So hilft dir Event-Tech bei nachhaltigeren Events
Du hast unseren Event-Tech-Talk zum Thema Sinkendes Budget und Ressourcenmangel? Wie du deine Events zukunftsfähig machst gesehen? Falls nicht, schau ihn dir unbedingt On-Demand an. Oder du interessierst dich sowieso dafür, wie du deine Events nachhaltiger gestalten kannst? Dann kannst du an ganz konkreten Stellschrauben drehen. Die wichtigsten findest du im „Sustainability Rider“ – ganz am Ende des Beitrags. Doch auch mit der richtigen Event-Tech kannst du eine ganze Menge tun, um deine Events nachhaltiger zu gestalten.
Warum deine Events überhaupt nachhaltiger werden sollten
Es gibt wirklich viele Gründe. Einer davon: Wir müssen bis 2045 klimaneutral werden.
Ist doch wirklich noch lange hin, oder? Nun ja, nicht ganz. Denn anders als bei der DSGVO und deren Stichtag kannst du Nachhaltigkeit nicht erst 2024 anpacken. So müssen wir beispielsweise bis 2030 bereits 65 Prozent unserer Emissionen reduziert haben. Das alles ist bereits gesetzlich verankert – im Generationenvertrag für das Klima.
Haben wir denn bis 2030 Zeit, Events nachhaltiger zu gestalten? Nur, wenn du zum Schlusslicht der Branche gehören willst. Denn die ersten haben sich auf den Weg gemacht. Sie werden künftig die Nachfragen auf sich vereinen können – egal ob seitens der Besucher oder seitens der Auftraggeber. Denn die CSR-Berichtspflicht gilt heute schon für große Unternehmen und für KMU ab 2024. Diese Deadline kommt schneller als gedacht.
Fang daher so früh wie nur irgendwie möglich an. Am besten heute.
Ideen für nachhaltigere Events mit Event-Tech
Wie kannst du nun Event-Tech nutzen, um deine Events nachhaltiger und klimafreundlicher zu gestalten? Hier sind konkrete Ideen – in Anlehnung an die Schritte aus dem „Sustainability Rider“.
1. Reduziere Print, wann immer es möglich ist
Das ist heutzutage schon an vielen Stellen möglich. Zugleich jedoch gibt es auch noch Potenzial. Überprüfe einmal kritisch deine komplette Veranstaltung. Wofür druckst du noch Unterlagen? Könntest du dies durch Event-Technologie ersetzen?
Eine gut gestaltete Event-Website, die alle Fragen deiner Teilnehmer beantwortet und Raum für Referenten und Sponsoren lässt ist ein erster Anfang. So kannst du dir den Versand von Einladungsflyern und Event-Programmen sparen. Das spart zugleich auch Geld und ist zudem stets aktuell. Ganz im Gegenteil zu deinen gedruckten Materialien.
Nutze außerdem eine von Anfang an zielgerichtet eingesetzte Event-App als zentralen Informations- und Networking-Ort für dein Event. Hier hinterlegst du das Programm, alle Referenten, eine Merkliste für einzelne Sessions oder auch die Buchungsoption für einzelne Sessions. Bau in deine Event-App die individuellen Reise- und Übernachtungsinformationen und Buchungen ein. So nutzt wirklich jeder deine Event-App als DIE Anlaufstelle für dein Event – vor, während und nach dem Event.
Setze unbedingt Push-Nachrichten in der Event-App ein, um deine Teilnehmer schnell und zielgerichtet über Programmänderungen zu informieren. Oder erinnere sie so an wichtige Sessions, ans Ende der Pause oder an den Besuch der Aussteller.
2. Informiere über und fördere klimafreundliche Anreise-Optionen
Mach es deinen Teilnehmern so leicht wie möglich, klimafreundlich anzureisen. Dazu gehört als Erstes die Wahl einer mit der Bahn oder dem ÖPNV gut erreichbaren Location.
Prüfe dann, ob du für deine Veranstaltung das Veranstaltungsticket der Deutschen Bahn anbieten kannst und informiere deine Zielgruppe darüber ausführlich. Deine Event-Website oder dein Online-Anmeldeformular sind dafür hervorragende Orte.
Außerdem kannst du Gruppen-Anreisen fördern und so Einzelfahrten reduzieren. Wie? In dem du ein „schwarzes Brett“ auf deiner Event-Website anbietest oder den Bedarf der „letzten Meter“ ermittelst. Siehe nächster Punkt.
