7 Tipps für attraktive Sponsorenpakete bei virtuellen Events

Willst Du als Eventplaner Aussteller und Sponsoren für Online- oder Hybridevents gewinnen, musst Du ihnen echte Mehrwerte liefern. Es muss sich für sie einfach lohnen, an Deinem Online-Event teilzunehmen und am Ende des Tages müssen dabei gute Kontakte und Leads herauskommen. Zumindest jedoch eine messbar gesteigerte Reichweite. Deshalb sollte alles, was Du im Rahmen Deiner virtuellen Veranstaltungen anbietest, auf die Sichtbarkeit und auf die Leadgenerierung für Deine Aussteller und Sponsoren einzahlen. Bedenke dabei stets: Eine große Logo-Sammlung oder eine Liste Deiner Aussteller und Sponsoren führt nicht dazu, dass sie auf Deinem Event Kontakte knüpfen oder pflegen. Gerade in der Online-Welt musst Du deutlich mehr bieten. Die besten Ideen und Tipps für attraktive Sponsorenpakete, haben wir Dir in diesem Blogbeitrag zusammengestellt.

Sponsorenpakete bei virtuellen Events

 

1. Attraktive Sponsorenpakete sorgen für Sichtbarkeit vor Deinem Online-Event

 

Warum ist Sichtbarkeit schon vor dem Online-Event so wichtig, wenn doch ein “Logowald” allein noch nicht für wertvolle Leads sorgt? Weil Du mit der Sichtbarkeit dafür sorgst, dass sie schon vor Deinem Event mit ihrer Zielgruppe in Berührung kommen. Das ist so enorm wichtig, weil Kunden im Netz bis zu sieben mal mehr Touchpoints benötigen, bis sie zu einem Anbieter Vertrauen aufbauen. Mit einer guten Sichtbarkeit für Deine Aussteller und Sponsoren verkürzt Du also deren Zeit des Vertrauensaufbaus. Integriere folgende Möglichkeiten in Deine Sponsorenpakete:

  • Logo und Portrait auf Deiner Event-Website,
  • Logo in allen Werbe-Aktivitäten
    • Einladungsmailings
    • Social Media Banner
    • Werbeanzeigen
    • Programmflyer
  • Sponsored Content in Newsletter
  • Stand-Alone-Mailing
  • und vieles mehr

 

Werbebanner gehören in Sponsorenpakete für virtuelle Events
Werbebanner gehören in Sponsorenpakete für virtuelle Events

 

 

2. Schaffe Sichtbarkeit während Deiner Online-Veranstaltung

 

Auch hier geht’s um den Aufbau von Vertrauen und um möglichst hohe Reichweiten bzw. Sichtbarkeit. Frage Dich an jeder Stelle Deines Events und auf Deiner Event-Plattform, ob hier eine Integration von Logos oder Unternehmensnamen möglich und sinnvoll wäre. Denk dabei unbedingt in ganz neuen Kategorien und frage Dich, welche Werbeformen Du aus dem Fernsehen und aus dem Online-Marketing übernehmen und in Deine Sponsorenpakete packen kannst. Beispielsweise kannst Du Dir bei YouTube, in Podcasts sowie im klassischen TV abschauen, dass Du Werbetrailer sowohl am Anfang einer Session als auch mitten in einem Video einspielen kannst. Auch wenn das heute bei Online-Events noch eher selten umgesetzt wird. Außerdem können Deine Aussteller und Sponsoren über folgende Maßnahmen sichtbar werden:

  • Partnerprofile bzw. -portraits
  • Partnerlogos in Intro/Outro-Slides in Vorträgen
  • Gewinnspiele & Preise „sponsored by“
  • Moderatorenhinweise auf besondere Angebote der Partner
  • Umfragen der Partner einbinden
  • Social Media Posts zu Partneraktivitäten
  • und vieles mehr

 

Attraktive Sponsorenpakete ermöglichen ein umfassendes Partnerprofil auf dem Online-Event
Attraktive Sponsorenpakete ermöglichen ein umfassendes Partnerprofil auf dem Online-Event

 

3. Durchdachte Sponsorenpakete lassen Aussteller und Sponsoren nach dem Event sichtbar werden

 

Gerade Online-Events müssen mit Event-Ende noch lange nicht vorbei sein. Verlängere die Sichtbarkeit Deiner Aussteller und Sponsoren, indem Du beispielsweise:

  • Sponsored Content in Nachberichten verbreitest
  • Logos in allen Follow-Up-Aktivitäten einbindest
  • Teilnehmer immer wieder auf Deine Event-Plattform holst statt ihnen die Unterlagen einfach per
  • E-Mail zu senden
  • und vieles mehr

Übrigens: Die Notified Event-Plattform eignet sich dafür hervorragend. Dank dieser holst Du Deine Teilnehmer immer wieder zurück an einen gebrandeten Ort, an dem Deine Anbieter in einem attraktiven Umfeld sichtbar werden.

 

Attraktive Sponsorenpakete ermöglicht die Intrado Event-Plattform
Attraktive Sponsorenpakete ermöglicht die Notified (ehemals Intrado) Event-Plattform

 

4. Packe Networking zwischen Deinen Teilnehmern und Deinen Anbietern in die Sponsorenpakete

 

Mach es Deinen Ausstellern so leicht wie nur irgendwie möglich, in Echtzeit mit Deinen Teilnehmern in Kontakt zu treten.

