Auch bei virtuellen Events brauchst Du einen Plan B

Auch bei virtuellen Events brauchst Du einen Plan B. Bei Präsenzevents planen die meisten von uns mit Netz und doppeltem Boden. Da werden Kontaktlisten ausgedruckt, denn die IT könnte streiken und Materialien lassen wir lieber ein paar Tage zu früh anliefern als einen Tag zu spät. Auch der Caterer scheint lieber ein paar Portionen mehr zu liefern als zu wenig. Denn Präsenzevents sind live und damit einfach nicht wiederholbar. Online-Events kannst Du zwar aufzeichnen, aber die meisten von uns führen sie live durch. Das ist auch gut so und gibt Deinem virtuellen Event einen lebendigen Charakter. Allerdings hat die ganze Sache auch einen Haken: „Wenn etwas schief gehen kann, dann wird es schief gehen… und zwar zum ungünstigsten Zeitpunkt.“

Was wir hier zitiert haben, kennst Du ganz bestimmt schon: Murphy’s Law. Doch hast Du es auch schon für die Durchführung von virtuellen Events berücksichtigt? In diesem Artikel erfährst Du, wie Du Dich gegen die bekanntesten Pannen wappnen kannst.

Was bei virtuellen Events schief laufen kann

Wie schon angedeutet kann alles schief gehen. Ein paar Beispiele gefällig?

• Dein Referent erscheint aufgrund eines Bandbreitenproblems nicht zu Deinem virtuellen Event.
• Oder er ist plötzlich nicht hör- oder sichtbar.
• Deine Teilnehmer “kommen nicht rein”, zum Beispiel weil die Firewall ihres Unternehmens Deine Event-Plattform blockiert.
• PowerPoint-Slides sind im Design “verrutscht”.
• Die darin integrierten und per Videokonferenz übertragenen Videos sind ruckelig und haben eine schlechte Tonqualität.
• Es passiert einfach zu wenig auf Deinem Online-Event.
• Die Server sind überlastet und die Hälfte Deiner Teilnehmer kann nicht live zuschauen.

Wir wollen hier keinesfalls den Teufel an die Wand malen, aber all das ist schon vorgekommen. Plane daher unbedingt für diese Aspekte einen Plan B oder eine ausreichende technische beziehungsweise organisatorische Lösung ein.

Better safe than sorry – der Plan B für Dein virtuelles Event

So ein Backup-Plan hat gleich mehrere Komponenten. D.h. Du hast gute Chancen, einen worst case zu verhindern, wenn Du folgende Aspekte beachtest und umsetzt.

1. Etabliere ein Notfallteam für Deinen Plan B

Ganz so wie Du vermutlich ein Team für Deine Inhalte, einen Verantwortlichen für die Koordination Deiner Referenten oder auch ein Technik-Team hast, etablierst Du auch ein Notfallteam. Dieses Team ist nun für den reibungslosen Ablauf Deines virtuellen Events verantwortlich.

Damit das klappt, musst Du zuvor jedem Teammitglied eine konkrete Rolle und glasklare Verantwortlichkeiten zuweisen.

Beispiel: Wer ist in Deinem Team dafür verantwortlich, vorab alle Präsentationen zu testen?

Etabliere außerdem eine Informations- und Befehlskette, in der auch geklärt ist, wann welche Information zu wem gelangen muss. Dazu gehört ebenfalls die Festlegung, wann die oberste Führungsriege informiert werden soll.

Lege ebenfalls fest, über welche Medien Ihr in solchen Fällen kommunizieren werdet. Vielleicht nutzt Ihr Slack, Microsoft Teams, einen eigenen Gruppenchat auf Whatsapp oder ein anderes Chattool. Hauptsache, es geht schnell und ohne den “Stille-Post-Effekt”. Ihr könntet außerdem einen eigenen Videoraum für das Kernteam während der gesamten Eventdauer offen halten und Euch auf schnellem Wege permanent darüber austauschen.

2. Plan B für Ausfälle jeglicher Art

Gerade bei virtuellen Veranstaltungen gibt es eine Vielzahl von Tools und eine wahre Kette von Dienstleistern, die aufeinander angewiesen sind. Plane daher für die kritischsten Tools und Plattformen einen Backup-Plan ein.

Denke dabei unbedingt daran, was Du tun wirst, wenn Euer Videokonferenz-Tool ausfällt, der Sprecher eine zu schlechte Internetverbindung hat oder wenn plötzlich zu viele Teilnehmer zum Online-Event zuschalten und die Plattform abstürzt. Die meisten IT-Dienstleister haben genau für diese Fälle einen zweiten Server, auf den sie switchen können. Du selbst kannst auch solche Zweitlösungen von Anfang an vorsehen, beispielsweise indem Eure Streams sowohl auf der Event-Plattform als auch auf YouTube und Co. ausgestrahlt werden.

Nimm Dir einfach einmal die oben genannte Liste möglicher Pannen vor und überlege, wie Du mit jedem einzelnen Aspekt umgehen willst.

