7 Event Check-In Tipps für einen überzeugenden ersten Eindruck vor Ort

Der Check-In bei Veranstaltungen ist der erste Kontaktpunkt deiner Teilnehmer mit deiner Organisation. Hier hinterlässt du einen ersten Eindruck und der ist, wie so oft im Leben, entscheidend für alles weitere. Zum Beispiel für die Grundstimmung mit der deine Teilnehmer und Aussteller deine Veranstaltung wahrnehmen. Sind sie schon gleich zu Beginn genervt, weil sie lange warten mussten oder ihr Name auf dem Badge falsch geschrieben war? Oder läuft alles glatt ab und sie wurden von deinem Team herzlich begrüßt? Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck, deshalb haben wir in diesem Beitrag Event Check-In Tipp für einen wirklich überzeugenden ersten Eindruck mitgebracht.

1. Briefe das Check-In Personal so gut du nur kannst

Das Vorurteil, das Check-In Personal müsse nur Badges scannen oder freundlich „Hallo“ sagen, hält sich hartnäckig. Deshalb vergisst der ein oder andere Planer schnell einmal, das Personal so umfangreich und ausführlich wie nur möglich zu briefen. Doch es ist wie im Flieger, in dem Stewardessen und Stewards deutlich mehr leisten müssen als Getränke auszugeben. So ist es auch bei deinen Präsenz-Events: Das Check-In Personal ist die erste Anlaufstelle, der erste Kontakt mit deinem Event. Hier landen alle Fragen deiner Teilnehmer. Egal ob es die noch offene Teilnehmer-Rechnung, der Weg zum WC und zur Garderobe oder ob es Programmänderungen sind. Genau deshalb sollten deine Mitarbeiter am Empfang auch all das wissen – am besten auswendig und ohne dafür extra einen zweiten oder dritten Kollegen anrufen zu müssen. Stelle daher rechtzeitig umfangreiche Briefingunterlagen durch und führe ein Vor-Ort-Briefing inklusive Begehung der Location durch. Dein Personal und deine Teilnehmer werden es zu schätzen wissen.

2. Wähle den passenden Persönlichkeitstyp für den Event Check-In aus

Neben einem guten Briefing ist es wichtig, dass sich Dein Einlasspersonal möglichst freundlich und entgegenkommend zeigt – auch wenn es Unstimmigkeiten oder ungeklärte Fragen gibt.

Entweder du delegierst die Auswahl an eine Hostessen-Agentur oder du kümmerst dich selbst darum. In beiden Fällen solltest du darauf achten, dass am Check-In Counter oder neben den Self-Service-Stationen Personen stehen, die besonders gern und gut mit Menschen umgehen können. Falls du schon einmal vom DiSG-Modell gehört hast: Die i- und S-Typen eignen sich dafür hervorragend. Kommunikation mit anderen fällt ihnen leicht und vor allem die S-Typen sind darum bemüht, dass es anderen gut geht. Oftmals sogar besser als ihnen selbst. Woran du i- und S-Typen im Büro vielleicht schon auf einen Blick ohne große Persönlichkeitstests erkennst? I-Typen sind oft sehr gut vernetzt, sehr kommunikativ und super schnell mit vielen neuen Kontakten per du. S-Typen sind oftmals diejenigen, die sich um Geburtstagskarten und Sammelaktionen im Team kümmern. Sie bringen gern etwas ins Büro mit und stehen auch einmal in ihrer Freizeit in der Küche, um einen selbstgemachten Kuchen o.ä. mitbringen zu können.

3. Nutze eine schnelle und einfache Lösung für deinen Event Check-In

Niemand wartet gern lang. Und die Geduld von Menschen sich in eine Warteschlange einzureihen sinkt immer weiter, je hektischer unser Alltag ist. Nutze deshalb eine Lösung, die ein schnelles Einchecken von Teilnehmern ermöglicht.

Besonders beliebt sind heutzutage Self-Service-Automaten, an denen Deine Teilnehmer schnell und einfach selbst einchecken können. Entweder über einen QR-Code, der auf der digitalen oder gedruckten Anmeldebestätigung angebracht ist, oder durch ein Suchfeld auf dem Check-In-Kiosk. Hier können sie bzw. dein Einlasspersonal nach dem Namen, der E-Mail oder Bestätigungsnummer suchen und innerhalb von wenigen Sekunden einchecken.

Tipp: Wählst du eine leicht zu bedienende Event Check-In App, profitieren davon sowohl deine Teilnehmer als auch dein Einlasspersonal, welches häufig nur temporär mit deiner Soft- und Hardware arbeitet.

4. Wähle eine Lösung, das Namensschilder in Sekundenschnelle vor Ort drucken kann

Egal, ob du alle Namensschilder erst vor Ort drucken willst, wenn deine Teilnehmer eintreffen, oder ob du Vor-Ort-Registrierungen schnell zusätzlich ausdrucken lassen willst: Wähle eine Einlass-Lösung, die beides in Sekundenschnelle erledigen kann. Für dich als Eventplaner bedeutet das außerdem, dass du auf das Befüllen von Badgehüllen, das Anknipsen an Lanyards, auf lange Nächte für die Alphabetisierung von Namensschildern, Nachdrucke und überflüssige Badges, nie abgeholt werden, ab sofort verzichten kannst.

