Virtuelle Event-Plattform – die passende für dein Online-Event

Welches die für dich und deine geplanten Veranstaltungen perfekte virtuelle Event-Plattform ist, kann ganz schön herausfordernd sein. Zum einen wächst die Zahl der Anbieter von Event-Plattformen permanent und zum anderen ähnelt sich das Leistungsversprechen dieser Anbieter stark. Zumindest oberflächlich betrachtet. Damit du weißt, worauf es bei der Auswahl einer virtuellen Event-Plattform ankommt und wie du die für dich passende IT-Lösung findest, haben wir in diesem Blogbeitrag wertvolle Anregungen und Fragen für dich zusammengetragen. Hast du darüber hinaus weitere Fragen, stehen wir dir jederzeit mit Rat und Tat zur Seite.

Ziele festlegen – was willst du mit deinem Online Event erreichen?

Das Wichtigste bei der Planung eines Events – egal ob online, offline oder hybrid – ist das Ziel. Was willst du mit dem Online Event erreichen? Berücksichtige dabei sowohl die Ziele Deiner Auftraggeber als auch die deiner Teilnehmer, Sponsoren, Aussteller und Referenten. Ohne ein SMARTes Ziel wirst du kaum zielgerichtete Entscheidungen im Laufe deines Event-Prozesses treffen können. Richtet sich dein Online Event beispielsweise an deine Bestandskunden oder an treue Mitglieder, darf und sollte dein Event deutlich interaktiver gestaltet sein als würdest du beispielsweise neue Kunden gewinnen wollen. Aus dem Ziel Bestandskunden mit einem interaktiven zu erreichen, leiten sich die für dein Vorhaben benötigten Formate und Features der virtuellen Event-Plattform ab. Du brauchst in diesem Falle interaktive Features wie 1:1 VideoMeetings unter den Teilnehmern, mit den Ausstellern oder mit deinen Sales-Kollegen.

Möchtest du eher Reichweite generieren, brauchst du leistungsstarke Streamingdienste und möglichst niedrigschwellige Einstiegsangebote für neue Interessenten. Dazu gehört auch ein sehr einfacher, schlanker Anmeldeprozess. Denn die Teilnehmer sind einfach noch nicht bereit, dir all ihre Kontaktdaten und Interessen preiszugeben.

Willst du ein Teamevent ins Internet bringen, benötigst du wiederum andere Funktionen einer virtuellen Event-Plattform sowie ergänzende Angebote wie Event-Boxen für die Kollegen im Home-Office sowie ein attraktives Mitmach-Programm. Und auch das solltest du noch genauer definieren. Schließlich ist es ein Unterschied, ob ihr euch alle einfach einmal wieder treffen wollt – und vielleicht eine virtuelle Party Plattform sucht – oder ob am Ende des digitalen Teamevents eine neue Strategie erarbeitet haben wollt.

Zur Zieldefinition gehört auch, dass du ganz eindeutig sagen kannst, wer deine Zielgruppe ist. Auch diese beeinflußt die Auswahl der richtigen Event-Plattform stark. Es macht u.a. einen Unterschied, ob du eine sehr online affine Zielgruppe hast oder ob diese sehr zögerlich im Umgang mit Plattformen sowie dort integrierten Features ist.

Du hast dein Ziel gefunden und SMART definiert? Dann steht der nächste Schritt an – das Eventkonzept.

Eventkonzept festlegen – wie willst du das Ziel erreichen?

Abgeleitet aus den Zielen deines Online Events schnürst du nun das richtige Eventkonzept. Hierein gehören die Antworten auf Fragen wie:

• Wie lange sollte das Online Event dauern?
• Über wie viele Tage sollte es sich erstrecken?
• Welches ist die für meine Zielgruppe passende Uhrzeit?
• Welche Themen sollen vor allem behandelt und besprochen werden?
• Wer sind die passenden Akteure – Sprecher und Moderatoren?
• Benötigst du Aussteller und Sponsoren?

Erst wenn du die ersten beiden Schritte wirklich durchdacht und festgelegt hast, kannst du dich mit der passenden Online Eventplattform beschäftigen.

Kriterien festlegen – was muss die Plattform für dein virtuelles Event können?

Abgeleitet aus deinen Eventzielen und deinem Eventkonzept kannst Du nun die Kriterien für die virtuelle Event-Plattform festlegen.

