7 Dinge, die in jede Nachbereitung für virtuelle Events gehören

Geschafft. Sobald der Moderator das Schlusswort sagt und die Teilnehmer Deine Event-Plattform verlassen, kannst Du aufatmen und hoffentlich stolz auf Deine Eventplanung zurückblicken. Die Versuchung ist groß, dass Du Dich jetzt anderen Dingen widmest. Sei es den unzähligen E-Mails, die in Deinem Posteingang auf Dich warten, der nächsten Marketingkampagne oder vielleicht sogar gleich dem nächsten virtuellen Event. Doch der Unterschied zwischen einem mittelmäßigen Event und einem grandiosen Erlebnis liegt in der permanenten Verbesserung und einer durchdachten Nachbereitung. Welche Dinge in jede Nachbereitung für virtuelle Events unbedingt gehören, erfährst Du in diesem Blogbeitrag.

Adrenalin abbauen

Hand aufs Herz – das war aufregend und anstrengend, oder? Konzentriert sich gleich der  nächsten Aufgabe widmen, wird wahrscheinlich nicht funktionieren. Vermutlich geht es Deinen remote verteilten Kollegen im Planungs- und Serviceteam genauso. Außerdem sind die allermeisten neugierig und wollen sich kurz mit den anderen austauschen. “Wie war’s? Wie fandet Ihr es?” sind wohl die häufigsten Sätze kurz nach einem virtuellen Event. Gib dem Wunsch nach Austausch einen Raum und verabredet Euch direkt nach der virtuellen Veranstaltung in einem Videocall. Hier geht es lediglich darum, dass Ihr einmal kurz und schnell Eure Gedanken und Gefühle austauschen könnt; schließlich sind jetzt auch die Erinnerungen noch am frischesten. Außerdem ist so ein Feedback-Call eine hervorragende Gelegenheit, ein wenig Adrenalin abzubauen. Gönn Dir und Deinem Team diesen einen Moment des Herunterkommens.

Aufzeichnungen bereitstellen

Je nachdem welche Event-Plattform oder Videokonferenz-Lösung Du eingesetzt hast, solltest Du spätestens jetzt die aufgenommenen Sessions aufbereiten lassen und On-Demand bereit stellen. Manchmal ist es sinnvoll, die Recordings erst noch von einem Profi schneiden zu lassen. Vor allem bei Einzelvorträgen, die Teil einer Wissens-Datenbank werden sollen, kann sich das lohnen. Diskussionsrunden kannst Du meist im Original belassen.

Tipp: Schneide wenn möglich die Wartezeiten vor den Online-Sessions aus den Aufzeichnungen heraus. Das stellt die Geduld der späteren Zuschauer ziemlich auf die Probe. Du möchtest oder kannst dafür keine Zeit aufbringen? Dann verrate unbedingt, ab welcher Minute im Video es wirklich inhaltlich losgeht.

Außerdem solltest Du auf die nun verfügbaren Aufzeichnungen über Deine Werbe- und Social Media Kanäle hinweisen. Dabei könntest Du einen besonders spannenden Videoausschnitt oder ein extra zusammengestelltes Recap-Video veröffentlichen.

Mach den Konsum der On-Demand-Videos so einfach wie möglich. Frage also bereits registrierte Teilnehmer nicht noch einmal nach den Anmeldedaten, sondern lediglich nach den Login-Daten.

Gib vor allem den No-Shows einen guten Grund, warum sie die Aufzeichnungen doch noch anschauen sollten. Du könntest sie beispielsweise auf die Event-Plattform locken und exklusiv dort weitere spannende Materialien bereitstellen. Überlege dabei unbedingt, was für Deine Zielgruppe spannend ist. Produktdemos oder Whitepaper, die es auf unzähligen anderen Webseiten oder gar auf deiner eigenen bereits gibt, sind weniger geeignete Magneten.

Allen Beteiligten danken

Bei der Nachbereitung für virtuelle Events ist ein Dankeschön immens wichtig. Warum? Neben unserem eigenen Namen hören wir ein Dankeschön besonders gern. Sende deshalb unbedingt Dankeschön-Nachrichten an alle Beteiligten.

Bedanke Dich bei

• den Teilnehmern für ihre Zeit und ihr Engagement
• allen Sprechern für ihren wertvollen Input
• den Ausstellern und Sponsoren für deren Unterstützung
• allen Dienstleistern, die hinter den Kulissen für einen reibungslosen Ablauf gesorgt haben
• und bei Deinem Team für ihren unermüdlichen Einsatz.

Versende, wenn es angemessen ist, auch Dankeschön-Geschenke an besonders wichtige oder engagierte Akteure Deines virtuellen Events. Beispielsweise kannst Du den Referenten eine Eventbox senden oder den Teilnehmern eine gedruckte Postkarte mit dem online entstandenen Fotomosaik.