3. Ermittle bedarfsgerechte Transfers
Noch ein Aspekt der Mobilität: Die Transfers vor Ort – sei es vom Bahnhof zur Location oder zwischen den Locations und Hotels. Diese Wege solltest du ebenfalls nachhaltig gestalten. Setzt du das bedarfsgerecht um, vermeidest du Leerfahrten von Shuttles oder Einzel-Taxifahrten deiner Teilnehmer, Aussteller und Referenten.
Diesen Bedarf kannst du beispielsweise im Rahmen deiner digitalen Teilnehmerregistrierung abfragen. Basierend auf diesen Antworten kannst du Gruppen bilden, Shuttle-Zeiten optimieren und Transfer-Zeiten festlegen. Fügst du diese Informationen auch noch in deine Event-Website ein oder sogar individualisiert in deine Event-App ein, machst du es auch deinen Teilnehmern leicht, sich nahhaltig zu verhalten.
4. Ermittle den korrekten Bedarf fürs Catering
Unmengen von Lebensmitteln werden bei Veranstaltungen weggeschmissen. Das ist sowohl ein enormer Ressourcenverbrauch als auch einfach teuer – für dich, dein Budget und deine Gäste oder Sponsoren. Nutze deshalb Event-Tech und frage im Rahmen deiner digitalen Teilnehmerregistrierung ab, wer wann vor Ort sein wird. Gerade bei mehrtägigen Events liegt hier ein enormes Potenzial, denn die wenigsten Teilnehmer sind wirklich an allen Tagen dabei. Manche reisen später an, eher ab oder wollen nicht zur Abendveranstaltung kommen. Je genauer du weißt, wie viele Personen du einkalkulieren kannst, desto besser. Für deinen Geldbeutel und für die Umwelt.
5. Verlängere dein Event digital und spare Emissionen durch Mobilität ein
Gerade bei großen, internationalen Events entstehen durch den Teil der An- und Abreise ungefähr 75 bis 85 Prozent der Emissionen. Doch auch bei kleineren Veranstaltungen, bei denen deine Teilnehmer durch Europa oder Deutschland reisen, wird CO2 verbraucht.
Willst du die Reichweite deiner Botschaften dennoch hoch halten oder gar erhöhen, sind digitale Zusatzangebote eine hervorragende Idee. So muss nicht jeder Teilnehmer für ein oder zwei Sessions zu deinem Event anreisen. Machst du’s gut, können sie sogar zielgerichtet untereinander netzwerken. Dafür haben Event-Plattformen wie der Cvent Attendee Hub übrigens interessante Features: Das 1:1 Terminvereinbarungs-Feature namens „Appointments“ ist genau dafür gemacht. Du kannst es bei Online-Events und auch bei Präsenz-Events nutzen. Bei einem Online-Event öffnet sich ein Videocall und bei Präsenz-Events vereinbaren deine Teilnehmer einfach einen Slot an einem physischen Ort.
Bleib auf dem Laufenden.
Was funktioniert bei Events wirklich? Was planen andere Eventmanager und Marketers? Welche neuen Features und Tools begeistern Teilnehmer und Aussteller? Was setzt sich bei hybriden Events durch? All das und viel mehr erfährst du in unserem Newsletter. Bequem alle 4 Wochen in deinem Postfach.
Nutze für die digitale Verlängerung deines Events eine leistungsstarke virtuelle Event-Plattform für die Übertragung eines Live-Streams und für das Engagement in Echtzeit. Denke unbedingt auch an ein On-Demand Angebot für alle Teilnehmer und Interessenten nach oder sogar vor deinem Event.
6. Vermeide Einweg-Give-Aways und Werbebroschüren
Ja, deine Sponsoren und Aussteller wollen und sollen gesehen werden. Doch Kugelschreiber und USB-Sticks sowie Werbeflyer wollen die meisten Eventbesucher gar nicht mehr haben. Das Ergebnis? Unheimlich viel Müll. Davon hat noch nicht einmal dein Sponsor etwas.
Besser: Nutze digitale Technologien für die Präsentation deiner Aussteller und Sponsoren.
In Event-Apps gibt es sehr viele attraktive Werbe-Möglichkeiten, die die Sichtbarkeit deiner Sponsoren und Aussteller deutlich erhöhen. Sie können mit deinen Teilnehmern über die mobile Event-App den Kontakt aufnehmen sowie auch weiterführende Gespräche vereinbaren. Online oder in Präsenz. Außerdem kannst du Informationsmaterial deiner Werbepartner in die App hochladen und deinen Teilnehmern so eine zentrale Infostelle bieten.
