Durchblick statt Chaos – so meisterst Du hybride Events

Hybride Events sind eine wahre Herausforderung. Schon allein deshalb, weil es gar nicht das EINE hybride Event-Format gibt und jeder Planer, Marketeer und Dienstleister etwas anderes darunter versteht. Warum sind hybride Events eigentlich so komplex? Und warum tun wir uns das an? Antworten auf diese Fragen und Tipps, wie Du hybride Events und ihre Komplexität meisterst, erhältst Du in diesem Blogbeitrag.

Hybride Events haben viele unterschiedliche Formate

Hybride Events sind nicht gleich hybride Events. Hör Dich mal in der Branche oder im Bekanntenkreis um, es gibt sehr viele Meinungen darüber, wann ein hybrides Event auch als solches bezeichnet werden darf. Wir wollen in diesem Beitrag uns lediglich darauf festlegen, dass ein hybrides Event einen Präsenzteil und einen Onlineteil beinhaltet. Das kann zum Beispiel so aussehen, dass Du Dein Präsenzevent

• entweder parallel über das Internet streamst,
• oder durch Online-Vorträgen davor und danach ergänzt,
• alternativ ergänzt durch regionale Hubs, in denen kleinere Teilnehmergruppen ebenfalls vor Ort sind, sowie einen Livestream ins Internet bringst.

Das macht hybride Events so komplex

Externe und interne Auftraggeber wissen meist gar nicht, was hybride Events so komplex macht. Leite ihnen ruhig diesen Artikel weiter, bevor ihr euch für ein hybrides Event entscheidet. Denn je besser ihr die Komplexität, aber natürlich auch die Vorteile eines hybriden Events kennt, desto leichter fällt euch die Entscheidung, ob es ein rein virtuelles oder doch ein hybrides Event werden soll.

Komplexitätstreiber bei hybriden Events:

• Es gibt zwei unterschiedliche Publika bzw. Teilnehmergruppen. Die einen sind vor Ort an einem oder mehreren Standorten und die anderen sind online dabei.
• Du bietest unterschiedliche Leistungen für Deine Teilnehmergruppen an.
• Dafür gibt es wahrscheinlich unterschiedliche Tickets und Preise.
• Du kreierst unterschiedliche Ausstellerpakete und -preise.
• Es gibt unterschiedliche Kommunikationskanäle für die beiden Teilnehmerkreise.
• Außerdem entstehen unterschiedliche Attendee Journeys.
• Zusätzlich zum Präsenzevent benötigst Du Technologie fürs Livestreaming und Web-Konferenzen, zum Beispiel Kameras, Licht, Netzwerk, WLAN und Internetbandbreite.
• Das Sprecher- und Sessionmanagement wird komplexer.
• Die Interaktionsmöglichkeiten steigen und damit wird es aufwändiger in der Planung und Durchführung.
• Wer hybride Events in unterschiedlichen Zeitzonen und Sprachen anbietet, macht das gesamte Event komplexer. Allein die Frage „Wann soll das Event stattfinden?“ kann eine echte Herausforderung sein.

Warum hybride Events dennoch attraktiv sind

Wer sich die Liste der Komplexitätstreiber anschaut, fragt sich vermutlich schnell „Warum tun wir uns das eigentlich an?“. Berechtigte Frage. Schließlich sind hybride Events mit Blick auf den Organisationsaufwand und das einzusetzende Budget schnell so hoch wie zwei separate Events – das Online-Event und das Präsenz-Event.

Doch hybride Events haben wirklich ihre Vorteile.

Ihr könnt einfach eine höhere Reichweite erzielen. Schließlich sprecht Ihr Teilnehmer an, die vor Ort dabei sein wollen und solche, die gern online zusehen. Ebenso sind die On-Demand Sessions ein großes Plus für Eure Reichweite. Daraus resultieren mehr Leads und demzufolge mehr Umsatz. Das wiederum führt zu einem besseren (finanziellen) Gesamtergebnis des Events.

