HxGN LIVE LEICA TOUR DACH 2021 – Leica Geosystems

Im März 2021 fand die virtuelle „HxGN LIVE LEICA TOUR DACH 2021“ von Leica Geosystems, Teil von Hexagon, einem weltweit führenden Anbieter von Informationstechnologien, dessen Lösungen die Produktivität und Qualität in allen raumbezogenen und industriellen Anwendungen steigern, statt. Welche Ziele der Konzern mit dem virtuellen Event verfolgte, wie ihnen die Umsetzung gelang und was auch Du als Eventplaner oder Marketing Manager auf Deine (Online-)Events ableiten kannst, erfährst Du in diesem Beitrag.

Das ambitionierte Ziel von Leica

Mit der virtuellen HxGN LIVE LEICA TOUR DACH wollte der Konzern eine Alternative zur klassischen Roadshow finden, die normalerweise mehrere Wochen durch Deutschland und Österreich tourt. Außerdem sollte die Präsenzveranstaltung, die regulär im November 2020 in der Schweiz hätte stattfinden sollen, in die virtuelle Variante integriert werden.

Diese Roadshow ist zu mehr als 80 Prozent eine Veranstaltung mit und für Bestandskunden. Für Leica Geosystems bedeutete dies, ein analoges Event, welches die Zielgruppe seit mehr als 20 Jahren kannte und sich daran in gewisser Art und Weise gewöhnt hatte, in die digitale Welt zu übertragen. Dabei sollte der Charakter eines möglichst aktiven Events für Kunden und für den Vertrieb bewahrt bleiben. Das Planungsteam von Leica Geosystems, hier vor allem Marketingleiterin Beate Wesenigk, stand vor der Herausforderung, Bewährtes zu erhalten und zugleich die neuen Spielregeln von virtuellen Veranstaltungen zu adaptieren. Im Fokus des Events standen die Vorträge sowie ein Ausstellungsbereich für Lösungen aus dem Hause Leica und von deren Vertriebspartnern

Maßstäbe setzen

Dabei sollte das virtuelle Event als innovatives, zielgruppengerechtes Event in der eigenen Branche wahrgenommen werden. Die beteiligten Akteure hatten bereits an einigen virtuellen Messen und Events der Branche teilgenommen – mit oftmals enttäuschendem Ergebnis. Zum einen mit Blick auf die User Experience und zum anderen mit Blick auf die generierten Leads.

Kunden aktivieren

Ein weiteres Ziel und zugleich eine spannende Frage, die sich Leica Geosystems stellte, lautete: „Gelingt es uns, unsere Kunden auf einem virtuellen Event mittels der Chatmöglichkeiten zu aktivieren?“

Aus diesem Grunde starteten sie vorab eine Umfrage an ihre potenziellen Event-Besucher und fragten, inwiefern diese an einem virtuellen Format teilnehmen würden. Die klare Antwort: „Lieber virtuell als gar keine Veranstaltung“.

Außerdem fragte das Unternehmen seine Kunden vorab, wie wahrscheinlich wäre es, dass diese sowohl Text- als auch Videochats nutzen würden? 27 Prozent der Befragten gaben an, sie würden einen Textchat nutzen – letztendlich nutzten es sogar 35 Prozent der Besucher. Darüber hinaus probierten 23 Prozent der Teilnehmer den Austausch über Videochats aus. Ihr Fazit: Der Versuch, die eigenen Kunden über ein virtuelles Event zu aktivieren, war erfolgreich. Möglicherweise hätten sogar noch mehr Personen miteinander ausgetauscht, wenn es noch leichter gewesen wäre, sich untereinander auf dem virtuellen Event zu finden.