Auch Push-Nachrichten zielgerichtet an eine bestimmte Teilnehmergruppe, z.B. Besucher einer Sponsored Session, sind eine gute Möglichkeit, um genau diejenigen zu erreichen, die sich vermutlich am meisten dafür interessieren.
Ebenso kannst du in der Event-Plattform deines Events wertvolle Inhalte deiner Sponsoren einbinden – sogar in Videoformat, statt lediglich in Printversion, wie es heute noch oft auf Veranstaltungen üblich ist. Das Gute daran: Du kannst all diese digitalen Touchpoints erfassen, auswerten und an Marketing-Automation-Systeme oder an ein CRM-System übergeben. So können deine Sponsoren die Leads viel besser, schneller und vor allem passgenau nachverfolgen.
Du organisierst dein Event als Marketinginstrument, d.h. ohne Aussteller? Auch dann werden sich deine Sales-Kollegen über digitale Werbemöglichkeiten freuen.
7. Miss die CO2-Emissionen aller Anreisenden
Wer besser werden will, muss das, worin er besser werden will, zunächst einmal messen. Daher lautet eine Frage aus dem „Sustainability Rider“ auch „Misst du deine CO2-Emissionen?“ Falls du das noch nicht tust, kannst du das ganz einfach mit einem digitalen Evaluationsbogen herausfinden. Oder du nutzt ebenfalls – wie unter Punkt 3 – das Online-Registrierungsformular deines Teilnehmer-Management-Systems. So erfährst du, wo dein Event gerade steht und kannst für die Folgeveranstaltung zielgerichtet nachjustieren.
Zusatznutzen von Event-Tech in Zeiten des Klimawandels
Wie kommunizierst du eigentlich schnell und sicher über aufkommende Sicherheitsrisiken? Z.B. bei einem plötzlichen Unwetter? Mit Event-Tech, konkret über Push-Nachrichten in deiner Event-App, erreichst du schnell alle Teilnehmer. So kannst du sie über plötzliche Änderungen und die daraus resultierenden Verhaltensänderungen sicher und schnell informieren. Beispiel: „Begeben Sie sich in Halle ABC oder in Ihr Auto solange das Unwetter anhält. Wir informieren Sie, wenn Sie diese Orte wieder verlassen können. Außerdem verschieben wir hiermit das Festival auf einen späteren Zeitpunkt.“
Neben dieser Kommunikation kannst du auch Matchmaking über Event-Tech ermöglichen. Beispielsweise, wenn du statt Shuttel-Bussen auf kurzen Wegen die richtigen Gesprächspartner miteinander verbindest und ihnen einen Fußweg von Halle A zu Halle B oder vom Bahnhof zur Kongresshalle vorschlägst. Oder eben von der letzten Session des Tages hin zur Location der Abendveranstaltung. So sparst du Emissionen durch Mobilität und bietest deinen Teilnehmern einen weiteren Nutzen: Passgenaues Networking.
Setze auf Event-Tech, die mit Ökostrom gehostet wird
Nutzt du Event-Tech für deine Online-Events, für Webinare oder fürs Bereitstellen von Informationen, ist der größte Hebel in Sachen Nachhaltigkeit: Ökostrom fürs Hosting der IT-Systeme. Achte daher darauf, dass du digitale Lösungen nutzt, die bereits „grün gehostet“ werden.
Übrigens: Unsere Plattformen, d.h. Cvent und Hubilo, sind mit Ökostrom gehostet – ebenso wie unsere eigene Website.
Du willst prüfen, ob deine Event-Website schon grün gehostet wird? Dann nutze diesen einfachen Check: Green Web Foundation.
Fazit
Nachhaltigkeit ist wichtig. Willst du auch künftig Events veranstalten und dafür genügend Nachfrage generieren – egal ob bei Teilnehmern, Ausstellern, Sponsoren, Referenten oder Auftraggebern, musst du dich schon heute auf diesen Weg begeben. Denn die ersten sind bereits losgelaufen und sammeln Wettbewerbsvorteile ein. Erste Ideen, du mit Event-Tech wertvolle Ressourcen einsparen kannst, hast du in diesem Blogbeitrag erfahren. Weitere Anregungen findest du im Sustainability Rider und in einem unverbindlichen Beratungsgespräch mit uns.
Schau dir die Event-Lösungen doch einmal live an. So erhältst du schnell ein Gefühl dafür, wie das auch bei deinen externen und internen Veranstaltungen aussehen könnte. Stell alle Fragen, die noch offengeblieben sind – egal ob zur Event-Software oder zu deinem Event-Konzept.