) und boten den Teilnehmern:

  • aktuelle und relevante Inhalte via Livestreaming
  • Austausch via Chat
  • sowie die Möglichkeit, die Profile der Aussteller zu besuchen

 

Durch den Wechsel ins Digitale konnte der TdSE-Kongress um circa 10 Prozent wachsen. Das lag neben den Annehmlichkeiten wie wegfallenden Reisezeiten und -aufwänden vermutlich auch an der anderen Preisstruktur. Besonders auffällig dabei: Wenn ein Unternehmen Mitarbeiter zum Kongress schickte, dann kamen pro Unternehmen mehr Mitarbeiter als im Vergleich zum Präsenzevent. Das hat natürlich positive Effekte für den Austausch über Systems Engineering im Unternehmen.

 

Warum haben sich die GfSE für Event-Tech-Partner und die Lösung über Notified (Intrado) entschieden

Die GfSE hat sich für Event-Tech-Partner und die Event-Plattform Notified entschieden, weil sie von Anfang an Vertrauen in die Erfahrungen und Lösungen von Event-Tech-Partner hatten. “Wir haben das System als zuverlässig empfunden. Außerdem erschien es uns geeignet für die Integration unserer Sponsoren. Darüber hinaus hat uns gut gefallen, dass uns Event-Tech-Partner mehrere Lösungen für virtuelle Messen und Konferenzen vorstellen konnte.”

 

Die eingesetzte Event-Plattform von Notified lief stabil

Sehr zur Zufriedenheit der GfSE funktionierte die von Event-Tech-Partner ausgewählte und von A bis Z betreute Plattform von Notified einwandfrei. “Eine robuste, zuverlässige und stabile Plattform. Die wir gerade in einer sehr unsicheren Welt sehr zu schätzen wussten” sagt Tschirner rückblickend.

 

Erfolgsfaktoren für die Einbindung der Sprecher in das virtuelle Event

Sprecher, die sich an den verschiedensten Orten befinden, reibungslos in eine Live-Schalte einzubinden, ist für Veranstalter immer wieder eine Herausforderung. Das liegt unter anderem daran, dass die Techniker und IT-Dienstleister nur sehr eingeschränkt den jeweiligen Sprecher in seinem (Home-)Office unterstützen können. Deshalb sind Testläufe umso wichtiger. Das zeigte sich auch bei der GfSE. Die Veranstalter setzten daher auf Einführungs-Sessions in die ausgewählte Videokonferenz-Lösung sowie auf Testläufe mit jedem einzelnen Sprecher. “Die Tests waren zwingend nötig” meint Bösewetter und ergänzt “sie waren zugleich ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die gelungenen Online-Vorträge.”

 

Networking, Sponsoren und der integrierte Web-Chat

Könnte es doch noch besser laufen? Rückblickend gibt es natürlich noch Potenzial zur Weiterentwicklung. Das Networking ist als Präsenzevent deutlich leichter, was auch die Sponsoren spürten. Hier könnte sich der Veranstalter vorstellen, die Pausenzeiten zu verlängern, damit alle Besucher und Sponsoren mehr Zeit fürs Networking haben.

 

Was die GfSE anderen Veranstaltern mit auf den Weg geben würde

Mit dem Wissen von heute würde die GfSE ihren TdSE-Kongress nur wenig modifizieren:

  • weiterhin kurze und inhaltlich relevante Vorträge anbieten,
  • auf eine stabile, flexible Plattform setzen,
  • mehr Austausch in Chats ermöglichen,
  • sowie insbesondere für Sponsoren mehr Möglichkeiten des Austausches bieten.

 

“Halten Sie unbedingt einen Reserve-Rechner bereit und schalten Sie bzw. Ihre Redner sich zu jeder Session frühzeitig dazu. Seien Sie also circa 30 Minuten vorher in der Live-Schalte” gibt Tschirner anderen Veranstaltern mit auf den Weg. Und fügt hinzu “spielen Sie auch unbedingt alle Updates bei Ihrem Rechner ein – vor allem bei Windows.”

 

Fazit

Die GfSE ist mit dem virtuellen Auftakt des TdSE rundum zufrieden. Gründe dafür sind ein inhaltlich starkes und aktuelles Programm, eine virtuelle Event-Plattform, die technologisch stabil läuft, sowie ein zuverlässiger IT-Partner. “Der Service macht den Unterschied” resümiert Christian Tschirner, Vorstandsmitglied der GfSE und fügt hinzu “Dann können Sie ruhig zwei Euro mehr ausgeben, als Sie ursprünglich wollten.”

 

Ansprechpartner

Dr.-Ing. Christian Tschirner
GfSE e.V., Gesamtverantwortung TdSE, inhaltlich fachliche Ausgestaltung

Claudia Bösewetter
SE-TREC GmbH