Gründe für Notified (ehemals Intrado) und Event-Tech-Partner 

Anfangs war es vor allem eine Entscheidung für Notified als Plattform. Diese erfüllte die Anforderungen an die gewünschten Funktionen am besten. Wichtig waren ihr unter anderem Aspekte wie

• die automatische Versendung von Teilnahme-Zertifikaten,
• ein solides Teilnehmermanagement sowie
• ein DSGVO-konformer Datenschutz

Zeitgleich entstand der Kontakt zu Event-Tech-Partner und Beate Wesenigk resümiert: „Ich hätte mir kaum einen besseren Partner für das Projekt wünschen können. Alle Mitarbeiter haben von Anfang an mitgedacht – vom Erstkontakt in Gesprächen, Demosessions, Briefings bis über den finalen Tag hinaus.“

„Ich bin seit mehr als 20 Jahren im Eventgeschäft, es ist selten, dass man so einen Partner hat, der mitdenkt, permanent mit guten Vorschlägen kommt und dabei nicht auf die Uhr schaut.“

Notified war genau die richtige Plattform für die HxGN LIVE LEICA TOUR DACH , „allerdings hätte es ohne Event-Tech-Partner einfach nicht so hervorragend geklappt. Sie haben unser digitales Event möglich gemacht“ ergänzt Beate Wesenigk.

Die richtige Plattform

Besonders gut gefiel den Planern und den Teilnehmern an der Event-Plattform von Notified, dass die Besucher nichts installieren mussten.

Die traumhafte Zusammenarbeit

Trotz des langen zeitlichen Vorlaufes, den Leica Geosystems selbst bei der Planung und Vorbereitung des virtuellen Events einkalkuliert hatte, war es letzten Endes doch eine sehr herausfordernde Umsetzung für die beteiligten Planer. Für das im März 2021 geplante virtuelle Event begann Frau Wesenigk bereits im Juli 2020 mit der Recherche, stellte die Ergebnisse den Vertriebskollegen in der DACH-Region vor und erhielt schnell ein positives Feedback für die Event-Plattform Notified.

Bis jedoch die operativen Tätigkeiten für den Einladungsprozess starten konnten, verging einiges an wertvoller Planungszeit. Das bedeutete, dass ihr lediglich 2 Wochen Zeit blieben, eine komplette Agenda für das virtuelle Event inklusive Set-Up der Plattform und des Einladungsprozesses zu erstellen. „Hätte Event-Tech-Partner an dieser Stelle weniger engagiert mitgezogen, wären wir baden gegangen“ so Beate Wesenigk.

Konnte Leica die selbstgesteckten Ziele erreichen?

Eines der selbstgesteckten, SMARTen Ziel von Leica lautete in Kurzform: „3.000 Teilnehmer auf die Event-Plattform bringen und untereinander vernetzen.“

Allerdings war das – auch mit heutigem Wissen betrachtet – in der Kürze der Zeit kaum erreichbar, berichtet Wesenigk. Mit den erzielten 2.500 Registrierungen ist Leica Geosystems mehr als zufrieden.

Übrigens: Die meisten Teilnehmer melden sich kurz vor Anmeldeschluss an. Am letzten Tag verzeichnete das Planungsteam fast 500 Anmeldungen.

Ein weiteres Ziel lautete: „Lasst es besser machen als die ein oder andere Messe, die wir selbst erlebt haben.“ Das können die Verantwortlichen von Leica Geosystems mit gutem Gewissen von sich behaupten. Das Feedback interner sowie externer Teilnehmer gibt ihnen recht – sie haben es deutlich übertroffen.

„Ohne die wertvolle Beratung von Holger Marggraf von Event-Tech-Partner, wie wir das Event vom Realen ins Digitale übertragen, hätten wir das nicht erreicht. Sicherlich hätten wir selbst ein gutes Event auf die Plattform gestellt. Jedoch können wir rückblickend sagen, dass es mehr geworden ist, als wir uns erträumt hätten.“ Das, so berichtet Beate Wesenigk, habe sich auch in der internen Feedback-Runde wieder gespiegelt. Selbst Kollegen, die häufig kritische Anmerkungen in Meetings äußern, seien mit dem Service rundum zufrieden gewesen.

