Tipps für deine Event-Strategie im Herbst/Winter

Steht uns in diesem Winter der nächste Lockdown bevor? Wird die Politik Veranstaltungen ab einer bestimmten Größe wieder untersagen oder zumindest Restriktionen verhängen? Und wie verhalten sich Aussteller, Sponsoren, Referenten und Teilnehmer, wenn es um die Teilnahme an Live-Events geht? Werden wir genug Energie haben? Viele von uns ahnen, dass auch dieser Winter schwieriger sein könnte, als wir noch im Frühjahr und Sommer beim beginnenden Re-Start der Eventbranche hofften. Zugleich sehen wir in vielen Agenturen, Unternehmen und Messegesellschaften, dass Eventpersonal „an jeder Ecke“ gesucht wird. Doch was sollen wir, was sollst du eigentlich planen, wenn es wieder einmal keine Planungssicherheit gibt? Hier sind Tipps für dich und deine Kollegen und ein paar Argumente für deinen Vorgesetzten, wie ihr eure Events durch diesen Herbst und Winter bringt.

Event-Strategie
Event-Strategie

Warum du auf Hybrid- und Online-Events im Winter 2022/2023 setzen solltest

Don’t cancel. Go virtual – zumindest in Teilen.

Wirklich? Wir empfehlen dir wieder Online-Events durchzuführen und das obwohl wir uns alle so sehr über den Re-Start von Live-Events und das persönliche Miteinander gefreut hatten? Ja, genau das empfehlen wir dir. Warum? Online-Events sind in diesem Winter einfach die sicherere Option:

  • wegen der Ansteckungsgefahr unter deinen Teilnehmern und allen Akteuren vor Ort,
  • aufgrund unklarer Restriktionen von Behörden und Politik,
  • wegen der Gefahr kurzfristiger Absagen von Ausstellern und Sponsoren,
  • weil Teilnehmer möglicherweise in letzter Minute einfach nicht erscheinen,
  • da Transport und andere Logistik durch die explodierenden Energiekosten teurer geworden sind und kein Ende in Sicht ist.

Außerdem sind viele in der Eventbranche bestens gerüstet für Online- oder Hybrid-Events. Ganz im Gegensatz zum Frühjahr 2020. Wir wissen, was funktioniert und was nicht.

Übrigens: Auch unsere Technologie- und Serviceparter, wie z.B. Cvent, Hubilo, btl-x oder Billmann Event, halten praxiserprobte und marktführende Lösungen für Online-Events für dich bereit.

Event-Strategie 2021/2022
Event-Strategie 2022

 

Diese Veranstaltungen kannst du relativ schnell online umsetzen

Kurz gesagt: Wann immer es um die Wissensvermittlung geht, funktionieren Online-Events.

Daher eignen sich für ein Online-Format vor allem:

  • Keynotes,
  • Seminare,
  • Schulungen,
  • Weiterbildungen,
  • Mitgliederversammlungen – hier vor allem der gesetzlich vorgeschriebene Part,
  • Produkt-Updates.

Geht es in dem geplanten Format vor allem um die eher frontale Aufnahme von Wissen und der Möglichkeit, ein paar Fragen stellen zu können, stehen die Zeichen gut, dass dies online klappt.

Geht es in dem Event-Format, das du planst, eher um den echten Austausch von Ideen, brauchst du entweder ein sehr durchdachtes Konzept für den Ablauf, die Breakouts, die Kollaborationstools etc. oder du setzt auf ein Live-Format nach diesem Winter.

Auch wenn wir dank grandioser Plattformen fürs Networking, wie z.B. Hubilo, denken, dass dieser Part durchaus noch mehr Potenzial hat, sehen wir bei vielen deiner Event-Kollegen den Trend, Networking vor allem auf Live-Events umzusetzen. Stelle daher Events mit besonderem Networking-Charakter, mit Zufallsbegegnungen, mit echten Workshops eher etwas in der zeitlichen Planung nach hinten und konzentriere dich bis zum Frühjahr auf Online-Events. So bleibst du außerdem im Gedächtnis deiner Zielgruppe bzw. deiner Community. Übrigens eines der Erfolgsgeheimnisse der OMR, die sich beim Re-Start im Mai 2022 über volle Messehallen freuen konnte.

