Das gehört ins Referentenbriefing für virtuelle Events

Ein Referentenbriefing für ein virtuelles Event – oder auch hybrides Event – unterscheidet sich deutlich vom Briefing für Präsenzevents. Denn anders als bei physischen Events kannst Du bei last minute Fragen oder technischen Problemen kaum noch eingreifen oder irgendetwas nachbessern. Gerade bei virtuellen Events muss das Referentenbriefing sitzen – punktgenau. Denke immer daran, Dein Referent ist “am anderen Ende der Leitung” mehr oder weniger auf sich allein gestellt. Je besser Du ihn oder sie briefst, desto besser wird auch der Vortrag und damit Dein gesamtes Online-Event. Worauf es beim Referentenbriefing wirklich ankommt, erfährst Du in diesem Beitrag.

Zum Referentenbriefing gehört einen Termin für den Technik-Check

Zu einem erfolgreichen Referentenbriefing gehört, dass Du mit jedem Speaker einen Probelauf für seinen Vortrag bei Deinem virtuellen Event vereinbarst. Ganz egal wie versiert Deine Sprecher sein mögen oder wie routiniert Dein Technik-Partner ist, gehe in diesem Punkt auf Nummer sicher. Läuft alles wie am Schnürchen, seid Ihr eben schon nach wenigen Minuten mit dem Technik-Check durch.

Ein guter Termin für so einen Probelauf im Rahmen Deines Referentenbriefings ist ungefähr eine Woche vor dem Event-Tag. So haben Deine Sprecher ausreichend Zeit, an ihrem Setting noch etwas zu ändern. Beispielsweise könnten sie sich noch ein anderes Mikrofon besorgen oder einen Raum suchen, der über eine bessere Internetverbindung verfügt. Liegt der Probetermin jedoch zu weit weg vom Tag des virtuellen Vortrages, kann es sein, dass sich inzwischen Dinge schon wieder verändert haben oder in Vergessenheit geraten sind. Beispielsweise könnte Deine Videokonferenz-Lösung inzwischen ein Update eingespielt und so die Bedienung verändert haben.

Übrigens: Mithilfe von Online-Kalendern wie beispielsweise calendly kannst Du die Termine für die Probeläufe mit Deinen Referenten sehr schnell und äußerst effizient vereinbaren.

Tipps für den Tag des Probelaufes

Bitte Deine Referenten, am Tag des Probelaufes unbedingt die Umgebung herzustellen, die sie auch zum Zeitpunkt des Live-Vortrages nutzen werden. Das bedeutet, dass sie sich am gleichen Ort aufhalten und sowohl die gleiche Technik als auch die gleiche Lichtsituation herstellen sollten.

Darüber hinaus sollten Deine Sprecher auch beim Probelauf eine kabelgebundene Internetverbindung und Stromversorgung nutzen. So ein Laptop-Akku ist gerade bei laufender Kamera viel schneller verbraucht als die meisten denken.

Spätestens jetzt sollte Dein Speaker auch die Geschwindigkeit seines Internetzuganges überprüfen. Wir empfehlen eine Leistung von mindestens 10 Mbit/s Up- und Download. Wer seine Geschwindigkeit nicht kennt, kann diese jederzeit über www.speedtest.net testen.

Überprüft vorab auch unbedingt die Tonqualität und die Bildqualität. Der Ton wird besser, wenn der Sprecher ein Headset statt des im Laptop integrierten Mikrofons verwendet. Und die Bildqualität wird deutlich besser, wenn Dein Sprecher eine Lichtquelle von vorn nutzt und die Kamera auf Augenhöhe positioniert.

Zu einem durchdachten Referentenbriefing gehört auch, dass Du Deine Sprecher darüber informierst, wie die Übertragung ihrer Präsentationsmedien funktionieren wird. Steuert Deine Bildregie die Folien oder macht das Dein Referent selbst? Wie soll er eingebundene Videos abspielen und wohin muss er bis wann alle Dateien senden?

Tipps für den Vortag deines Online-Events

Es kommt ein wenig darauf an, wann Dein Sprecher seinen Online-Vortrag halten wird. Ist das gleich am Vormittag der Fall, sind die folgenden Tipps für den Tag vor dem Online-Event hilfreich. Ansonsten reicht es auch, wenn er oder sie sich darum ein paar Stunden vor seinem großen Auftritt kümmert.

Alle Updates rechtzeitig installieren

Bitte Deinen Speaker alle Updates an seinem Rechner am Vortag Deines virtuellen Events durchzuführen. Dazu gehört das Videokonferenz-Tool Eurer Wahl ebenso wie neueste Version eines gängigen Browsers – wir empfehlen gern Chrome. Danach sollte er die automatische Aktualisierung sämtlicher Programme für den Tag Deines virtuellen Events deaktivieren. Darüber hinaus kann es auch hilfreich sein – vor allem im Home Office – einmal kurz die WLAN-Verbindung zu trennen und den Router neu zu starten. So vermeidet Ihr, dass dies automatisch und eben vielleicht genau zur Zeit des Online-Vortrages geschieht.

