In 7 Schritten endlich mehr Teilnehmer gewinnen

Als Eventplaner oder Marketer wirst Du häufig daran gemessen, wie viele Teilnehmer sich zu Deinem Event angemeldet haben. Dass daraus am besten noch Leads generiert werden sollen oder Teilnehmer eine erfolgreiche Weiterbildung absolvieren sollen, wollen wir in diesem Artikel einmal vernachlässigen. Denn zunächst geht es darum, dass Du möglichst viele Personen Deiner Zielgruppe dazu bringst, sich für Dein Event anzumelden. Deshalb verraten wir Dir in diesem Beitrag, wie Du in 7 Schritten endlich mehr Teilnehmer gewinnen kannst. Probier’s aus.

1. Lege die Basis fest: Ziele und Zielgruppen

Alles startet mit Deinen Zielen und Deiner Zielgruppe. Wenn Du nicht weißt, was und wen Du erreichen willst, wird es wirklich schwierig. Dabei musst Du keine großen Ausarbeitungen starten. Werde Dir lediglich darüber klar, was Deine Zielgruppe auszeichnet und was Du mit dem Event erreichen willst.

Hier ein Beispiel:

Angenommen, Du willst ein Präsenz-Event für Eventplaner anbieten und umsetzen. Statt zu sagen, Du willst mit Deinem Event „möglichst viele Eventplaner“ erreichen könntest Du Dich darauf konzentrieren,

• mindestens 100 Anmeldungen von
• Eventplanern und Marketingverantwortlichen
• aus dem B2B-Bereich
• mit Budgetverantwortung
• und mindestens 3 Events pro Jahr erzielen.

Jetzt wird viel klarer, wie Du diese ansprechen kannst und auf welchen Kanälen Dir das gelingen kann. Außerdem wird so klar, wen Du nicht adressieren solltest, z.B. Veranstalter von Musikfestivals, von Hochzeiten, von Parties etc. Darüber hinaus kannst Du Dein Ziel, die 100 Anmeldungen bis zum Eventtag zu erreichen, in messbare Schritte und Termine unterteilen. Zum Beispiel: Nach dem Start der Kampagne sollen sich innerhalb von 4 Wochen mindestens 25 Prozent der Teilnehmer angemeldet haben. Erst dann kannst Du Deinen (Zwischen-)Erfolg messen und entsprechend gegensteuern.

2. Starte frühzeitig mit dem Marketing

Zu einer gelungenen Marketing-Kampagne für Dein Event gehören zahlreiche Aspekte und Aktivitäten. Besonders wichtig jedoch ist, dass Du

• so früh wie möglich einen „Save-the-Date“ veröffentlichst,
• kommunizierst, was Dein (potenzieller) Teilnehmer von dem Event hat – und eben nicht, was Du der Welt dem einem Relaunch eines Produktes o.ä. unbedingt sagen wolltest,
• auf allen relevanten Kanälen mehrfach aktiv bist und über das Event informierst.

Denk immer daran: Menschen sind unterschiedlich und wollen daher unterschiedlich angesprochen werden und mit Dir interagieren. Manch einer möchte einen Newsletter lesen, manch einer informiert sich über LinkedIn, der nächste folgt aufmerksam Deinen Postings auf Twitter, manch einer reagiert auf Werbeanzeigen auf Social Media oder auf anderen Webseiten und wiederum andere wollen eine postalische Einladung erhalten. Damit Du das Gros Deiner Zielgruppe erreichst, ist es so wichtig, dass Du vorab bestimmt hast, wen Du genau anlocken möchtest. Am besten definierst Du dazu Buyer Personas.

3. Gestalte eine konvertierende Event-Website

Deine Event-Website muss Deine Teilnehmer innerhalb von wenigen Sekunden überzeugen. Dafür muss sie folgende Fragen beantworten:

• Bin ich hier richtig?
• Worum geht es im Kern? Wann und wo findet das Event zu welchen Themen statt?
• Welchen Nutzen bringt mir die Teilnahme?
• Wie melde ich mich an?
• Kann ich dem Anbieter vertrauen?