Wissensvermittlung funktioniert online hervorragend
Wissensvermittlung funktioniert online hervorragend

 

So sieht ein gelungenes Konzept für Online- und Hybrid-Events aus

Wir haben viel ausprobiert. Vom ersten Event-Manager-Forum im Juni 2020 bis hin zu zahlreichen Online- und Hybrid-Events, die du auch in unseren Referenzen findest. Hier sind die wichtigsten Learnings:

Kurze Inputs

Dieser Tipp ist einfach und zugleich für viele Eventplaner sehr schwer umzusetzen. Halte deine Online-Events kurz. Niemand will 8 Stunden oder länger vor dem Bildschirm sitzen. Das funktioniert bei Live-Events – jedoch nicht vorm Rechner. Kürze daher den täglichen Input für deine Teilnehmer drastisch und verteile die Sessions auf mehrere Tage oder Wochen. So bleibt das vermittelte Wissen tatsächlich hängen und deine Teilnehmer haben neben deinem Online-Event Zeit für ihren (Berufs-)Alltag.

Du machst dir Sorgen um die Kosten hinter solch einem gestreckten Projekt? Dann produziere die Inhalte geballt an einem oder zwei Tagen und spiele den Content On-Demand aus. Erscheint dir das zu sehr nach „Konserve“, füge live Q&A-Runden oder einen live TextChat mit dem Moderator und dem Referenten hinzu. Oder biete kleine „Meet-the-Speaker“-Runden nach den Sendeterminen der vorab aufgezeichneten Vorträge an.

Wissen vertiefen

Nach den eher frontal gestalteten Inputs über Live- oder On-Demand-Streams kannst Du Online-Meetings und Sessions anbieten, in denen deine Teilnehmer das Wissen vertiefen können. Hier geht es nicht um Powerpoint-Schlachten, sondern um den Austausch untereinander. In diesen Online-Meetings – oder nach dem Abklingen der nächsten Welle  auch in Live-Meetings – können deine Teilnehmer den Experten Fragen stellen oder ihre Erfahrungen miteinander teilen. Baue diese Formate so auf, dass du konkrete Themen anbietest, statt lockerer Small Talk Runden. Gerade im Business-Kontext hat kaum jemand Zeit für Small Talk. D.h. deine Networking-Tools sollten definierte Räume und Themen haben, damit alle wissen, worum es in dem jeweiligen Online-Meeting geht.

Teilnehmer aktivieren

Je länger deine Teilnehmer passiv zuschauen, desto eher sind sie weg. Baue daher unbedingt interaktive Elemente auch in die eher frontal gestalteten Inputs ein. Zum Beispiel mit einem SessionChat, der live von dir oder deinen Experten betreut wird, oder mit Q&A-Runden nach dem Vortrag. Möchtest du es noch aktiver gestalten, binde Gamification ein. Unsere Plattformen von Hubilo und Cvent haben dafür die passenden Features bereits integriert.

Gamification - Leaderboard bei Hubilo
Gamification – Leaderboard bei Hubilo

 

Content is King

Es sagt sich so leicht und ist doch so wahr: Finde ein Schmerzthema. Was treibt deine Zielgruppe gerade wirklich um? Vermutlich sind es nicht Deine Produktupdates, sondern eine konkrete Frage aus der Branche. Zum Beispiel:  „Wie du deine Online-Events endlich erfolgreich vermarktest“ statt „Diese Features hat unser neuestes Mailing-Tool.“

Doch Content allein ist keine Garantie für zufriedene Teilnehmer und für eine lange Verweildauer. Du musst den Inhalt auch kurz und knackig, in guter Bild- und Tonqualität vermitteln (lassen). Langatmige Vorträge, reine Werbeveranstaltungen, von schräg unten gefilmte Referenten und ähnliches will heute niemand mehr sehen. Die Zeit der Experimente und des Ausprobieren ist vorbei. Deine Teilnehmer erwarten eine solide Qualität.