Tipps für den Vortrag am Tag Deines virtuellen Events

Jetzt heißt es: Bitte keine Experimente mehr. Alles sollte genau so eingestellt und genutzt werden wie am Tag des Probelaufes. Deine Sprecher sollten also unbedingt die gleiche Umgebung sowie die identische technische Ausstattung wie beim Technik-Test nutzen. Erinnere sie unbedingt noch einmal an die Stromversorgung per Kabel statt des Akkubetriebes und an das Internet per Kabel statt per W-LAN.

Störungen vermeiden – dank Referentenbriefing

Egal ob im Büro oder im Home Office, Deine Referenten sollten dafür sorgen, dass sie während ihres Vortrages nicht gestört werden. Dafür könnten sie zum Beispiel einen Hinweis „Bin auf Live-Sendung“ an ihrer Tür anbringen oder gar die Türklingel lautlos stellen – wenn das möglich ist. Darüber hinaus sollten sie alle Telefone ab oder auf lautlos schalten sowie Vibrationen deaktivieren. Auch Sprachassistenten melden sich gern einmal während eines Vortrages auf ein bestimmtes Stichwort, von daher sollten auch diese kurzzeitig deaktiviert werden.

Selbst für das Referenten-Getränk sorgen

Bei Präsenz-Events stellst Du sicherlich für jeden Redner ein Getränk neben dem Rednerpult auf – bei Online-Events muss dafür jeder selbst sorgen. Dabei sollten Deine Sprecher darauf achten, dass sie ihr Getränk mit einem kleinen Sicherheitsabstand zum Rechner aufstellen. So vermeiden sie, dass das Getränk bei größeren Handbewegungen auf ihren Rechner kippen könnte.

Den Ton bei virtuellen Events verbessern

Das haben wir oben schon einmal anklingen lassen. In Dein Referentenbriefing gehört unbedingt, dass Deine Referenten ein Headset oder gar ein professionelles externes Podcast-Mikrofon nutzen. Ist dies nicht möglich, sollten sie ihre integrierten Lautsprecher möglichst leise einstellen. So vermeiden sie – hoffentlich – ein störendes Echo.

Apropo Echo: Hallende Räume im Büro oder Home Office können sie dämpfen, indem sie Textilien in den Raum einbringen. Das kann zum Beispiel ein Garderobenständer mit einigen Kleidungsstücken sein. Alternativ könnten sie auch eine Kiste mit einem Kissen darin und einem zum Sprecher zeigenden Loch aufstellen. Das schluckt enorm viel Schall.

Das Bild bei Online-Events verbessern

Ganz wichtig ist die Position der Kamera. Wir haben es schon so oft sehr unvorteilhaft gesehen und möchten es an dieser Stelle betonen: Dein Sprecher sollte seine Webkamera unbedingt auf Augenhöhe positionieren. Dafür kann er einen Stehtisch und eine Kiste oder einen Stapel Bücher nutzen.

Außerdem sollte er sich vor eine möglichst einfarbige Wand oder einen Vorhang stellen. Dabei meinen wir wirklich: Im Stehen. So wirkt die Präsentation gleich viel lebendiger und ausdrucksvoller. Versprochen.

Achtet außerdem darauf, dass Deine Sprecher ihre Lichtquelle vor sich haben. D.h. dass sie nicht mit dem Rücken zu einem Fenster oder einer anderen Lichtquelle stehen. Darüber hinaus sollten sie für den Vortrag möglichst einfarbige Kleidung ohne wilde Muster, feine Streifen oder Karos wählen. Schreib das am besten gleich in das erste Referentenbriefing mit rein.

Kläre die Rollen und die Erreichbarkeiten aller Beteiligten

Kläre im Rahmen Deines Referentenbriefings unbedingt, wer welche Rolle übernehmen wird. D.h. wer übernimmt die Begrüßung und die organisatorischen Hinweise? Wer wird den Chat mit den Teilnehmern steuern oder kommentieren? Und wer startet Umfragen und schließt diese wieder? Überlasse hier nichts dem Zufall und plane alles Schritt für Schritt durch. Vereinbart im Vorfeld außerdem, wie Ihr die Zeiten einhalten wollt. Soll der Moderator diplomatisch den Redner bremsen, wenn dessen Vortragszeit abgelaufen ist? Oder soll Dein Sprecher einen Timer sehen?

Gib außerdem allen Beteiligten eine Telefonnummer, unter der sie sich auch offline gegenseitig erreichen können. So sollten zumindest deine Sprecher eine Telefonnummer von einem Techniker erhalten, falls am Tag des Online-Events technische Herausforderungen auftreten. Alternativ könnt Ihr auch einfach eine Whatsapp-Gruppe für die jeweilige Session oder Dein Online-Event ins Leben rufen.

Fazit

Virtuelle Events sind vor allem für die Sprecher zunächst eine Umstellung und daher auch oftmals eine Herausforderung. Je besser Du sie briefst, desto sicherer werden sie sich fühlen. Genau das überträgt sich dann auch auf Dein virtuelles Event und dessen Atmosphäre.

Mit diesen Tipps fürs Referentenbriefing bist du bestens gewappnet.
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