Vergewissere Dich außerdem bei der Nachbereitung für virtuelle Events, dass Du auch in dieser Phase des virtuellen Events alle Vereinbarungen Deiner Sponsoren- und Ausstellerpakete zuverlässig und pünktlich einhältst. Sende also beispielsweise die Daten für die Auswertungen an die Partner und füge ihre Logos in die Dankes-E-Mails an die Teilnehmer ein.

 

 

Feedback einsammeln bei der Nachbereitung für virtuelle Events

Sammel spätestens jetzt Feedback zu Deinem virtuellen Event ein – falls Du es nicht schon während des virtuellen Events abgefragt hast.

Sende dafür Umfragen mit Feedback-Fragen an Deine Teilnehmer als auch an Sponsoren, Aussteller und Referenten. Je nach Größe Deines virtuellen Events kann es auch passender sein, dass Du einige Akteure persönlich anrufst oder ihnen eine individuelle E-Mail sendest.

Terminiere außerdem ein Feedback-Meeting mit Deinen Kollegen. Frag proaktiv nach deren Meinungen und Einschätzungen. Diese drei Fragen helfen Dir dabei:

 

• Was lief bei unserem virtuellen Event richtig gut?
• Welche Aspekte hätten besser sein können?
• Wie könnten wir die eben genannten Aspekte beim nächsten Mal konkret verbessern?

 

Sammle außerdem spätestens jetzt Referenz-Statements von Auftraggebern, Ausstellern und Sponsoren ein. Schau Dich ebenso in Deinen Social Media Kanälen um. Gibt es dort positives Feedback? Speicher die positiven Meinungen ab und veröffentliche, wenn möglich, die Statements auf Deiner Event-Website. Dies hilft Dir bei der Vermarktung der kommenden virtuellen Events.

 

Reportings der Event-Plattform und der Werbeaktivitäten analysieren

Schau Dir die Reportings in Deiner Event-Plattform an. Vergleiche die Daten mit Deinen Zielen. Hast Du diese erreicht? Welche Rückschlüsse kannst Du aus den Auswertungen ziehen? Was fällt Dir besonders auf?

Speicher die Daten zudem auf Eurem Server ab, damit Du auch nach dem endgültigen Schließen der Plattform weiterhin auf die Daten zugreifen kannst.

Spätestens jetzt solltest Du Dir ebenfalls die Werbekampagnen genauer ansehen. Welche Maßnahmen haben zu besonders vielen Anmeldungen geführt? Kamen die Teilnehmer eher über Euren E-Mail-Verteiler oder eher über Soziale Medien? Wie erfolgreich waren die bezahlten Werbeanzeigen auf Google, LinkedIn, Facebook und Co.? Nur so kannst Du in der nächsten Event-Runde den Erfolg Deiner Marketingaktivitäten steigern.

 

Übrigens mit der Event-Tech Lösung von Cvent kannst Du den Erfolg der verschiedenen Kanäle ganz einfach tracken und ablesen:

 

 

Leads übergeben

Wie Du die im Rahmen Deines virtuellen Events gesammelten Leads an Deine Kollegen im Sales oder an Deine Aussteller und Sponsoren weiterleiten willst, hast Du am besten schon vor dem Event geklärt.

 

Außerdem sollten sie wissen, wie und wann Du die Daten bereitstellen wirst. So können sie sich rechtzeitig darauf einstellen und ihre Follow-Up-Aktivitäten bereits im Vorfeld planen. So stellst Du sicher, dass potenziellen Kunden oder Mitglieder schnellstmöglich mit wertvollen Informationen versorgt werden.

 

Bedenke: In unserer schnelllebigen Zeit will niemand mehr mehrere Tage oder gar Wochen auf Nachrichten warten – erst recht nicht, wenn es die Konkurrenz schneller kann. Außerdem geraten die Botschaften Deines virtuellen Events bei den Zuschauern relativ leicht in Vergessenheit. Setze deshalb den Übergabeprozess bereits vor dem virtuellen Event auf.

 

Schreib alles auf

Hier geht es nicht um das beflügelte Sprichwort “wer schreibt, der bleibt” sondern um eine kontinuierliche Verbesserung Deiner (virtuellen) Events. Notiere daher alle wichtigen Erkenntnisse rund um Dein virtuelles Event in einem zentralen Dokument. Und noch wichtiger: Nutze es aktiv für die Planung deines kommenden virtuellen Vorhabens.

 

Fazit

Eventplanung ist immens wichtig. Mindestens genauso wichtig ist eine durchdachte Nachbereitung – von der Analyse der erzielten Ergebnisse, der schnellen Übergabe der Leads an den Vertrieb bis hin zu den Danksagungen an alle Beteiligten.

 

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