Vor der Veranstaltung kannst Du beispielsweise:

  • die Interessen der Teilnehmer abfragen,
    Diese dienen als Grundlage für weitere Kommunikations- und Interaktionsangebote.
  • Terminvereinbarung zwischen Partnern und Teilnehmern anbieten
    So steigerst Du die Verbindlichkeit für beide Seiten, tatsächlich am Networking teilzunehmen und sich den Slot im Kalender einzutragen.
  • Testzugang ermöglichen
    Damit sich Deine Aussteller und Sponsoren mit der Plattform vertraut machen können.
  • Profile der Standmitarbeiter erstellen lassen
    Dazu gehören neben den vollständig eingetragenen Namen auch die Portraitfotos der Standbetreuer sowie deren Kontaktdaten und die Links zu Social-Media-Profilen.

Während der Veranstaltung solltest Du Deine Partner unbedingt inhaltlich einbinden, denn “Inhalt funktioniert auch online”. In diesem Punkt sind sich fast alle Veranstalter, Planer, Partner und Dienstleister einig. Denke dabei beispielsweise an interaktive Panel-Discussions, Breakout-Sessions, Thementische, Roundtable-Gespräche, Meet-the-Speaker und ähnliche Formate. Lass außerdem in Deinem Haupt-Programm Zeit für den Besuch der Partnerprofile und incentiviere diese. Beispielsweise durch Gamification.

 

Beispiel Gamification bei virtuellen Events

 

Lässt es Deine virtuelle Event-Plattform zu, kannst Du deinen Anbietern eigene virtuelle Meetingräume anbieten. Sorge außerdem dafür, dass Deine Aussteller und Sponsoren besondere, einzigartige Informations- und Interaktionsangebote parat halten. D.h. Standardtexte, -videos oder -broschüren von deren Websiten sind tabu. Warum sollte sich das irgendein Teilnehmer ansehen, wenn es das schon auf der Website gibt? Eben!

 

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5. Sorge für eine DSGVO-konforme Datenübertragung

 

Hinter diesem Punkt verbergen sich gleich zwei wichtige Aspekte. Zum einen muss es Deine Event-Plattform ermöglichen, dass Kontakte und das Verhalten der User getrackt wird. Beispielsweise gehört dazu, wer sich was wie lange angesehen oder was heruntergeladen hat. Ein schlichtes Zählen, wie viele Teilnehmer einer sponsored Session zugeschaut haben, wird den meisten Sponsoren und Ausstellern nicht reichen. Zum anderen musst Du dafür sorgen, dass Du diese Daten DSGVO-konform speichern, verarbeiten und weiterleiten darfst. Denn nichts ist ärgerlicher als eine Liste mit wertvollen Leads zu erhalten, die man dann nicht kontaktieren darf. Hebe diese Aspekte in Deinen Sponsorenpaketen ebenfalls hervor.

 

Auch das gehört in Sponsorenpakete: Reportings und Engagement Scoring
Engagement Score™ Cvent

 

6. Briefe Deine Aussteller und Sponsoren

 

Hilf Deinen Ausstellern und Sponsoren dabei, die Teilnahme an Deinem Event erfolgreich zu gestalten. Sag ihnen schon in den Sponsorenpaketen ganz klar, was funktionieren wird und was nicht. Was nicht funktioniert, haben wir hier schon angeschnitten:

  • Inhalte, die bereits auf deren Website stehen
  • ein zögerliches Verhalten auf der Plattform

Allerdings gibt es eine Menge, was Deine Aussteller und Sponsoren selbst tun können und sollten, damit sie von Deinen Teilnehmern wahrgenommen werden. Sie können beispielsweise:

  • selbst inhaltliche Sessions anbieten,
  • ein Quizz oder ein Gewinnspiel durchführen,
  • an den entscheidenden Stellen einen Call to Action einbinden,
  • proaktiv netzwerken sowie
  • aktiv Termine, z.B. 1:1 Videocalls, bei den Teilnehmern anfragen.

 

Sponsoren für Online- oder Hybridevents gewinnen - Möglichkeit 1:1 Video Call
Möglichkeit 1:1 Videocalls

 

7. Schnüre wertvolle Sponsorenpakete – für beide Seiten

 

Die hier vorgestellten Ideen und Maßnahmen kannst Du in Deine Sponsorenpakete übernehmen. Denk bei der Kreation dieser Pakete unbedingt an Leistungen, die für beide Seiten Vorteile bringen. Du kannst beispielsweise in die Pakete der Aussteller und Sponsoren kostenfreie Online-Tickets für deren Mitarbeiter oder zur Weitergabe an deren Kunden integrieren. Das freut die Aussteller, sorgt für mehr Traffic auf Deinem Online-Event und kostet Dich im Einkauf fast nichts.

 

Beispiel für Sponsorenpakete
Beispiel für Sponsorenpakete

 

Fazit

 

Schaffe echte Mehrwerte für Deine Aussteller und Sponsoren – gerade auf Online-Events. Sorge dafür, dass sie vor, während und nach dem Event sichtbar sind und aktiv Networking betreiben können. Außerdem ist eine DSGVO-konforme Generierung von Kontaktdaten sowie deren Weitergabe für Deine Anbieter essenziell. Kannst Du ihnen das bieten, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass sie auch bei Deinem Folgeevent wieder dabei sind.

 

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