Übrigens: Die von uns genutzte Cvent Lösung namens „OnArrival“ kann genau das. Darüber hinaus ist die Kombination aus Hard- und Software drahtlos. So gehört der Kabelsalat beim Check-In Counter endlich der Vergangenheit an und du machst bei deinen Teilnehmern einen glänzenden ersten Eindruck.

Zudem ist der Hersteller unserer Badges FSC-zertifiziert und genau das können wir auch auf die Badges drucken lassen.

5. Biete eine sichere Lösung für Zahlungen vor Ort an

Spätestens beim Einchecken sollten deine Teilnehmer ihre noch offenen Rechnungen begleichen (können). Dafür brauchst du eine Lösung für die sichere Verarbeitung von Zahlungen. Idealerweise kannst du beim Check-In die Zahlungen sicher einziehen, indem Dein Teilnehmer eine neue Karte durchzieht oder einfach mit einer bereits gespeicherten Karte zahlt. Kannst du außerdem Scheck- und Barzahlungen eingeben, macht Dich dies vor Ort noch flexibler. Mit solch einer flexiblen, sicheren Zahlungslösung kannst du vor Ort noch weitere Tickets, zum Beispiel für ein Abend- oder Rahmenprogramm verkaufen.

Übrigens: Cvents „On Arrival“ warnt dich sogar über fällige Beträge, wenn die Teilnehmer einchecken.

6. Kontrolliere die Zugänge einzelner Räume und tracke die Anwesenheit bei Sessions

Auch den Einlass zu bestimmten Räumen und Sessions solltest Du mit einer guten Event-IT-Lösung kontrollieren und tracken können. Dies ist wichtig für die Erfassung der Anwesenheit, die Überwachung der Kapazität und die Vergabe von Fortbildungspunkten. In Kombination mit einer detaillierten Vorab-Registrierung erfährst so:

• ob du den Teilnehmer zu einer bestimmten Session hereinlassen kannst oder abweisen musst,
• wer sich für welches Thema interessiert und kannst daraufhin dein Marketing für die Folgeveranstaltung optimieren,
• welche Themen auf deinem besonders beliebt sind,
• wo möglicherweise Kapazitätsengpässe drohen,
• welcher Teilnehmer wie lange einem Vortrag gefolgt ist und ob du dafür die Fortbildungspunkte vergeben kannst.

Übrigens: Mit „OnArrival“ kannst du bei allen Vorträgen und Breakout-Sessions die Namensschilder deiner Teilnehmer mit einem schnellen Scan erfassen und deren Zutritt überprüfen. Außerdem kannst Du schon beim Einlass eine papierfreie Unterschrift von Deinen Teilnehmern am Check-In-Automaten verlangen – falls das eine Vorschrift einer Zertifizierungsstelle ist.

7. Nutze ein Event Check-In-System mit umfangreichen Berichten in Echtzeit

Papierlisten abhaken und unterschreiben lassen ist spätestens jetzt wirklich überholt. Einerseits ist das wenig hygienisch, andererseits ist es langsam und auch mit Blick auf den Datenschutz fragwürdig. Aber vor allem erhältst du so kaum in Echtzeit einen Überblick über Deine Teilnehmer. Erst recht nicht, wenn dein Event etwas größer und komplexer ist. Nutze daher eine Event-IT-Lösung, die dir in Echtzeit sagt, wer schon eingecheckt hat und welche Session wie gut besucht ist.

Das liefert Dir wichtige Erkenntnisse fürs Crowd-Management und Deine Sales-Kollegen freuen sich ebenfalls, wenn sie in Echtzeit wissen ob Person ABC bereits auf dem Event ist.

Übrigens: Mit „OnArrival“ von Cvent werden die Event Check-Ins an das zentrale Event-Management-System in Echtzeit weitergegeben. Jedes Gerät führt alle 15 Minuten im Hintergrund eine Synchronisation durch, um Aktualisierungen von anderen Geräten einzuspeisen. So kannst du in Echtzeit überprüfen, ob ein Teilnehmer nicht bereits auf einem anderen Gerät eingecheckt wurde. Was auch immer du von deinem Event wissen willst: Überblick, Sprecher, Agenda, Teilnehmerregistrierung, E-Mail-Auswertungen, OnArrival, Reports… all das erfährst Du mit einem Klick aus mehr als 100 vorgefertigten Standardberichten:

Fazit

Jeder Kontakt deiner Teilnehmer prägt das Image, das deine Teilnehmer von Deiner Organisation mit nach Hause nehmen. Der Einlass spielt dabei als erster Kontaktpunkt eine zentrale Rolle. Besetze den Event Check-In daher weise und briefe dieses Personal besonders gut. Nutze außerdem unbedingt moderne Event-IT und lass dich und dein Einlasspersonal davon unterstützen. So bietest du deinen Teilnehmern einen schnellen, reibungslosen Einlass und sammelst außerdem wertvolle Daten über deine Teilnehmer in Echtzeit – unter anderem an jedem Session-Eingang.

Du interessierst dich für Check-In-Lösungen oder den Badge-Druck für deine Veranstaltungen? Lass dich von uns beraten – wir haben eine der marktführenden Lösungen und kennen uns mit Events und Event-IT bestens aus.