Die Einladungskampagne für das virtuelle Event

Wer kann, sollte seine Einladungskampagne unbedingt früher starten, gibt Beate Wesenigk anderen Planern mit auf den Weg. Außerdem sei es hilfreich, die Vertriebskollegen (noch) früher einzubinden. Das bedeutet, dass auch diese wirklich ihre Accounts anrufen und zum virtuellen Event einladen. Dazu liefert sie auch gleich den Beweis mit ein paar beeindruckenden Zahlen:

Persönliche Einladungen wirken

Die klassisches Serien-E-Mailings, die zentral an die potenziellen Besucher geschickt wurden, verzeichneten eine Verweildauer (Lesezeit) von 1 bis zu 1,5 Minuten. Leiteten jedoch Sales-Kollegen die Einladungen an ihre Accounts weiter, erhöhte sich die Verweildauer merklich und lag bei beeindruckenden 3,5 Minuten.

Auch wenn es für Vertrieb und Marketing mehr Zeitaufwand bedeutet, die persönliche Ansprache wirkt nach wie vor. Persönlich eingeladene Besucher verweilten auf der Landingpage des virtuellen Events deutlich länger.

Print ist noch lange nicht tot

Ebenfalls interessant waren die Einblicke in die ausgespielten Printkampagnen. Eine performante besonders gut, während andere deutlich weniger Resonanz erzeugten als erhofft.

CTRs sichtbar machen

Die Impressionen der Einladungskampagnen waren außerordentlich hoch und die Verweildauer stieg deutlich, wurde der Besucher persönlich eingeladen. (Noch) Keine Aussage lässt sich jedoch darüber treffen, wie hoch die Click-Through-Rate der Einladungen ausfiel. Genau das soll beim nächsten virtuellen Event sichtbar gemacht und wurde in diesem Jahr aufgrund der letztendlich knappen Vorbereitungszeit nicht mehr umgesetzt. Immerhin bietet die Notified Event-Plattform die Möglichkeiten für eine ausgefeilte Event-Promotion bereits.

Allerdings resümiert Wesenigk und gibt anderen Planern Hoffnung für ihre Events mit auf den Weg: „Das war die erste Kampagne, die wir über alle Kanäle messbar gemacht haben.“ Daher lautet ihr Motto für 2021: „Messen, messen und nochmals messen.“

Was würden Sie anderen Planern mit auf den Weg geben (mit heutigem Wissen)?

Das können andere Planer aus dem virtuellen Event mitnehmen

Wie schon angedeutet, lautet ihr Rat: „Plant mehr Zeit ein.“ Mit etwas mehr Zeit wären auch für Leica Geosystems weitere Pre-Event-Aktivitäten möglich gewesen.

Für ein virtuelles Event sollten Planer mindestens so viel Zeit wie bei physischen Events einkalkulieren. Viele vergessen schnell, dass eine Einladungskampagne genauso lange dauert wie sonst. Gleiches gilt für die Vorbereitungen der Vorträge, die von den Kollegen angefertigt und geübt werden müssen. Darüber hinaus müssen viele weitere Gewerke koordiniert werden. Ob die Messewand nun digital oder real geplant und verschoben wird, spielt zeitlich kaum eine Rolle. Es muss getan werden. Unterschätze den Aufwand aller Aktivitäten nicht.

Außerdem gibt sie Planern mit auf den Weg, dass das Bewusstsein für die Kosten einer Event-Plattform noch nicht in allen Köpfen fest verankert ist. D.h. es kann durchaus sein, dass Du noch interne Diskussionen über die Budgetpositionen Deines virtuellen Events diskutieren musst.

Ebenso ist eine gute Kommunikation mit den Teilnehmern wichtig. Sei Dir bewusst, dass viele Besucher FAQs und Anleitungen nicht lesen. Und dass nicht alle verstehen, ob Dein Event den ganzen Tag besucht werden sollte oder nicht. Solche Fragen oder Sorgen kann man als Planer vorab entkräften und beispielsweise auf die Aufzeichnungen hinweisen.

Fazit

Es war der Mix aus dem Full-Service von Event-Tech-Partner und Event-Plattform Notified, die die HxGN LIVE LEICA TOUR DACH 2021 ermöglichte. Ganz ausschlaggebend war dabei das Mindset des gesamten Teams von Event-Tech-Partner und so fügt Beate Wesenigk hinzu „Ich kann mir nicht vorstellen, dass ich ein ähnliches Event noch einmal so gut umsetzen kann.“