Praxistipp: Notiere alle Gedanken und Stichworte auf kleinen Post-its und clustere diese während der Brainstormingphase auf deinem Schreibtisch. Dieses haptische Vorgehen hat schon in vielen Fällen den ein oder anderen gedanklichen Knoten gelöst.

Übertrage dann deine Kriterien in ein Dokument und unterteile dabei in „must have“ und „nice to have“ Kriterien. Sei dir bewusst, dass es die eierlegende Wollmilchsau auch bei einer virtuellen Event-Plattform nicht gibt.

Hier sind einige Kriterien, die für dich im Rahmen deiner Online-Events wichtig sein könnten:

• viele parallele Sessions live durchführen können
• Aussteller und Sponsoren sichtbar machen und mit Teilnehmern vernetzen können
• Leadgenerierung für diese Partner ermöglichen
• 1:1 Videomeetings spontan oder terminiert durchführen können
• Networking-Karussell umsetzen können
• mit Gamifiaction Teilnehmer länger beim Online Event halten
• DSGVO-konform das Online Event umsetzen
• und vieles mehr.

2 Beispiele für leistungsstarke virtuelle Event-Plattformen

Als Full-Service-Anbieter rund um digitale Lösungen für Online-, Präsenz- und Hybridevents wollen wir dir hier vorstellen, was die von uns eingesetzten Eventplattformen können. Natürlich ist das stark vereinfacht. Damit du dennoch weißt, was du von uns erwarten kannst, haben wir es kurz und knapp zusammengetragen. Mehr erfährst du jederzeit in einem individuellen Termin mit und von uns.

Hubilo – die Plattform für Networking

Hubilo ist einfach grandios. Die virtuelle Event-Plattform ist sehr einfach in der Bedienung – sowohl für dich als Eventplaner oder Marketeer als auch für deine Teilnehmer, deine Sponsoren und Aussteller als auch für deine Referenten. Außerdem hat die Event-Plattform wahnsinnig viele Features fürs Networking und für deine Sponsoren. Sie eignet sich vor allem für jene, die schnell und einfach ein Online Event auf- und umsetzen wollen und das zu einem sehr günstigen Einstiegspreis. Die Plattform mit herausragenden User-Bewertungen hat bereits u.a. virtuelle Tische fürs Networking, Gamification sowie eine Bestenliste für mehr Interaktionen sowie Leadgenerierung inkludiert.

Cvent – die Plattform für Unternehmen

Die Event-Plattform von Cvent kommt mit sehr vielen, ausgereiften Modulen und Funktionen für sämtliche Prozesse des Event-Managements. Mit Cvent kannst du selbst komplexe Anmeldeprozesse ganz einfach abbilden, steuerst Einladungskampagnen über individualisierbare Trackinglinks, ermöglichst terminierte 1:1 VideoMeetings für beliebig definierbare Teilnehmergruppen und machst die Leadgenerierung für Deine Aussteller einfach und wirkungsvoll. Besonders spannend dafür sind integrierte Features wie Gamification und der Engagement Score™, mit dem du leicht und schnell erkennst, wer die aktivsten Teilnehmer auf deinem Event waren. Deine Sales-Kollegen werden dich vor allem für zahlreiche und schnell übergebene Leads dank der Cvent-Features lieben. Cvent lohnt sich vor allem dann, wenn du mehrere Events pro Jahr planst.

Die passende Online-Event-Plattform für Leadgenerierung

Willst du mit deinem Online Event vor allem Leads generieren, brauchst du ein paar Features, die genau dafür entwickelt wurden. Außerdem musst du natürlich den gesamten Prozess DSGVO-konform aufsetzen – das wollen wir gleich an dieser Stelle betonen.

Eine virtuelle Event-Plattform mit der du Leads generieren willst, muss dir bzw. deinen Aussteller und Sponsoren die Kontaktdaten deiner Teilnehmer anzeigen. Mindestens die E-Mail-Adresse muss dir also angezeigt werden, wenn du in die Auswertungen der Sessions und der Klicks auf den virtuellen Messeständen oder Unternehmensprofilen nachschaust. Während es bei Eventzielen wie „Reichweite generieren“ oder „unsere Produkte am Markt vorstellen und testen“ durchaus reichen könnte, dass du erfährst, wie viele Zuschauer dabei waren, brauchst Du hier also die konkreten Kontaktdaten. Darüber hinaus solltest du diese leicht in andere Tools wie deine CRM-Datenbank, in Marketing Automation Tools oder E-Mail-Marketing Software übertragen können. Am besten ist es, wenn das über Schnittstellen gelöst ist. So ersparst du dir das aufwändige, manuelle Exportieren und Importieren von Daten aus dem einen Tool in das andere.

