So hilft dir Event-Tech bei nachhaltigeren Events

Du hast unseren Event-Tech-Talk zum Thema Sinkendes Budget und Ressourcenmangel? Wie du deine Events zukunftsfähig machst gesehen? Falls nicht, schau ihn dir unbedingt On-Demand an. Oder du interessierst dich sowieso dafür, wie du deine Events nachhaltiger gestalten kannst? Dann kannst du an ganz konkreten Stellschrauben drehen. Die wichtigsten findest du im „Sustainability Rider“ – ganz am Ende des Beitrags. Doch auch mit der richtigen Event-Tech kannst du eine ganze Menge tun, um deine Events nachhaltiger zu gestalten.

Warum deine Events überhaupt nachhaltiger werden sollten

Es gibt wirklich viele Gründe. Einer davon: Wir müssen bis 2045 klimaneutral werden.

Ist doch wirklich noch lange hin, oder? Nun ja, nicht ganz. Denn anders als bei der DSGVO und deren Stichtag kannst du Nachhaltigkeit nicht erst 2024 anpacken. So müssen wir beispielsweise bis 2030 bereits 65 Prozent unserer Emissionen reduziert haben. Das alles ist bereits gesetzlich verankert – im Generationenvertrag für das Klima.

Haben wir denn bis 2030 Zeit, Events nachhaltiger zu gestalten? Nur, wenn du zum Schlusslicht der Branche gehören willst. Denn die ersten haben sich auf den Weg gemacht. Sie werden künftig die Nachfragen auf sich vereinen können – egal ob seitens der Besucher oder seitens der Auftraggeber. Denn die CSR-Berichtspflicht gilt heute schon für große Unternehmen und für KMU ab 2024. Diese Deadline kommt schneller als gedacht.

Fang daher so früh wie nur irgendwie möglich an. Am besten heute.

Ideen für nachhaltigere Events mit Event-Tech

Wie kannst du nun Event-Tech nutzen, um deine Events nachhaltiger und klimafreundlicher zu gestalten? Hier sind konkrete Ideen – in Anlehnung an die Schritte aus dem „Sustainability Rider“.

1. Reduziere Print, wann immer es möglich ist

Das ist heutzutage schon an vielen Stellen möglich. Zugleich jedoch gibt es auch noch Potenzial. Überprüfe einmal kritisch deine komplette Veranstaltung. Wofür druckst du noch Unterlagen? Könntest du dies durch Event-Technologie ersetzen?

Eine gut gestaltete Event-Website, die alle Fragen deiner Teilnehmer beantwortet und Raum für Referenten und Sponsoren lässt ist ein erster Anfang. So kannst du dir den Versand von Einladungsflyern und Event-Programmen sparen. Das spart zugleich auch Geld und ist zudem stets aktuell. Ganz im Gegenteil zu deinen gedruckten Materialien.

Nutze außerdem eine von Anfang an zielgerichtet eingesetzte Event-App als zentralen Informations- und Networking-Ort für dein Event. Hier hinterlegst du das Programm, alle Referenten, eine Merkliste für einzelne Sessions oder auch die Buchungsoption für einzelne Sessions. Bau in deine Event-App die individuellen Reise- und Übernachtungsinformationen und Buchungen ein. So nutzt wirklich jeder deine Event-App als DIE Anlaufstelle für dein Event – vor, während und nach dem Event.

Setze unbedingt Push-Nachrichten in der Event-App ein, um deine Teilnehmer schnell und zielgerichtet über Programmänderungen zu informieren. Oder erinnere sie so an wichtige Sessions, ans Ende der Pause oder an den Besuch der Aussteller.

2. Informiere über und fördere klimafreundliche Anreise-Optionen

Mach es deinen Teilnehmern so leicht wie möglich, klimafreundlich anzureisen. Dazu gehört als Erstes die Wahl einer mit der Bahn oder dem ÖPNV gut erreichbaren Location.

Prüfe dann, ob du für deine Veranstaltung das Veranstaltungsticket der Deutschen Bahn anbieten kannst und informiere deine Zielgruppe darüber ausführlich. Deine Event-Website oder dein Online-Anmeldeformular sind dafür hervorragende Orte.

Außerdem kannst du Gruppen-Anreisen fördern und so Einzelfahrten reduzieren. Wie? In dem du ein „schwarzes Brett“ auf deiner Event-Website anbietest oder den Bedarf der „letzten Meter“ ermittelst. Siehe nächster Punkt.

3. Ermittle bedarfsgerechte Transfers

Noch ein Aspekt der Mobilität: Die Transfers vor Ort – sei es vom Bahnhof zur Location oder zwischen den Locations und Hotels. Diese Wege solltest du ebenfalls nachhaltig gestalten. Setzt du das bedarfsgerecht um, vermeidest du Leerfahrten von Shuttles oder Einzel-Taxifahrten deiner Teilnehmer, Aussteller und Referenten.

Diesen Bedarf kannst du beispielsweise im Rahmen deiner digitalen Teilnehmerregistrierung abfragen. Basierend auf diesen Antworten kannst du Gruppen bilden, Shuttle-Zeiten optimieren und Transfer-Zeiten festlegen. Fügst du diese Informationen auch noch in deine Event-Website ein oder sogar individualisiert in deine Event-App ein, machst du es auch deinen Teilnehmern leicht, sich nahhaltig zu verhalten.

4. Ermittle den korrekten Bedarf fürs Catering

Unmengen von Lebensmitteln werden bei Veranstaltungen weggeschmissen. Das ist sowohl ein enormer Ressourcenverbrauch als auch einfach teuer – für dich, dein Budget und deine Gäste oder Sponsoren. Nutze deshalb Event-Tech und frage im Rahmen deiner digitalen  Teilnehmerregistrierung ab, wer wann vor Ort sein wird. Gerade bei mehrtägigen Events liegt hier ein enormes Potenzial, denn die wenigsten Teilnehmer sind wirklich an allen Tagen dabei. Manche reisen später an, eher ab oder wollen nicht zur Abendveranstaltung kommen. Je genauer du weißt, wie viele Personen du einkalkulieren kannst, desto besser. Für deinen Geldbeutel und für die Umwelt.

5. Verlängere dein Event digital und spare Emissionen durch Mobilität ein

Gerade bei großen, internationalen Events entstehen durch den Teil der An- und Abreise ungefähr 75 bis 85 Prozent der Emissionen. Doch auch bei kleineren Veranstaltungen, bei denen deine Teilnehmer durch Europa oder Deutschland reisen, wird CO2 verbraucht.

Willst du die Reichweite deiner Botschaften dennoch hoch halten oder gar erhöhen, sind digitale Zusatzangebote eine hervorragende Idee. So muss nicht jeder Teilnehmer für ein oder zwei Sessions zu deinem Event anreisen. Machst du’s gut, können sie sogar zielgerichtet untereinander netzwerken. Dafür haben Event-Plattformen wie der Cvent Attendee Hub übrigens interessante Features: Das 1:1 Terminvereinbarungs-Feature namens „Appointments“ ist genau dafür gemacht. Du kannst es bei Online-Events und auch bei Präsenz-Events nutzen. Bei einem Online-Event öffnet sich ein Videocall und bei Präsenz-Events vereinbaren deine Teilnehmer einfach einen Slot an einem physischen Ort.