Bleib flexibel 

Einen Stressfaktor können wir dir auf jeden Fall abnehmen: Die Plattform für deine Events. Warum? Weil du von uns eine Event-App erhalten kannst, die du nur ein einziges Mal aufsetzt und dann sowohl für das Präsenz-Event als auch für die Online-Teilnehmer nutzen kannst. So kannst du sehr flexibel switchen – online, onsite oder hybrid. Alles mit wenigen Klicks machbar, dank einer Plattform, die im Browser und auf dem Smartphone verfügbar ist. So schaffst du Freiräume für all die anderen Fragen und Herausforderungen, die du beim Wechsel der Formate lösen musst.

Hybrid-Events: web & mobil | Event-Tech-Partner
Hybrid-Events: einmal in der Event-App aufgesetzt und schon im Web und mobil verfügbar

Keep it simple

Gerade für Online-Events mit Fokus auf Wissensvermittlung brauchst du keine aufwändig produzierten 3D-Umgebungen oder Avatare. Kostenintensive GreenScreen-Produktionen kannst du dir ebenfalls sparen. Setze lieber auf eine gute Qualität und Inszenierung durch Regie und Audio-Video-Dienstleister. Die dafür passenden Experten erhältst du beispielsweise aus unserem Netzwerk.

die passende Technik für ein Online-Event
Keep it simple – die passende Technik für ein Online-Event

 

Online muss nicht teuer sein

Online-Events müssen wirklich nicht teuer sein, sondern vor allem durchdacht. Die digitalen Lösungen dafür erhältst du von uns – von Event-Website, Registrierung, Event-Plattform bis hin zur technischen Begleitung am Tag des Events und zur Auswertung. In Self-Service oder im Full-Service, mit oder ohne Beratung – ganz so, wie du es benötigst.

Spare Energie und Transportkosten

In diesem Herbst und Winter wird der Verbrauch von Energie relevanter als je zuvor. Hier sind konkrete Einspartipps:

  1. Lagere einen Teil deines Events in die digitale Welt aus.
    Denn Anreise und Abreise verursachen circa 70 Prozent des Aufwandes und damit übrigens auch der CO2-Emissionen eines Events. Das geht zwar nicht zu Lasten deines Budgets, aber was bringt’s dir, wenn deine Teilnehmer nicht anreisen können, weil’s schlichtweg zu teuer ist? Was, wenn deine Aussteller auf leere Hallengänge blicken? Dann hast du auch nichts gekonnt.
  2. Schalte auch Speaker online dazu
    Das Argument ist das Gleiche wie bei der Anreise der Teilnehmer. Außerdem verringerst du so das Risiko, dass sie kurzfristig wegen Reiserestriktionen ausfallen.
  3. Befrage deinen AV-Dienstleister nach Energieeinsparpotenzialen
    Unsere Technikpartner, z.B. btl-x, verraten dir, wie du konkret Strom sparen kannst. Bis zu 75 Prozent sind hier beim smarten Einsatz von AV-Technik möglich.
  4. Reduziere die Übertragungsqualität von Streamings und Videocalls
    Nicht jede Podiumsdiskussion muss in höchster Bildqualität aufgenommen und übertragen werden. Oft tut’s auch die Stufe darunter. Du lädst ja als Eventplaner oder Online-Marketingprofi auf deine Website auch nicht die Fotos in Originalgröße. Das frisst viel zu viel Speicher und Ladegeschwindigkeit. Genauso ist es auch bei Streamings von (Live-)Videos.
  5. Nutze digitale Tools für Abstimmungen und Co.
    Du willst eine virtuelle oder hybride Mitglieder- oder Hauptversammlung durchführen? Die Abstimmungen kannst du an realen Leihgeräten durchführen oder über die Smartphones deiner Teilnehmer. Letztere haben sie eh bei sich und du kannst dir die Transportkosten der Abstimmgeräte komplett sparen.
  6. Zeige Exponate digital
    Du bist auf einem Live- oder Hybridevent und willst deine neuesten Produkte zeigen? Das kannst du auch auf Bildschirmen jeglicher Art tun. So sparst du dir den teuren Transport von besonders großen, schweren und nur selten verfügbaren Exponaten. Warum du dann noch in Präsenz auf der Messe oder dem Event bist? Weil du so vor Ort besser netzwerken kannst. Also: Das Gespräch und den Kaffee gibt’s in Präsenz und das Exponat als Begleitdokument auf deinem Tablet oder auf der LED-Wand deines Standes.
Energie sparen bei Events
Energie sparen bei Events