Beispiele und deren Lösungen:

Herausforderung: Dein Referent erscheint aufgrund eines Bandbreitenproblems nicht zu Deinem virtuellen Event.
Lösung: Testet die Bandbreite vorab in einem Probelauf.

Herausforderung: Deine Teilnehmer “kommen nicht rein”, zum Beispiel weil die Firewall ihres Unternehmens Deine Event-Plattform blockiert.
Lösung: Kommuniziere vorab, welche Browser sich gut eignen und bitte Deine Teilnehmer, diese einige Tage vorab zu installieren. So lässt Du auch Teilnehmern aus großen Unternehmen ausreichend Reaktionszeit.

Herausforderung: Die in PowerPoint integrierten und per Videokonferenz übertragenen Videos sind ruckelig und haben eine schlechte Tonqualität.
Lösung: Spielt die Videos über eine Event-Regie ab oder stellt im jeweiligen Videotool die richtige Übertragungsqualität ein.

3. Etabliere ein Technik-Support-Team

Je nach Größe Deines virtuellen Events brauchst Du dafür eine oder gar mehrere Personen. Diese sind nur dafür da, in den Chats technische Fragen zu beantworten. Auch deshalb kann es sinnvoll sein, dass Du den kompletten Chat Deines Online-Events moderierst. So trennst Du die Technikfragen von den inhaltlichen und kannst letztere einfacher an Deine Sprecher oder Moderatoren weiterleiten.

4. Teile Deine Backup-Pläne mit allen Beteiligten

Damit alle Beteiligten wissen, was im Fall des Falles zu tun ist, musst Du sie vorab informieren und zwar nicht nur Dein Notfallteam. Sondern eben auch alle Personen, die an der Planung und der Produktion Deines virtuellen Events beteiligt sind – also auch Sprecher und sämtliche Dienstleister. Denke auch an die internen oder externen Kollegen in der Social Media Redaktion und in der Kundenbetreuung.

5. Probeläufe für sämtliche Technik

Teste vorab jegliche Technik, die zum Einsatz kommt.

Denke dabei an alle Tools, die Du nutzen wirst. Also auch an ein Votingtool, an die Internetverbindung der Referenten, an die abzuspielenden Videos und PowerPoint-Slides, an die Videokonferenz-Lösung Deiner Wahl und an die Event-App oder Event-Plattform. Denke ebenfalls daran, ausreichend Datenvolumen bei Deinem Streaminganbieter, sprich Content Delivery Network, zu buchen oder bitte Deinen Technikdienstleister darum.

Simuliere das komplette Online-Event mit all seinen Aspekten von Anfang bis Ende, einschließlich der Probeläufe mit jedem Redner. Mehr Tipps zum Probelauf findest Du auch in unserer umfangreichen Checkliste “virtuelle Events organisieren”.

6. Frage nach Backups der Inhalte

Lass Dir sämtliche Inhalte Deiner Redner vorab senden, selbst wenn sie diese von ihrem eigenen Rechner aus präsentieren werden. Wenn es besonders kritisch ist, kannst Du auch Aufzeichnungen von Deinen Referenten einfordern und diese auf Video-Plattformen wie Vimeo oder YouTube hochladen. Das geht übrigens ebenfalls in einem geschützten Bereich, so dass die Inhalte vorab nicht einsehbar sind. So könntest Du im Falle eines Falles immer noch auf die Aufzeichnungen zurückgreifen, falls die Videoübertragung zusammenbrechen sollte.

7. Wie Du mit Änderungen umgehst

Wie wirst Du mit spontan auftretenden Änderungen umgehen? Was passiert, wenn Euer Notfallplan aktiviert werden muss? Wie und wo teilt Ihr diese Informationen mit Euren Teilnehmern? Plane dafür unbedingt eine FAQ-Übersicht ein. Aus dieser kann auch Dein eigenes Team sehr schnell mit copy&paste verschiedene Kanäle bespielen.

8. Plan B – wie Du Pannen überspielen kannst

Überlege Dir ebenso, wie Du vorgehen willst, wenn plötzlich Dein Sprecher nicht mehr hör- oder sichtbar ist. Du könntest in diesem Falle zum Beispiel auf eine Umfrage umschwenken oder mit einem anderen Referenten weiter machen – sofern dieser schon “on Air” ist.

Für die charmante Überspielung einer Panne ist übrigens auch ein Profi-Moderator eine hervorragende Lösung. Denn diese sind es gewohnt, Unvorhergesehenes vor laufender Kamera charmant zu kommentieren und zu überspielen.

Darüber hinaus kannst Du Fallback-Folien und Videos bereithalten, die in solchen Pannen- Situationen einspielst.

Fazit

Plan for the worst and hope for the best. Wie auch bei Präsenzevents tritt das meiste glücklicherweise nie ein. Kommt es allerdings zu der ein oder anderen Panne, bist Du gut gewappnet und kannst Dein virtuelles Event fortsetzen.