Bei hybriden Events wird das Datenmanagement wird wichtiger denn je

Bei hybriden Events werden viel Daten aus vielen Bereichen und an vielen Stellen gesammelt. Zum Beispiel:

• Teilnehmerdaten,
• Ticketdaten,
• Sprecherdaten,
• Ausstellerdaten,
• Rechnungsdaten,
• Aktivitätsdaten,
• Gesundheitsdaten
• usw.

Darüber hinaus will auch Dein Auftraggeber Berichte erhalten und u.a. erfahren,

• Wie viele Anmeldungen haben wir schon?
• Wo stehen wir bei den Kosten?
• Haben wir schon von allen Sprechern die Vitae und die Fotos?
• usw.

Auch das macht Dein hybrides Event komplex. Wichtig ist daher, dass Du von Anfang an auf ein gutes Datenmanagement setzt. Beispielsweise durch eine einzige digitale Lösung, in der alle Daten enthalten sind. Oder zumindest durch Schnittstellen alle Datenbanken auf einem Wissensstand gehalten werden können.

Die digitale Tool-Landschaft wächst stetig

Die Zahl der Event-Tools hat sich in 12 Monaten vervierfacht. Das zeigt auch eindrucksvoll die „Event Technology Landscape“ der MarTech 8000. Neben der stetig wachsenden Tool-Landschaft, die Du als Eventplaner „irgendwie nebenbei bedienen und verstehen können sollst“, liegen in vielen der Systeme ldieselben Daten – vor allem Teilnehmerdaten. Das macht Events heutzutage noch einmal komplexer als zuvor schon dargestellt.

Vermutlich kennst auch Du diese häufig genutzten Tools im Event-Management:

• Projektmanagement-Tools, wie z.B. Asana, Trello
• Tools für die Teilnehmerregistrierung, wie z.B. Cvent, GuestOne, Converia
• Content Management Systeme für Event-Webseiten, wie z.B. WordPress, typo3
• MS Excel – als den Klassiker unter den Tools für Eventmanager
• E-Mail-Systeme, wie z.B. MS Outlook
• Newsletter-Tools, wie z.B. inxmail, GetResponse, Mailchimp
• CRM-Systeme, wie z.B. Salesforce, Microsoft Dynamics
• Social Media Management Tools, z.B. Hootsuite
• Marketing Automations-Plattformen, z.B. Hubspot, Marketo
• Kollaborationsplattform, z.B. MS Teams, Slack
• Venue Sourcing, z.B. mice-portal.com)
• Event-App-Plattform, z.B. CrowdCompass von Cvent, EventMobi
• Event-Plattform für Online-Events, z.B. Hopin, Hubilo
• Umfrage-Tools, z.B Surveymonkey
• Interaktionstools, z.B. TEDME, Slido, Mentimeter
• Videokonferenz-Tools, z.B. MS Teams, Zoom
• Event-Management-Systeme, z.B. Cvent, Aventri

Durch Automatisierung lässt sich Dein Eventmanagement erleichtern

Manuell kannst Du all diese Prozesse bearbeiten und Daten von A nach B transportieren. Allerdings wirst Du so nie wirklich effizient vorankommen. Skalierung und Automatisierung heißen die Lösungen für diese Komplexität und diese Vielzahl von Daten.

Damit Du Prozesse effizient gestalten und automatisieren kannst, brauchst Du entweder

• eine große IT-Lösung, die möglichst viele Aufgaben in einem einzigen Tool abbildet
• oder die jeweils beste digitale Lösung für die Einzelaufgabe, die Du dann über Schnittstellen miteinander verbinden solltest.

Kläre daher unbedingt vor der Auswahl und dem Einsatz digitaler Lösungen für Dein Eventmanagement, welche Schnittstellen die Systeme bieten. Oder ob Du Integration-Hubs wie Zapier nutzen kannst. Ist das nicht der Fall, solltest Du individuelle Schnittstellen entwickelt lassen.

