So gelingt Dir ein hybrides Event mit Ausstellern und Sponsoren

Egal ob Du Veranstalter eines hybriden Events mit integrierter Ausstellung bist oder ob Du einen Messestand auf einem hybriden Event gestalten willst, beides kann recht komplex werden. Darüber hinaus läufst Du Gefahr, dass Du Dich verzettelst und viel zu wenig Leads generierst bzw. vermitteln kannst. Deshalb erfährst Du in diesem Beitrag, wie Dir als Veranstalter ein hybrides Event oder als Aussteller eine hybride Präsentation gelingt.

hybrides Event mit Ausstellern und Sponsoren

Die Basics: Hygienekonzept und Fallback-Option für Dein hybrides Event

 

Das ist die Basis Deines erfolgreichen hybriden Events: Ein Hygienekonzept, das je nach (Bundes-)Land der Gesundheitsbehörde vorgelegt und manchmal auch von dieser genehmigt werden muss sowie eine Fallback-Option. Letztere ist Deine Absicherung, dass Du Deinen Sponsoren und Ausstellern eine Leistung liefern kannst, auch wenn Infektionszahlen steigen sollten. Selbst wenn sie nicht so stark steigen, solltest Du stets im Hinterkopf haben, dass einzelne Aussteller oder Sponsoren nicht anreisen können oder dürfen. Erst recht, wenn sich auf Deinem hybriden Event internationale Unternehmen präsentieren.

 

Tipps zum Hygienekonzept für ein hybrides Event

 

Die Vorschriften der einzelnen (Bundes-)Länder sind wirklich komplex und ändern sich im rasanten Tempo. Was sie jedoch nahezu alle gemein haben: Abstandswahrung, Kontaktverfolgung und ein Nachweis der 3Gs. D.h. Deine Teilnehmer sollten geimpft, genesen oder getestet sein. Wie streng die Vorschriften sind, richtet sich stark nach den jeweiligen Inzidenzen. Da Du diese nicht vorhersehen kannst, brauchst Du einen generell gültigen Plan. Stell Dich daher am besten auf die strengsten Vorschriften ein und überlege, wie Du diese umsetzen kannst.

3-G-Regel effizient umsetzen: Die gängigen Apps wie Corona-Warn-App, CovPass oder Luca-App ermöglichen es Dir und Deinen Teilnehmern sowohl den Impfnachweis als auch Testergebnisse und Genesungsnachweise digital vorzuzeigen bzw. zu prüfen. Überlege also schon heute, wie Du die QR-Codes Deiner Teilnehmer möglichst kontaktfrei innerhalb Deines Registrierungsprozesses einbinden kannst.

 

Hybrides Event Digitaler Impfnachweis

 

Abstände effizient umsetzen: Sehr viele der Verordnungen setzen auf einen Mindestabstand von 1,5 Metern zwischen Teilnehmern in Innenräumen. Medizinische oder FFP2-Masken, gute Lüftungsanlagen sowie zugewiesene Sitzplätze verringern unter Umständen den vorgegebenen Abstand bzw. die zulässige Teilnehmerzahl. Kannst Du also ein Seating-Tool einsetzen, sind oftmals mehr Teilnehmer möglich. Gleiche Grundregel gilt für Außenräume: Hier sind ebenso wesentlich mehr Teilnehmer zugelassen. Verlagere daher Teile des Networkings oder des Buffets in den Outdoor-Bereich – sofern das in der geplanten Jahreszeit eine Option für Dich ist. Denk dabei dennoch an Überdachungen oder ähnliche Lösungen für schlechtes Wetter.

 

Hybrides Event | Seating-Tool von Cvent

 

Tipps zum Fallback-Plan für dein hybrides Event

 

Es ist nach wie vor jeder Zeit möglich, dass die Inzidenzen wieder steigen und Du mit erneuten Restriktionen rechnen musst. Erst recht bei internationalem Publikum. Plane daher stets eine Online-Alternative ein. Kreiere solche Sponsoren- und Ausstellerpakete, die sich leicht von einer Präsenz- in eine Online-Variante umwandeln lassen. Leicht bezieht sich dabei auf den Wechsel sowie die Abwicklung von möglichen Stornogebühren oder Teil-Rückzahlungen. Diese willst Du vermutlich vermeiden. Kreiere daher Stände oder Pakete, die im Wert gleiche Beträge haben und so keine aufwändigen Rechnereien oder Diskussionen verursachen. Kommuniziere außerdem von Anfang an, was mit dem Stand oder Sponsorenpaket passiert, solltest Du auf eine rein virtuelle Variante switchen müssen.