Wichtig ist, dass Dein Website-Besucher sich schnell zurecht findet und sich leicht anmelden kann. Auch auf einem Tablet oder Mobilgerät. Dazu gehört auch, dass Du bei jedem Event kritisch hinterfragst, ob Dein Anmeldeformular möglicherweise zu lang ist und zu viel abfragt. Es gibt immer noch Planer, die für ein einziges Webinar oder ein kleines Networking-Event dreiseitige Anmeldeformulare aufsetzen, die unheimlich viele Daten vom Anmelder abfragen. Das schreckt viele Teilnehmer ab und führt zu einer hohen Abbruchquote. Weniger ist hier mehr – auch wenn die Kollegen aus dem Sales gern mehr über Deine Teilnehmer erfahren würden.

4. Reduziere die No-Show-Rate

Grundsätzlich gilt:

Willst Du mehr Anmeldungen für Dein Event – egal ob online, offline oder hybrid – realisieren, brauchst Du entweder eine höhere Anmelderate oder eine geringere No-Show-Rate. Im Idealfall beides.

Mehr Anmeldungen: Mach es Deinem Publikum leichter, sich bei bei Deinem Event anzumelden. Reduziere die Hürden und Pflichtfelder beim Anmeldeformular, binde die Speaker in das Marketing mit ein und nutze die Macht von Weiterempfehlungen. Im besten Fall erscheint nach jeder der Anmeldungen automatisch ein Link, den der Teilnehmer in seinem sozialen Netz teilen kann. Noch besser: Darin ist sogar ein automatisch Rabatt für den geworbenen Teilnehmer enthalten.

Mehr Teilnehmer – weniger No-Shows: Verschicke mehr Reminder und mach es Deinen Teilnehmern leicht, Dein Event zum persönlichen Kalender hinzuzufügen. Denk dabei unbedingt an alle Kalender-Varianten – mindestens jedoch an Outlook, iCal und Google.

Organisierst Du ein Online-Event sollten die Reminder kurzfristiger sein und sich konkret auf die Online-Teilnahme beziehen. Planst Du hingegen ein Präsenz-Event solltest Du die Reminder deutlich früher terminieren. Schließlich müssen die Teilnehmer ihre An- und Abreise sowie möglicherweise die Übernachtung organisieren. Bei einem Hybrid-Event kannst Du mithilfe von segmentierten Teilnehmerlisten die jeweiligen Gruppen gezielt ansprechen. Manch eine Event-Plattform erkennt das automatisch. Sollte dies nicht der Fall sein, achte darauf, dass Du die Listen dementsprechend filtern kannst und so jedem Teilnehmer die relevanten Informationen senden kannst.

5. Denk an die Buyers Journey und liefere Argumente für die Entscheidungsphase

Du hast unglaublich viele Marketing-Aktivitäten geplant, überall Postings verteilt, Newsletter verschickt und die Anmeldungen bleiben weit hinter Deinen Erwartungen zurück? Dann hast Du vielleicht nicht an die Fragen Deiner Teilnehmer im Rahmen ihrer Buyers bzw. Customer Journey gedacht.  In dieser Phase wollen Deine potenziellen Teilnehmer zum Beispiel wissen,

• ob ein Event wirklich das hält, was Du versprichst,
• was passiert, wenn man kurzfristig absagen muss,
• oder was mit der Anmeldung passiert, wenn Du wegen Corona o.ä. absagst,
• ob es eine Geld-zurück-Garantie gibt, falls sie nicht zufrieden sind,
• wen sie auf Deinem Event noch treffen,
• wie Du Hygienekonzepte umsetzt,
• und vieles mehr.

