Live-Events – die wichtigsten Trends und was diese für dich bedeuten

Endlich kehren sie zurück: Live-Events. Viele von uns Planern und Marketeers haben sehnsüchtig darauf gewartet und auch Event-Teilnehmer berichten in den sozialen Medien voller Freude von ihrer ersten Teilnahme an einem Live-Event. Doch neben all der Freude, gibt es ein paar Dinge, die sich geändert haben. Damit du beim Re-Start deiner Live-Events bestmöglich gewappnet bist, haben wir dir hier vier der wichtigsten Trends mitgebracht und erklären auch, was diese für deine Events und deine Event-Planung bedeuten.

Trends beim Re-Start von Live-Events

Live-Events sind nicht mehr wie „früher“. Mehr als eineinhalb Jahre Pandemie haben die Menschen und auch die Eventbranche verändert. Neben dem ungewohnten Gefühl, wieder einen Koffer zu packen, in Innenräumen dicht an dicht mit vielen anderen Menschen zu sitzen oder der Frage, ob man sich wieder mit Handschlag begrüßen darf, gibt es ein paar essenzielle Veränderungen, die auch Deine Event-Planungen beeinflussen werden.

Trend 1: Deutlich weniger Personal in allen Bereichen auf allen Ebenen.

Es ist nicht nur ein Gefühl. Ein Blick in unterschiedliche Statistiken beweist es auch: In der Eventbranche und vielen daran hängenden Gewerken gibt es deutlich weniger Personal. Dabei sprechen wir hier nicht nur von den gut ausgebildeten Personen in Leitungspositionen oder im Event-Management. Es geht auch nicht nur um die Event-Projektleiter mit IT-Know-how, die ein Online-Event planen und steuern können. Sondern gemeint sind alle Bereiche und Ebenen – beim AV-Dienstleister, beim Caterer, im Hotel, beim Messebauer, in Event-Agenturen etc. Hier fehlt es an Personal für den Aufbau von Bühnen, den Umbau einer Bestuhlung, Garderobenpersonal, Security-Personal, Einlasshelfer und Ticketkontrolleure und vielen anderen. Kurzum: Es fehlt an allen Ecken und Enden.

Was das für Dich und Deine Eventplanung bedeutet:

1. Du musst dich einfach früher entscheiden und zwar für

• einen konkreten Event-Termin
• die Location
• alle Dienstleister und deren Personal, das zum Einsatz kommen sollen.

Denke bei Hybrid-Events unbedingt auch an die Entscheidung für die passende Event-Plattform. Denn auch bei diesen Dienstleistern gibt es Engpässe im Personal.

2. Du musst mehr zeitlichen und finanziellen Aufwand für deine Events einplanen

Wenn Personal Mangelware ist, müssen alle Dienstleister tiefer in die Tasche greifen und externes Personal hinzukaufen – auch aus anderen Branchen, auch zu höheren Konditionen. Plane außerdem unbedingt mehr Zeit für die Suche nach geeignetem Personal ein bzw. frag nicht erst in letzter Minute bei Dienstleistern an.

3. Nutze digitale Lösungen für Deine Eventplanungen, wann immer es geht

So reduzierst du manuelle Arbeiten und sparst so Personalressourcen. Mit digitalen Lösungen für Dein Event-Management, z.B. Marketing Automation, Speaker-Management, Abstract-Management, Sponsoren-Handling, Ablaufplanung, Regieplanung, Matchmaking, digitale Sitzpläne, digitaler und kontaktfreier Check-In, Event-App, kannst Du eine Menge manueller Jobs reduzieren.

Trend 2: Angebote für Live-Events sind eher Richtwerte als fixe Werte.

Auch wenn wir zu Live-Events zurückkehren können und wollen – vorbei ist die Pandemie noch nicht. Das bedeutet Unsicherheiten für viele Akteure in der Eventbranche und das wiederum hat Auswirkungen auf die Zuverlässigkeit von Angeboten. Wer kann schon von Deinen Hotels, Caterern, Shuttle-Unternehmen, Hostessen-Agenturen etc. wirklich zuverlässige Angebote über Dienstleistungen mit hohen Teilnehmernzahlen in drei, sechs oder gar 12 Monaten anbieten? Kaum einer. Denn kaum einer weiß, wie wir über den Herbst/Winter kommen und wie künftig die Personaldecke und die Nachfrage aussehen.

Plane daher bei deinen Event-Budgets unbedingt Puffer für Unvorhergesehenes ein, z.B. für zusätzlichen Personalbedarf, weil dir der ein oder andere Dienstleister abgesprungen ist. Oder weil er oder sie selbst nicht genügend Personal findet, um dein Event vollständig bedienen zu können. Kläre diese Unsicherheit auch unbedingt mit deinen Auftraggebern, erst recht, wenn du für eine Agentur tätig bist.