Features wie Gamification und der Engagement Score™ erleichtern dir die Generierung von Leads.

Die passende Online Event-Plattform fürs Networking

Möchtest du mit deinem Online Event vor allem das Networking unter den Teilnehmern oder unter bestimmten Teilnehmer-Gruppen fördern, brauchst du umfangreiche Features für VideoMeetings und Textchats. Besonders beliebt sind bei Online Events terminierbare oder spontane 1:1 Videomeetings. Einige Event-Plattformen bieten dir dafür Funktionen wie „virtuelle Tische“ oder „Networking-Karusselle“ an. Was zu deinem Online-Event passt, hängt sehr von deiner Zielgruppe ab. Manche lieben die spontanen und mit Überraschungseffekt versehenen Networking-Karusselle. Andere mögen es koordinierter und geplanter und schätzen daher eher terminierte 1:1 Videocalls oder terminierte Speed-Dating-Sessions.

Übrigens: Die virtuelle Event-Plattform von Hubilo hat bereits virtuelle Tische integriert. Noch vor dem Betreten des Tisches sieht dein Teilnehmer, wer dort ebenfalls schon „sitzt“ und kann spontan entscheiden, ob dieser Gesprächspartner interessant ist oder nicht.

Neben den VideoMeetings kannst du Networking auch über integrierte Chat-Funktionen fördern. Dazu zählen zum Beispiel:

• der SessionChat – direkt neben dem Videobild
• der Gruppen-TextChat – für bestimmte Themen Deiner Zielgruppe
• 1:1 TextChats – für den direkten Austausch einzelner Personen

Eine einsehbare und filterbare Teilnehmerliste sowie eingebaute Matchmaking-Funktionen fördern das Networking außerdem.

Mehr über die Event-Plattform von Hubilo.

Die richtige Event-Plattform für dein Budget

Definiere vorab, was du dir für dein Online Event leisten kannst und willst. Die Bandbreite der Kosten für eine virtuelle Event-Plattform ist sehr groß. Von geringen vierstelligen Beträgen bis hin zu fünf-, sechs- oder gar siebenstelligen Summen ist alles möglich. Es ist wie bei Präsenzmessen und -events – auch dort gab es bereits Messestände, die siebenstellige Budgets verschlungen haben. Allerdings können wir dich an dieser Stelle gleich beruhigen. Die Budgets für die von uns eingesetzten virtuellen Event-Plattformen sind deutlich günstiger.

Beachte bei der Definition deines Budgets auch Aspekte wie Zuverlässigkeit und Stabilität der Plattform sowie Imagefaktoren. Wie bei jedem Event sollte auch das Image zu deinem Vorhaben und zu eurer Organisation passen.

Woran du bei der Budgetplanung denken solltest, erfährst du auch in unserem Blogbeitrag Das alles gehört in dein Budget für virtuelle Events.

Selfservice oder Full-Service – wer befüllt die Plattform?

Wie viel Kapazitäten hast du oder hat dein Team, um die virtuelle Event-Plattform schnell und ansprechend befüllen zu können? Gibt es immer wieder Änderungen, die du selbst vornehmen möchtest? Oder möchtest Du lieber alles an einen Full-Service-Partner abgeben? Beide Varianten haben ihre Vorteile.

Der Vorteil des Full-Services: Du musst dich nicht in die virtuelle Event-Plattform einarbeiten und auch nicht mit deren Updates Schritt halten. Gerade für die Durchführung der ersten Online Events ist ein Full-Service eine sehr gute Lösung. Planst und führst du deine Events immer und immer wieder mit denselben Tools und Plattformen durch, kannst du überlegen, ob du diese lieber in Eigenregie befüllen möchtest.

Fazit

Die Wahl der passenden virtuellen Event-Plattform kann wirklich eine Herausforderung sein. Beginne unbedingt mit der Festlegung deiner Eventziele, leite daraus das Eventkonzept ab und definiere erst dann die Kriterien für deine bevorzugte Event-Plattform. Wäge ab, was die „must haves“ und die „nice to haves“ sind und recherchiere erst dann die richtige Event-Plattform.