Bau daher unbedingt eine FAQ-Rubrik auf, veröffentliche Testimonials von anderen zufriedenen Event-Teilnehmern und binde Trust-Signale in Deine Website bzw. Anmeldeseite ein. Zum Beispiel die zuvor genannte Geld-zurück-Garantie oder ein Zufriedenheitsrating wie Du es von Amazon oder anderen Online-Stores kennst. Außerdem kannst Du auf Deiner Website eine Liste mit „10 guten Gründen, warum Du Dich anmelden solltest“ veröffentlichen.

6. Sorge während des Events für FOMO bei den Nicht-Teilnehmern

Dein laufendes Event ist das beste Marketing für das kommende. Sorge deshalb über Social Media dafür, dass Nicht-Teilnehmer das Gefühl haben, wirklich etwas verpasst zu haben. FOMO, kurz für Fear-of-Missing-Out, funktioniert gerade in den sozialen Netzwerken hervorragend. Du kannst das fördern, indem Du es Deinen Teilnehmern so leicht wie möglich machst, etwas von Deinem Event zu zeigen und zu teilen. Binde Social Sharings in der Event-Plattform oder in der Event-App ein. Biete dafür gebrandete Event-Hintergründe an, mit denen sich Deine Teilnehmer gern in den sozialen Netzen zeigen. Vor Ort eignen sich vor allem Social Walls, Fotoboxen und „Instagrammable“ Hintergründe. Das sind Fotowände oder riesige Buchstaben, vor denen sich Dein Publikum gern selbst fotografiert und dies dann online teilt.

Poste außerdem Ausschnitte aus den Keynotes, aus den Vorträgen oder von den Highlights Deines Events und versieh alle Postings mit Deinem Event-Hashtag. Sorge außerdem dafür, dass jeder auf Deinem Event eben diesen Hashtag nutzt und so Dein Event in den sozialen Netzen so richtig sichtbar wird. Darüber hinaus kannst Du Anreize für diese Postings setzen, in dem Du es in Deine Gamification-Strategie aufnimmst und Deine Teilnehmer für die Postings belohnst. Mit Punkten für die Einzelaktivitäten und mit Preisen für die aktivsten Teilnehmer.

Mehr über Gamification – DER Geheimtipp für Leads und Verweildauer.

7. Nach dem Event ist vor dem Event – beginne gleich wieder mit dem Marketing

Während des Events sind die Emotionen hoch, die Bindung Deiner Teilnehmer an das Event und Deine Marke ebenfalls. Nutze den „Schade-dass-es-schon-zu-Ende-ist“-Effekt und mach Deine Teilnehmer gleich auf das Folgeevent aufmerksam. Du kannst auf das kommende Event zum Beispiel hinweisen:

• beim Ausgang der Event-Location,
• bei der Abschluss-Keynote,
• in den letzten Pausen Deines Events,
• auf der Event-Plattform am letzten Eventtag,
• durch Ansagen der Moderation,
• über eine Einbindung in den Feedbackbogen zum aktuellen Event,
• in der Dankeschön-E-Mail zum aktuellen Event,
• über Rabattaktionen für Wiederbucher,
• mit Best-Of-Postings in den sozialen Netzen
• und vieles mehr.

Es ist deutlich leichter, Eventteilnehmer zum nächsten Event zu bewegen als völlig neue Kontakte zu akquirieren oder diese nach längerer Zeit der Kommunikationspause wieder zu aktivieren.

Fazit

Egal ob Du ein Online-, Präsenz- oder Hybrid-Event planst, Eventmarketing hat viele Aspekte und lässt sich nicht „mal ebenso nebenbei wuppen“ – auch wenn das noch ein gängiges Klischee unter Auftraggebern oder Vorgesetzten ist. Plane die Marketing-Aktivitäten frühzeitig, denk an unterschiedliche Buyer Personas und Buyers bzw. Customer Journeys. Bespiele alle Kanäle, die für Deine Zielgruppe relevant sind und bewirb Deine Events vor, während und nach dem Event.

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