 

Plane Live- und Hybrid-Events langfristig

Der Winter wird wieder virtueller – zumindest in Teilen. Doch für den Sommer 2023 kannst du bereits heute mit den Planungen für Live- und Hybrid-Events beginnen. Das hat gleich mehrere Vorteile:

  • Du sicherst dir Kapazitäten bei deinen favorisierten Dienstleistern und Locations,
  • kannst bei deinen Teilnehmern die Vorfreude auf ein Live-Wiedersehen bereits jetzt ankündigen,
  • und kannst dir wirklich Gedanken um das passende Event-Konzept machen, statt wieder einmal alles unter Termindruck umsetzen zu müssen.
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    Bringe dein Event-Management auf Vordermann

    Jetzt ist die beste Zeit, dein Event-Management zu digitalisieren, alte Lösungen zu hinterfragen und neue, effiziente Prozesse und Tools aufzusetzen. Hand auf’s Herz, hast du

    Falls nicht, wird es höchste Zeit, dass Du damit beginnst. Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt dafür.

    Marketing Automation - für und durch Events
    Marketing Automation – für und durch Events

     

    Bilde dich zielgerichtet weiter

    Wie fit bist Du in Sachen Online-Events, Hybrid-Events, Event-Marketing, Marketing Automation oder anderen Themen, die auf deinem Schreibtisch landen (werden)? Nutze den Winter für eine zielgerichtete Weiterbildung. Abonniere Blogs wie den unseren, lies Fachzeitschriften, halte Ausschau nach Webinaren oder nach zertifizierten Weiterbildungen. Kurzum: Nutze die Zeit und bring dich in Stellung für die Herausforderungen in der Planung und Umsetzung von Events.

    Gezielte Weiterbildung - Teil (D)einer Event-Strategie 2021/2022
    Gezielte Weiterbildung – Teil (d)einer Event-Strategie 2021/2022

     

    Fazit

    Egal ob Lockdown oder nicht – Du kannst diesen Herbst und Winter nutzen, um deine Events und dein Event-Management auf die nächste Stufe zu bringen. Setze vor allem in den nächsten Wochen und Monaten eher auf Online- und Hybrid-Formate, plane langfristig Live-Events und nutze die Zeit für neue digitale Lösungen sowie eine passgenaue Weiterbildung.

     

    Du planst Online- oder Präsenz-Events und suchst eine digitale Lösung dafür? Dann kontaktier uns doch einfach. Wir sind gern für Dich da.

     

    Live Demo

    Schau Dir die Event-Lösungen doch einmal live an. So erhältst Du schnell ein Gefühl dafür, wie das auch bei Deinen externen und internen Veranstaltungen aussehen könnte. Stell alle Fragen, die noch offengeblieben sind – egal ob zur Event-Software oder zu Deinem Event-Konzept.