Trend 3: Der Networking-Bedarf bei Live-Events ist enorm.

Wer zu einem Live-Event fährt, freut sich in der Regel am meisten darüber, endlich wieder andere Menschen treffen zu können. Networking steht auf allen Live-Events hoch im Kurs und macht häufig den Unterschied zu Online-Events oder einer Online-Teilnahme im Rahmen eines Hybrid-Events aus.

Das bedeutet für dich und deine Eventplanung, dass du unbedingt Networking als festen Bestandteil in die Agenda deines Live-Events einbauen solltest. Verzichte auf ein paar Vorträge, biete sie parallel an und fertige davon Aufzeichnungen an. Inhalte lassen sich online wirklich besser konsumieren. Doch Networking ist Face2Face einfach viel intensiver. Deine Teilnehmer werden es zu schätzen wissen, wenn Du gerade jetzt dafür viel Platz einräumst. Sowohl zeitlich als auch räumlich.

Erleichtere deinen Teilnehmern außerdem das Networking, in dem du Event-Apps inklusive Matchmaking-Features nutzt. Solch eine App schlägt die passenden Gesprächspartner vor oder lässt sie über eine gut filterbare Teilnehmerliste leicht finden. Apps wie die von Cvent haben außerdem ein Appointment Tool integriert, mit dem Deine Teilnehmer gleich 1:1 Gespräche vereinbaren können – z.B. an den von Dir aufgestellten Stehtischen oder in den Networking-Lounges.

> mehr über die Cvent Appointments™

Trend 4: Nicht alle reisen wieder.

Bei aller Freude über die zurückkehrenden Live-Events solltest Du auch an diejenigen denken, die aus den unterschiedlichsten Gründen noch im Büro oder im Home-Office sind. Denn nicht für jeden ist der Besuch eines Live-Events das Nonplusultra – auch wenn es Dir als Eventplaner beim Betrachten der Freude vor Ort so vorkommen mag und Du Dich in der Entscheidung, endlich wieder live anzubieten, bestätigt siehst.

Wer trotz aller Freude lieber zu Hause bleibt:

• Die Verunsicherten – für sie ist die Gefahr der Ansteckung größer als die Freude über Gespräche von Angesicht zu Angesicht.
• Die Effizienten – einen Vortrag und drei Gespräche vor Ort? Dafür fahren sie nicht extra zu Deinem Live-Event.
• Die Preisbewussten – die Reise- und Übernachtungskosten einmal quer durch die Republik? Das geht online günstiger.
• Diejenigen, die die Anreise mit dem ÖPNV scheuen. Wer kann, setzt heute auf eine Anreise mit dem eigenen PkW und wer nicht, bleibt möglicherweise lieber noch zu Hause.
• Diejenigen, die wegen Reiserestriktionen nicht kommen dürfen. Viele Unternehmen und Länder haben die Reiserestriktionen noch nicht komplett zurückgenommen und der administrative Aufwand über Ländergrenzen zu reisen, kann enorm sein.

Was das für Dich und Deine Eventplanung bedeutet:

1. Biete unbedingt eine Online-Teilnahme für diesen Teil Deiner Zielgruppe an. Du verlierst sonst eine Reihe wertvoller Teilnehmer.
2. Plane für diejenigen, die anreisen, mehr Parkplätze ein oder informiere, wo sich noch welche befinden.
3. Setze auf ein Grundrauschen in Deiner Kommunikation mit Deiner Zielgruppe und plane regelmäßige Webinare und kleinere Online-Formate für die Leadgenerierung und die Aussendung Deiner Markenbotschaften. Hierfür eignen sich übrigens hervorragend Event-Plattformen, die Networking und günstige Jahreslizenzen anbieten und darüber hinaus leicht bedienbar sind – wie die Event-Plattform von Hubilo.

Fazit

Live-Events sind zurück. Doch sie haben sich deutlich geändert. Neben den Unsicherheiten und dem Personalschwund in der Eventbranche, die sich auch auf Deine Eventbudgets auswirken, kommen noch längst nicht alle Menschen wieder zu Live-Events. Biete daher unbedingt weiterhin Online-Teilnahmen im Rahmen deiner Events an und setze für die Leadgenerierung auf gut gemachte Webinare. Darüber hinaus brauchen deine Präsenz-Events nun mehr Möglichkeiten denn je fürs Networking – z.B. mithilfe einer Event-App.