IDW Jahreskongress – hybrides Event inklusive Event-App

Das Institut der Wirtschaftsprüfer e.V., kurz IDW, lud im September 2021 seine Mitglieder zu einer hybriden Veranstaltung ein. Zentraler Baustein für den 1. IDW Jahreskongress ist dabei der Erfahrungsaustausch unter den Mitgliedern. Networking, online wie onsite, wird hier also groß geschrieben. Dabei traf sich das IDW dort, wo früher der Bundestag debattierte: im World Conference Center in Bonn.

Warum das IDW auf eine hybride Veranstaltung setzte und welche Event-Technologie sie dafür genutzt haben, erfährst du in diesem Erfahrungsbericht.

Das hybride Event im Überblick

Für die Schnell-Leser hier ein Überblick über die hybride Veranstaltung vom IDW.

Veranstaltung: IDW Jahreskongress 2021

Location onsite: World-Conference-Center Bonn

Location online: Attendee Hub von Cvent inklusive Event-App

Termin: 16. und 17. September 2021

Teilnehmer vor Ort: 250

Techniker: 30

Streaming-Räume: ca. 10

Mitarbeiter vom IDW: 40

Gruppenleiter: ca. 40

So hat das IDW das hybride Event aufgesetzt

Den Jahreskongress 2021 hat das IDW, wie so viele andere Institutionen und Eventplaner, aufgrund von Corona als hybrides Event geplant. Dabei war es ihnen wichtig, viele ihrer Mitglieder und Teilnehmer zu erreichen. Aufgrund der noch andauernden Auswirkungen und Einschränkungen durch Corona konnten sie dabei das Buchungsverhalten der Teilnehmer nicht abschätzen und haben sich daher für die hybride Variante entschieden.

Die Entscheidung für die Technologie von Cvent und den Full-Service von Event-Tech-Partner

Warum sich das IDW für eine Lösung aus dem Hause Cvent und den Full-Service von Event-Tech-Partner entschied, beantwortet Sandra Jachmann, Leiterin Zentrales Veranstaltungsmanagement beim IDW wie folgt:

• „Aus Erfahrung und aufgrund der Zusammenarbeit mit Quick mobile entschieden wir uns für eine Cvent-Lösung. Dabei war ebenso ausschlaggebend, dass Event-Tech-Partner unsere Bedürfnisse sowie die Anforderungen an unsere Veranstaltung kennt.
• Darüber hinaus war entscheidend, dass Cvent uns eine Plattform anbieten konnte, in der wir personalisierte Zugänge für die Teilnehmer einrichten konnten. Das war extrem wichtig für uns.
• Last but not least: Die umfangreichen Features und die Möglichkeit, neue Features mit einzubringen, haben uns ebenfalls überzeugt.“

Tipps, die das IDW anderen Planern aus heutiger Sicht mit auf den Weg geben würde

Hier hat das IDW rückblickend gleich mehrere Tipps parat.

Schau dir unbedingt mehrere Anbieter von Event-Tech an. Dabei solltest Du jedoch im Vorfeld genau wissen, was Du eigentlich benötigst. Warum ist ein Blick über den Tellerrand und zu anderen Anbietern so wertvoll? Weil Du so einen umfangreicheren Blick über verschiedene Möglichkeiten für Dein virtuelles, hybrides oder Präsenzevent erhältst. So kannst Du das Beste für Dein eigene Event herausfiltern.

„Uns war die Funktionalität wichtig“ so Sandra Jachmann und ergänzt „die grafische Umsetzung war nicht unser Fokus. D.h. Avatare zu erstellen war für uns wirklich nebensächlich. Allerdings hat jedes Event seine ganz eigenen Anforderungen. Das wiederum kann Events generell und Eventtechnologie nur gut tun und deren Weiterentwicklung nach vorn bringen.“

> zur Webseite vom IDW

> zum Event-Portal des IDW-Jahreskongresses