Weitere Tipps, wie Du die Komplexität hybrider Events meisterst

1. Baue Checklisten auf

So wie Du es von den klassischen Präsenzevents kennst, solltest Du vor allem bei hybriden Events Checklisten aufbauen, diese wirklich nutzen und peu á peu optimieren. So denkst Du an alle wichtigen Aspekte und Aufgaben und kannst Dir vor allem beim zweiten oder dritten Mal sicher sein, dass Du an alles gedacht hast.

2. Nutze ein zentrales, digitales Datenmanagement

Alle aus Deinem internen und externen Team sollten auf derselben Datenbasis und mit aktuellen arbeiten. Vermeide Silos, wo immer Du kannst. Natürlich – und das ist auch enorm wichtig für den Datenschutz und die Datensicherheit – solltest Du in den Tools unterschiedliche Rollen und Rechte vergeben können. Nicht jeder sollte alle Daten einsehen können. Aber die, die er oder sie einsehen kann, müssen aktuell sein. Vermeide daher unbedingt das Hin- und Hersenden von manuell erstellten Listen.

3. Reduziere Schnittstellen

Reduziere die Zahl der Projektpartner und IT-Systeme, wo immer Du kannst und es sinnvoll ist. Für manch eine Aufgabe gibt es ein spezialisiertes Tool. Manchmal jedoch gibt es Überschneidungen, in dem was die Tools können, entscheide Dich in diesem Falle lieber für weniger Tools. Wichtig hierbei: Automatisiere sämtliche Datenübertragungen. Nur so bleiben alle Daten aktuell. Lege außerdem fest, welche Deiner Datenbanken bzw. -quellen die „Single Source of Thruth“ ist.

4. Plane Deine Event-Projekte agil

In diesen unsicheren Zeiten können wir Events kaum noch von A bis Z nach einem einzigen Schema planen und steuern. Viel wichtiger ist, dass Du jederzeit flexibel bleibst. Plane Deine Events daher eher nach dem Muster des agilen Projektmanagements. Das bedeutet auch, dass Du Fallback-Pläne brauchst. So kannst Du jederzeit auf ein reines Online-Event oder auf ein Hybrid-Event mit mehr oder weniger großen Teilnehmerzahlen vor Ort umschwenken.

      Lesetipp: Auch bei virtuellen Events brauchst Du einen Plan B

5. Entwickle eine Fehlerkultur

Je komplexer die Events und die Rahmenbedingungen, desto eher werden Fehler passieren. Das ist normal und gehört in diesen Zeiten dazu. Wichtig ist nur, dass Du und Dein Team aus diesen Fehlern lernt und diese beim nächsten Mal nicht mehr macht. Dafür braucht Ihr unbedingt eine gute Feedback-Kultur und den Mut, Fehler zu machen.

6. Achte auf den Datenschutz und die DSGVO

Neben der Auswahl eines DSGVO-konformen Tools für Deine IT-Prozesse solltest Du daran denken, die Tools und Auswirkungen auch in die Teilnahmebedingungen und Eure Datenschutzerklärung aufzunehmen. Beispielsweise sollte das Tool, mit dem Du ein Online-Fotomosaik während des Events aufbaust, sowohl in der Datenschutzerklärung auftauchen als auch die Auswirkung auf Deine Teilnehmer. In diesem Falle wäre das die Sichtbarkeit der Teilnehmer auf einer digitalen oder realen Wand. Achte darauf, dass alle Tools und Prozesse transparent sind, dass Deine Teilnehmer diesen aktiv zustimmen und sie auch widerrufen können. Außerdem benötigst Du DSGVO-konforme Auftragsverarbeitungsvereinbarungen mit allen Sublieferanten und Tool-Anbietern.

Fazit

Hybride Events können eine echte Herausforderung sein. Sowohl in der Konzeption als auch im Management sämtlicher Daten. Damit Du hier den Überblick behältst brauchst Du digitale Lösungen, die entweder möglichst viele Aufgaben in einem einzigen Tool erledigen können, oder die über Schnittstellen verbunden sind. Getreu dem Motto „Durchblick statt Chaos“.

Wie Du Deine digitalen Event-Lösungen miteinander verknüpfen kannst, besprechen wir auch gern mit Dir in einem Gespräch. Frag einfach unverbindlich an.