 

Die Aussteller und Sponsoren vor Ort

 

Kreiere sowohl für die Aussteller und Sponsoren als auch für die Teilnehmer zwei eigene Erlebnisse. Damit meinen wir immer noch ein und dasselbe Event – jedoch mit zwei getrennten Erlebnissen. Denk dabei an zum Beispiel an ein Fußballspiel, dass Du sowohl im Stadion als auch zu Hause vorm Fernseher oder beim Public Viewing erleben kannst. Jede Gruppe erlebt das Spiel anders und keine davon ist benachteiligt. Wer vor Ort ist, erlebt die Stimmung im Stadion, lässt sich von anderen mitreißen und frönt in den Pausen Currywurst, Bratwurst oder Frikadellen. Während die Teilnehmer zu Hause Interviews und einer Dauer-Moderation folgen können – mit bestem Ton und besten Bildausschnitten. Niemand sitzt zu weit weg oder hat eine eingeschränkte Sicht. Und die Teilnehmer beim Public Viewing suchen sich die schönste Strandbar oder ähnliche Lieblingsplätze. Alles ein Event – jedoch völlig unterschiedliche Erlebnisse.

 

Networking vor Ort

 

Setze deshalb für die Aussteller, Sponsoren und Teilnehmer vor Ort auf echtes Networking. Hier geht’s um Gespräche an Messeständen, in Lounges oder an Meeting-Tischen. Damit es effizient und coronakonform abläuft, solltest Du eine IT-Lösung zur Hilfe nehmen. Beispielsweise das Tool Appointment™ von Cvent.

Appointments | 1:1 Meetings ermöglichen

Digitale Erweiterung der Präsentation vor Ort

 

Digital erweitern kannst Du die Stände Deiner Aussteller und Sponsoren mit virtuellen Messeständen. Dort finden Teilnehmer zentral an einer Stelle sämtliche Informationen rund um den besuchten Sponsor.

Außerdem können Deine Aussteller auf ihrem Stand oder in ihrer Lounge digitale Devices wie Tablets oder große Bildschirme bereithalten und auf diesen ihre Präsentationen dem interessierten Besucher live vorführen. Dank dieser IT-Ausstattung in Kombination mit einem guten Internetanschluss und einer ruhigen „Ecke“ können Deine Aussteller auch Experten aus ihrem Hause zuschalten, die sonst nur selten verfügbar sind. Diese VIP-Sessions solltet ihr gemeinsam am besten weit vor dem hybriden Event ankündigen und so Lust auf die Event-Teilnahme machen.

Gerade große und schwere Maschinen oder ähnliche Exponate müssen nicht mehr über den Globus transportiert werden. Das haben Aussteller sowie Teilnehmer spätestens in Pandemiezeiten gelernt.

 

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Die virtuellen Stände für Aussteller und Sponsoren

 

Auf einem hybriden Event sollten Aussteller und Sponsoren eigene Teams für den virtuellen Part bereithalten. Diese schalten sich aus ihren (Home-)Offices zu Deinem Event hinzu und gewährleisten so eine gute Internetverbindung, Zugriff auf alle Präsentationsmaterialien und eine ruhige Atmosphäre. Die virtuellen Standmitarbeiter sollten idealerweise nur mit den Online-Teilnehmern kommunizieren. Denn wer die Reise zur Event-Location auf sich genommen hat, möchte vermutlich viel lieber mit einer Person vor Ort sprechen. VIPs sind davon ausgenommen.

Wichtig ist, dass die Sales-Mitarbeiter bis dahin fit sind für Vertriebsgespräche auf virtuellen Messen und Events. Das scheint zwar nach so vielen Monaten Pandemie und Lockdown eine Selbstverständlichkeit zu sein, ist es allerdings in der Praxis nicht immer.

Tipp für die Aussteller: Setze bei der Auswahl von virtuellen Standbetreuern auf jene, die gern vor der Videokamera präsentieren und denen idealerweise beim Social-Selling leichtfällt. Akzeptiere, dass nicht jeder online affin ist und wir alle unterschiedliche Stärken mitbringen. Wer im direkten Austausch besser im Vertrieb ist, der ist besonders für die Teilnahme vor Ort geeignet.

Außerdem sollten Aussteller während einer hybriden Messe oder eines hybriden Events den Austausch zwischen den Kollegen vor Ort und denen vor den Bildschirmen ermöglichen. So sind alle Beteiligten stets up-to-date.

Auch für die virtuellen Messestände oder Ausstellerprofile solltest Du als Veranstalter terminierte 1:1 Meetings, dieses Mal als Videomeeting, anbieten. So erleichterst Du das Networking und die Leadgenerierung für den virtuellen Part.

 

Hybrides Event | Exhibition

 

Fazit

 

So wird Dein hybrides Event ein voller Erfolg: Kreiere für Aussteller und Sponsoren zwei unterschiedliche, jedoch gleichwertige Erlebnisse mit Deinen Event-Teilnehmern. Sorge dafür, dass die Beteiligten miteinander ins Gespräch kommen können, bei denen es am sinnvollsten ist. D.h. Aussteller und Sponsoren vor Ort können ihre Vorteile im Networking besonders gut mit den Präsenzteilnehmern ausspielen. Wer virtuell den Stand betreut, sollte daher die Online-Teilnehmer aktiv ansprechen. Denk bei der Kreation der Stände und der Pakete unbedingt an die Fallback-Pläne sowie an umfassende Hygienemaßnahmen vor Ort.

 

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